GIẤY TỜ NƯỚC NGOÀI CÓ CẦN HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TỪ 11/9/2026?

Từ ngày 11/9/2026, Việt Nam chính thức áp dụng Công ước La Hay ngày 5/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài, thường được gọi là Công ước Apostille. Theo cơ chế mới, giấy tờ công được lập tại một quốc gia thành viên và sử dụng tại Việt Nam, trong quan hệ giữa Việt Nam với quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước, có thể chỉ cần chứng nhận Apostille thay cho thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự trước đây.

Tuy nhiên, không phải mọi giấy tờ nước ngoài đều được miễn hợp pháp hóa lãnh sự. Việc có phải hợp pháp hóa hay không còn phụ thuộc vào loại giấy tờ, quốc gia cấp giấy tờ và quan hệ áp dụng Công ước giữa quốc gia đó với Việt Nam. Một số giấy tờ vẫn thuộc trường hợp phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.

Thay đổi này đặc biệt đáng chú ý đối với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, nhà đầu tư thực hiện thủ tục thành lập công ty vốn nước ngoài 2026, xin IRC, đăng ký ERC công ty vốn nước ngoài, thực hiện góp vốn nhà đầu tư nước ngoài hoặc chuẩn bị hồ sơ pháp lý của công ty mẹ ở nước ngoài.

1. Từ 11/9/2026, giấy tờ nước ngoài có còn phải hợp pháp hóa lãnh sự không?

Không phải trong mọi trường hợp.

Từ ngày 11/9/2026, Công ước Apostille có hiệu lực đối với Việt Nam. Việt Nam đã nộp văn kiện gia nhập Công ước ngày 31/12/2025 và Công ước chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam từ ngày 11/9/2026.

Theo cơ chế Apostille, đối với giấy tờ công được lập tại một quốc gia thành viên và được sử dụng tại quốc gia thành viên khác, chứng nhận Apostille thay thế thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.

Có thể hiểu đơn giản:

Trước đây:
Giấy tờ công nước ngoài → chứng nhận tại cơ quan có thẩm quyền của nước cấp → hợp pháp hóa lãnh sự → sử dụng tại Việt Nam.

Theo cơ chế Apostille:
Giấy tờ công nước ngoài → cấp chứng nhận Apostille tại nước cấp → sử dụng tại Việt Nam nếu đáp ứng điều kiện áp dụng Công ước.

Bộ Ngoại giao Việt Nam xác nhận việc áp dụng Apostille từ ngày 11/9/2026 nhằm đơn giản hóa việc sử dụng giấy tờ công giữa các quốc gia thành viên.

Tuy nhiên, nhà đầu tư và doanh nghiệp không nên mặc định rằng mọi tài liệu nước ngoài đều chỉ cần Apostille. Trước khi sử dụng tài liệu tại Việt Nam, cần kiểm tra quốc gia cấp giấy tờ, loại giấy tờ và cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

2. Apostille là gì?

Apostille là chứng nhận được cấp theo Công ước La Hay năm 1961 nhằm đơn giản hóa thủ tục sử dụng giấy tờ công ở nước ngoài.

Chứng nhận này xác nhận về mặt hình thức đối với:

• Chữ ký trên giấy tờ;
• Tư cách, chức danh của người ký;
• Thẩm quyền của người ký;
• Con dấu hoặc tem trên giấy tờ, trong trường hợp thuộc phạm vi xác nhận.

Apostille không xác nhận nội dung của giấy tờ là đúng hay hợp pháp. Đây là điểm cần đặc biệt lưu ý khi sử dụng tài liệu nước ngoài trong hồ sơ đầu tư, doanh nghiệp hoặc các thủ tục hành chính tại Việt Nam. Bộ Ngoại giao Việt Nam cũng nêu rõ Apostille không chứng nhận nội dung của giấy tờ.

3. Khi nào giấy tờ nước ngoài được áp dụng Apostille tại Việt Nam?

Để cơ chế Apostille được áp dụng, về nguyên tắc cần xem xét đồng thời các yếu tố sau:

HCCH xác nhận Việt Nam gia nhập Công ước Apostille và Công ước có hiệu lực đối với Việt Nam từ ngày 11/9/2026. Danh sách tình trạng tham gia và quan hệ áp dụng cần được kiểm tra theo từng quốc gia tại thời điểm thực hiện thủ tục.

