CÓ ĐƯỢC ĐẶT TRỤ SỞ CÔNG TY TẠI CHUNG CƯ KHÔNG?

Việc lựa chọn địa chỉ đặt trụ sở là một trong những vấn đề quan trọng khi thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp. Trên thực tế, nhiều cá nhân lựa chọn thuê căn hộ chung cư để làm địa chỉ công ty nhằm tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, không phải mọi căn hộ chung cư đều được phép sử dụng làm trụ sở doanh nghiệp.

Vậy có được đặt trụ sở công ty tại chung cư không, trường hợp nào được phép và doanh nghiệp có thể bị xử phạt như thế nào nếu sử dụng căn hộ để ở làm địa chỉ kinh doanh? DHtaxlaw sẽ phân tích các vấn đề pháp lý cần lưu ý trong bài viết dưới đây.

1. Pháp luật quy định thế nào về trụ sở công ty?

Theo Luật Doanh nghiệp, trụ sở chính là địa chỉ liên lạc chính thức của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ này được xác định theo đơn vị hành chính và có thể kèm theo số điện thoại, thư điện tử hoặc các thông tin liên hệ khác.

Khi thực hiện Dịch vụ thành lập doanh nghiệp hoặc thủ tục đăng ký kinh doanh, việc lựa chọn địa chỉ trụ sở cần bảo đảm phù hợp với quy định pháp luật về doanh nghiệp, nhà ở và mục đích sử dụng của công trình.

Do đó, trước khi ký hợp đồng thuê địa điểm, doanh nghiệp cần kiểm tra rõ chức năng sử dụng của phần diện tích dự kiến đặt trụ sở.

2. Có được đặt trụ sở công ty tại chung cư không?

Nhà chung cư có thể được xây dựng với mục đích để ở hoặc theo mô hình hỗn hợp, bao gồm khu vực để ở kết hợp với khu vực thương mại, dịch vụ và kinh doanh.

Theo nguyên tắc quản lý nhà ở, căn hộ chung cư có mục đích để ở không được sử dụng vào mục đích kinh doanh. Vì vậy, doanh nghiệp không nên đăng ký địa chỉ trụ sở tại căn hộ được xác định chỉ có công năng để ở.

Tuy nhiên, không phải tất cả các công trình chung cư đều bị cấm đặt trụ sở doanh nghiệp.

Trường hợp có thể đặt trụ sở công ty tại chung cư

Doanh nghiệp có thể xem xét đặt trụ sở tại:

• Phần diện tích thương mại, dịch vụ của tòa nhà chung cư;
• Khu vực được xây dựng và phê duyệt với chức năng kinh doanh;
• Phần diện tích thuộc công trình hỗn hợp có chức năng thương mại và văn phòng.

Điểm quan trọng là địa điểm đăng ký phải có mục đích sử dụng phù hợp với hoạt động kinh doanh, thay vì chỉ căn cứ vào tên gọi chung là “chung cư”.

Đây cũng là nội dung mà doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ trước khi sử dụng dịch vụ Đăng ký doanh nghiệp trọn gói, nhằm hạn chế nguy cơ hồ sơ đăng ký gặp vướng mắc hoặc phát sinh rủi ro trong quá trình hoạt động.

3. Đặt trụ sở công ty tại căn hộ chung cư để ở bị phạt bao nhiêu?

Việc sử dụng căn hộ chung cư có chức năng để ở vào mục đích kinh doanh có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về xử phạt trong lĩnh vực xây dựng và nhà ở.

Theo quy định được áp dụng đối với hành vi sử dụng căn hộ chung cư không đúng mục đích:

• Tổ chức có thể bị phạt tiền từ 20 triệu đồng đến 40 triệu đồng;
• Cá nhân thực hiện hành vi vi phạm có thể bị phạt từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng.

Ngoài hình thức phạt tiền, người vi phạm còn có thể phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả, đưa việc sử dụng căn hộ trở lại đúng mục đích để ở theo quy định.

Như vậy, việc lựa chọn địa chỉ trụ sở không phù hợp không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động đăng ký doanh nghiệp mà còn có thể tạo ra chi phí và rủi ro pháp lý đáng kể trong quá trình vận hành công ty.

4. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi thay đổi địa chỉ trụ sở?