4. Những loại giấy tờ nào có thể thuộc phạm vi Apostille?

Công ước Apostille áp dụng đối với các nhóm giấy tờ công nhất định. Có thể kể đến:

• Giấy tờ do cơ quan hoặc người có thẩm quyền của cơ quan tư pháp ban hành;
• Giấy tờ hành chính;
• Giấy tờ công chứng;
• Một số xác nhận chính thức được lập trên giấy tờ tư nhân, chẳng hạn xác nhận chữ ký hoặc xác nhận việc đăng ký giấy tờ theo thẩm quyền.

Trong thực tế, các tài liệu thường gặp có thể bao gồm giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, bằng cấp, một số giấy tờ hành chính, tài liệu đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ do cơ quan nhà nước nước ngoài cấp, tùy từng trường hợp.

Tuy nhiên, tên gọi của tài liệu không phải yếu tố duy nhất quyết định tài liệu có được Apostille hay không. Cần xác định bản chất pháp lý của giấy tờ và cơ quan đã cấp hoặc chứng nhận giấy tờ đó.

5. Trường hợp nào vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự?

Việc Việt Nam tham gia Công ước Apostille không đồng nghĩa với việc bãi bỏ hoàn toàn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.

Theo hướng dẫn của cơ quan đại diện Việt Nam, một số trường hợp vẫn áp dụng hợp pháp hóa lãnh sự, trong đó có:

5.1. Giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự lập

Giấy tờ được lập bởi viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự thuộc trường hợp loại trừ khỏi phạm vi Công ước Apostille.

5.2. Một số giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến thương mại hoặc hải quan

Công ước không áp dụng đối với giấy tờ hành chính trực tiếp liên quan đến hoạt động thương mại hoặc hải quan.

Đây là điểm doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu, thương mại hoặc đầu tư quốc tế cần đặc biệt lưu ý.

5.3. Giấy tờ từ quốc gia chưa có quan hệ áp dụng Apostille với Việt Nam

Không phải cứ một quốc gia là thành viên Công ước thì mọi giấy tờ của quốc gia đó mặc nhiên được sử dụng tại Việt Nam chỉ với Apostille.

Theo thông báo của cơ quan đại diện Việt Nam, tại thời điểm áp dụng, có những quốc gia hoặc vùng lãnh thổ chưa có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam; trong các trường hợp này, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự vẫn được áp dụng.

Vì vậy, trước khi chuẩn bị hồ sơ, cần kiểm tra danh sách quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam, thay vì chỉ kiểm tra quốc gia đó có tham gia Công ước hay không.

6. Apostille có thay thế dịch thuật công chứng không?

Không.

Apostille và dịch thuật là hai vấn đề khác nhau.

Apostille xác nhận về chữ ký, chức danh, thẩm quyền và con dấu theo phạm vi Công ước; chứng nhận này không xác nhận nội dung tài liệu và cũng không tự động làm phát sinh hiệu lực thay cho yêu cầu dịch thuật của cơ quan tiếp nhận.

Do đó, nếu hồ sơ tại Việt Nam yêu cầu tài liệu bằng tiếng Việt, nhà đầu tư vẫn phải thực hiện dịch thuật và chứng thực/công chứng bản dịch theo yêu cầu của thủ tục tương ứng.

Có thể hình dung:

Apostille → xác nhận hình thức của giấy tờ

Dịch thuật → chuyển nội dung giấy tờ sang ngôn ngữ được cơ quan tiếp nhận yêu cầu

Hai bước này có mục đích khác nhau và không thay thế cho nhau.

7. Apostille ảnh hưởng thế nào đến hồ sơ thành lập công ty có vốn nước ngoài?

Quy định mới có ý nghĩa thực tế đối với nhà đầu tư nước ngoài thực hiện thủ tục đầu tư và doanh nghiệp tại Việt Nam.

Ví dụ, một công ty mẹ ở nước ngoài muốn thành lập công ty con tại Việt Nam có thể phải chuẩn bị các tài liệu như:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương của công ty mẹ;
• Điều lệ hoặc tài liệu pháp lý tương đương;
• Quyết định đầu tư;
• Văn bản cử người đại diện;
• Tài liệu chứng minh tư cách pháp lý của nhà đầu tư;
• Tài liệu chứng minh năng lực tài chính theo yêu cầu của hồ sơ.

Trước đây, tài liệu nước ngoài thuộc trường hợp phải hợp pháp hóa lãnh sự thường phải trải qua quy trình chứng nhận và hợp pháp hóa trước khi được sử dụng tại Việt Nam.

Từ ngày 11/9/2026, nếu tài liệu thuộc phạm vi Công ước và được cấp tại quốc gia có quan hệ áp dụng với Việt Nam, cơ chế Apostille có thể thay thế thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.

Điều này có thể giúp nhà đầu tư giảm một số bước khi chuẩn bị thủ tục thành lập công ty vốn nước ngoài 2026, hồ sơ dịch vụ xin IRC, hồ sơ ERC công ty vốn nước ngoài và các thủ tục thay đổi thông tin dự án.

8. Apostille có ảnh hưởng đến thủ tục xin IRC và ERC không?

Có thể có ảnh hưởng trực tiếp đến tài liệu đầu vào của hồ sơ, nhưng không làm thay đổi bản chất của thủ tục xin IRC hoặc ERC.

Đối với nhà đầu tư nước ngoài thành lập tổ chức kinh tế tại Việt Nam, tùy trường hợp, hồ sơ vẫn phải đáp ứng các yêu cầu pháp luật đầu tư và doanh nghiệp.

Việc tài liệu công của nước ngoài được sử dụng theo cơ chế Apostille chỉ giải quyết vấn đề xác nhận giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam.

Nhà đầu tư vẫn cần kiểm tra:

• Điều kiện tiếp cận thị trường;
• Ngành nghề dự kiến kinh doanh;
• Tỷ lệ sở hữu vốn nước ngoài;
• Hình thức đầu tư;
• Địa điểm thực hiện dự án;
• Vốn đầu tư;
• Năng lực tài chính;
• Hồ sơ nhà đầu tư;
• Nội dung dự án;
• Giấy phép chuyên ngành nếu có.

Do đó, Apostille không đồng nghĩa với việc hồ sơ xin IRC hoặc ERC tự động được chấp thuận.

9. Apostille và hồ sơ góp vốn nhà đầu tư nước ngoài

Quy định mới cũng đáng chú ý đối với trường hợp nhà đầu tư nước ngoài thực hiện góp vốn nhà đầu tư nước ngoài vào doanh nghiệp Việt Nam.

Nếu hồ sơ cần sử dụng giấy tờ công được cấp ở nước ngoài, doanh nghiệp cần xác định:

1. Tài liệu đó có thuộc phạm vi Công ước Apostille không;
2. Quốc gia cấp tài liệu có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam không;
3. Tài liệu đã được cấp Apostille hợp lệ chưa;
4. Có cần dịch sang tiếng Việt không;
5. Cơ quan tiếp nhận có yêu cầu hình thức chứng thực bổ sung hay không.

Việc kiểm tra ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng hồ sơ đã chuẩn bị xong nhưng phải làm lại tài liệu nước ngoài do sử dụng sai hình thức chứng nhận.

10. Apostille có áp dụng cho hồ sơ điều chỉnh IRC không?

Có thể áp dụng đối với tài liệu nước ngoài thuộc phạm vi Công ước được sử dụng trong hồ sơ điều chỉnh dự án, nhưng cần xem xét từng loại tài liệu.

Ví dụ, trường hợp doanh nghiệp có vốn nước ngoài cần thay đổi nhà đầu tư, thay đổi thông tin pháp lý của nhà đầu tư tổ chức hoặc bổ sung tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp, hình thức chứng nhận tài liệu có thể trở thành một nội dung cần kiểm tra.

Tuy nhiên, Apostille không thay thế thủ tục điều chỉnh IRC.

Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục điều chỉnh IRC theo nội dung thay đổi và chuẩn bị hồ sơ theo quy định tương ứng.