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể chuyển văn phòng hoặc thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Khi đó, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi thông tin với cơ quan có thẩm quyền.

Một số vấn đề quan trọng cần lưu ý bao gồm:

Trường hợp thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý

Nếu doanh nghiệp chuyển trụ sở sang địa bàn khác và việc chuyển địa điểm làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục liên quan đến cơ quan thuế trước khi tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ doanh nghiệp theo quy định.

Việc xử lý đúng trình tự giúp doanh nghiệp hạn chế các vướng mắc về nghĩa vụ thuế và hồ sơ đăng ký kinh doanh.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở

Tùy từng loại hình doanh nghiệp, hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở thường bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp có chữ ký của người đại diện theo pháp luật;
• Nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa chỉ trụ sở;
• Biên bản họp của cơ quan có thẩm quyền trong trường hợp pháp luật yêu cầu.

Thủ tục này thường được gọi là Thay đổi ERC đối với doanh nghiệp có nhu cầu cập nhật thông tin trên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Thay đổi địa chỉ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp

Việc chuyển trụ sở chính không làm mất hoặc thay đổi các quyền, nghĩa vụ đã được doanh nghiệp xác lập trước đó. Doanh nghiệp vẫn tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ đối với khách hàng, đối tác, người lao động và cơ quan nhà nước theo quy định.

5. Những lưu ý trước khi thuê địa điểm làm trụ sở công ty

Để tránh các rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên kiểm tra một số vấn đề trước khi quyết định thuê địa điểm:

• Xác định rõ công năng và mục đích sử dụng của địa điểm;
• Kiểm tra địa điểm có được phép sử dụng cho hoạt động kinh doanh hay không;
• Bảo đảm thông tin địa chỉ đầy đủ, rõ ràng và phù hợp để đăng ký doanh nghiệp;
• Xem xét các điều kiện về Giấy phép kinh doanh đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện;
• Thực hiện thủ tục cập nhật đăng ký doanh nghiệp khi có sự thay đổi về địa chỉ trụ sở.

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, việc lựa chọn địa chỉ ngay từ đầu phù hợp với quy định sẽ giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế việc phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin sau này.

DHtaxlaw Đồng Hành Cùng Doanh Nghiệp

Lựa chọn trụ sở phù hợp là một trong những bước quan trọng khi thành lập và vận hành doanh nghiệp. Với kinh nghiệm hỗ trợ khách hàng trong các thủ tục pháp lý doanh nghiệp, DHtaxlaw cung cấp các dịch vụ tư vấn và hỗ trợ phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Các dịch vụ nổi bật gồm:

• Dịch vụ thành lập công ty tại TPHCM;
• Dịch vụ thành lập doanh nghiệp cho nhiều loại hình công ty;
• Đăng ký doanh nghiệp trọn gói;
• Tư vấn các vấn đề liên quan đến địa chỉ trụ sở và ngành nghề kinh doanh;
• Hỗ trợ thủ tục Giấy phép kinh doanh đối với ngành nghề có điều kiện;
• Tư vấn và thực hiện thủ tục Thay đổi ERC, bao gồm thay đổi địa chỉ trụ sở chính và các nội dung đăng ký doanh nghiệp khác.

DHtaxlaw hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ và thực hiện thủ tục theo quy định, giúp quá trình thành lập hoặc thay đổi thông tin doanh nghiệp diễn ra thuận lợi hơn.

Kết luận

Không phải mọi căn hộ chung cư đều có thể được sử dụng làm trụ sở công ty. Căn hộ có mục đích để ở không được sử dụng cho hoạt động kinh doanh, trong khi phần diện tích thương mại hoặc khu vực được phép kinh doanh trong công trình hỗn hợp có thể được xem xét làm địa điểm đặt trụ sở.

Trước khi thành lập doanh nghiệp hoặc thay đổi địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tính pháp lý và công năng sử dụng của địa điểm. Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế nguy cơ bị xử phạt và tránh phát sinh các thủ tục điều chỉnh không cần thiết.

Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu thành lập công ty, đăng ký doanh nghiệp, thay đổi ERC hoặc tư vấn về điều kiện đặt trụ sở, DHtaxlaw sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập hộ kinh doanh