11. Doanh nghiệp FDI cần lưu ý gì về hồ sơ sau khi được cấp phép?

Đối với doanh nghiệp FDI, việc chuẩn bị giấy tờ nước ngoài không chỉ phát sinh tại thời điểm thành lập.

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng tài liệu từ công ty mẹ hoặc nhà đầu tư ở nước ngoài cho các công việc như:

• Thay đổi nhà đầu tư;
• Thay đổi người đại diện;
• Điều chỉnh dự án;
• Bổ sung vốn;
• Chuyển nhượng dự án hoặc phần vốn;
• Thực hiện thủ tục ngân hàng;
• Giao dịch với cơ quan nhà nước;
• Chứng minh tư cách pháp lý của công ty mẹ;
• Thực hiện các thủ tục liên quan đến góp vốn.

Ngoài ra, doanh nghiệp FDI còn phải quan tâm đến tài khoản vốn đầu tư trực tiếp, việc góp vốn đúng quy định và các nghĩa vụ báo cáo liên quan đến dự án.

Apostille chỉ giúp đơn giản hóa một phần việc xác nhận giấy tờ nước ngoài; doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đầu tư, doanh nghiệp, ngoại hối, thuế và báo cáo theo quy định.

12. Giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/9/2026 có phải làm lại không? Không nhất thiết phải làm lại.

Theo thông báo của cơ quan đại diện Việt Nam, giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/9/2026 tiếp tục có giá trị sử dụng tại Việt Nam và không phải thực hiện lại thủ tục dưới hình thức Apostille.

Vì vậy, doanh nghiệp hoặc nhà đầu tư đã hoàn tất hợp pháp hóa lãnh sự trước thời điểm Công ước có hiệu lực không cần mặc định phải xin Apostille lại.

13. DHtaxlaw lưu ý gì khi xử lý giấy tờ nước ngoài từ 11/9/2026?

Cơ chế Apostille giúp giảm một bước quan trọng trong quá trình sử dụng giấy tờ công nước ngoài, nhưng việc áp dụng trên thực tế cần được kiểm tra theo từng hồ sơ.

Khi chuẩn bị hồ sơ cho nhà đầu tư nước ngoài, DHtaxlaw có thể rà soát theo các nhóm vấn đề:

Đặc biệt, đối với nhà đầu tư đang chuẩn bị dịch vụ thành lập công ty vốn nước ngoài tại TPHCM, việc xác định đúng hình thức chứng nhận tài liệu ngay từ đầu có thể giúp hạn chế việc phải chuẩn bị lại hồ sơ của nhà đầu tư hoặc công ty mẹ.

Kết luận

Từ 11/9/2026, Việt Nam chính thức áp dụng Công ước Apostille. Theo đó, trong quan hệ giữa Việt Nam và các quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước, giấy tờ công thuộc phạm vi điều chỉnh có thể sử dụng chứng nhận Apostille thay cho hợp pháp hóa lãnh sự.

Tuy nhiên, không nên hiểu rằng từ ngày 11/9/2026 mọi giấy tờ nước ngoài đều được miễn hợp pháp hóa lãnh sự. Một số loại giấy tờ bị loại trừ, một số quốc gia/vùng lãnh thổ chưa có quan hệ áp dụng với Việt Nam và các thủ tục cụ thể vẫn có thể yêu cầu hình thức chứng nhận, dịch thuật hoặc chứng thực theo quy định.

Đối với doanh nghiệp và nhà đầu tư nước ngoài, đặc biệt là hồ sơ thành lập công ty vốn nước ngoài, xin IRC, điều chỉnh IRC, ERC công ty vốn nước ngoài, góp vốn nhà đầu tư nước ngoài, mở tài khoản vốn đầu tư trực tiếp hoặc thực hiện báo cáo dự án đầu tư nước ngoài, cần kiểm tra hình thức sử dụng từng tài liệu trước khi nộp hồ sơ.

DHtaxlaw có thể hỗ trợ rà soát hồ sơ pháp lý của nhà đầu tư nước ngoài, xác định yêu cầu đối với tài liệu do nước ngoài cấp và tư vấn thủ tục đầu tư, doanh nghiệp phù hợp với từng trường hợp.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập hộ kinh doanh