THÀNH LẬP CÔNG TY VIỆT NAM
Bạn đang có ý tưởng kinh doanh nhưng chưa biết cách thành lập công ty và bối rối trước những thủ tục hành chính phức tạp? Đừng lo, DHtaxlaw sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy trong hành trình khởi nghiệp của bạn.
Từ ngày 01/01/2026, quy định về chứng từ kế toán và điều kiện xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) có một số điểm cần lưu ý. Một trong những vấn đề doanh nghiệp thường quan tâm là chi phí công tác có bắt buộc phải có “Giấy đi đường” hay không.
Theo hướng dẫn tại Công văn 4248/KHH-QLDN2 ngày 07/08/2026 của Thuế tỉnh Khánh Hòa, doanh nghiệp không bắt buộc phải có “Giấy đi đường” để khoản chi công tác đáp ứng điều kiện tính vào chi phí được trừ. Thay vào đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hóa đơn, chứng từ và các hồ sơ chứng minh việc cử người lao động đi công tác theo quy định.
1. Chi phí công tác năm 2026 có bắt buộc phải có Giấy đi đường không?
Không bắt buộc.
Theo Điều 9 Thông tư 99/2025/TT-BTC về hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán, doanh nghiệp được tham khảo và áp dụng các biểu mẫu chứng từ kế toán tại Phụ lục I. Đồng thời, doanh nghiệp có thể thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung biểu mẫu chứng từ để phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, miễn bảo đảm các yêu cầu của pháp luật về kế toán.
Đáng chú ý, trong danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC không có mẫu “Giấy đi đường”.
Do đó, việc doanh nghiệp không sử dụng mẫu Giấy đi đường không đồng nghĩa với việc khoản công tác phí đương nhiên không được chấp nhận khi tính thuế TNDN.
2. Điều kiện để chi phí công tác được tính vào chi phí được trừ
Theo điểm h khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.
Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác và phát sinh khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên, nếu người lao động sử dụng phương thức thanh toán không dùng tiền mặt để thanh toán thì khoản chi có thể được xác định đáp ứng điều kiện về thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp khi đồng thời đáp ứng các yêu cầu theo quy định.
Cụ thể, doanh nghiệp cần lưu ý các hồ sơ sau:
2.1. Có hóa đơn, chứng từ hợp lệ
Khoản chi công tác phải có hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về hóa đơn, chứng từ do bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao cho doanh nghiệp hoặc theo hồ sơ chứng từ phù hợp với từng khoản chi.
Đây là cơ sở quan trọng để chứng minh khoản chi thực tế phát sinh và phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
2.2. Có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác
Doanh nghiệp cần có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
Hồ sơ này giúp xác định mục đích chuyến công tác và mối liên hệ giữa khoản chi với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
2.3. Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ phải phù hợp
Đối với trường hợp người lao động được doanh nghiệp cho phép tự thanh toán công tác phí hoặc mua vé phương tiện đi lại bằng phương thức thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp cần có quy định tương ứng trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ.
Sau đó, doanh nghiệp thực hiện thanh toán lại khoản tiền này cho người lao động theo quy định.
Như vậy, thay vì tập trung vào việc có hay không có “Giấy đi đường”, doanh nghiệp nên xây dựng một bộ hồ sơ công tác đầy đủ, thống nhất và có khả năng chứng minh khoản chi thực tế.
3. Doanh nghiệp có được khoán tiền đi lại, tiền ở và phụ cấp công tác không?
Có.
Nghị định 320/2025/NĐ-CP cũng quy định trường hợp doanh nghiệp khoán tiền đi lại, tiền ở và tiền phụ cấp cho người lao động đi công tác, nếu việc khoán chi được thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ theo quy định.
Vì vậy, doanh nghiệp có thể lựa chọn cơ chế thanh toán phù hợp với đặc điểm hoạt động, chẳng hạn:
Dù áp dụng phương thức nào, doanh nghiệp vẫn nên quy định rõ nguyên tắc, mức chi, hồ sơ chứng từ và trình tự thanh toán trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ.
4. Hồ sơ công tác phí năm 2026 nên chuẩn bị những gì?
Mặc dù không bắt buộc phải có Giấy đi đường, doanh nghiệp nên xây dựng hồ sơ công tác đầy đủ để thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu và giải trình chi phí.
Tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể bao gồm:
Giấy đi đường có thể được doanh nghiệp tiếp tục sử dụng như một chứng từ quản lý nội bộ nếu doanh nghiệp thấy cần thiết, nhưng không nên hiểu đây là điều kiện bắt buộc duy nhất để khoản công tác phí được tính vào chi phí được trừ.
5. Công văn 4248/KHH-QLDN2 hướng dẫn gì về Giấy đi đường?
Ngày 07/08/2026, Thuế tỉnh Khánh Hòa ban hành Công văn 4248/KHH-QLDN2 về chi phí tính thuế TNDN. Văn bản này căn cứ vào quy định về chứng từ kế toán tại Thông tư 99/2025/TT-BTC và điều kiện đối với chi phí công tác tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
Theo hướng dẫn, từ ngày 01/01/2026, nếu doanh nghiệp cử người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh thì khoản phụ cấp, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về hóa đơn, chứng từ theo quy định.
Không có yêu cầu bắt buộc doanh nghiệp phải lập hoặc xuất trình “Giấy đi đường” chỉ để đáp ứng điều kiện khấu trừ chi phí công tác.
6. Một số lưu ý khi hạch toán chi phí công tác năm 2026
Để hạn chế rủi ro khi xác định chi phí được trừ, doanh nghiệp nên lưu ý:
Thứ nhất, không nên chỉ dựa vào việc không có Giấy đi đường để kết luận khoản chi được chấp nhận. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện về mục đích chi, hóa đơn, chứng từ, quyết định cử đi công tác và phương thức thanh toán theo từng trường hợp.
Thứ hai, doanh nghiệp nên rà soát và cập nhật quy chế tài chính, quy chế công tác phí và quy trình thanh toán nội bộ cho phù hợp với quy định áp dụng từ năm 2026.
Thứ ba, đối với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên, cần đặc biệt kiểm tra điều kiện về thanh toán không dùng tiền mặt và hồ sơ chứng từ liên quan.
Thứ tư, doanh nghiệp vẫn có thể duy trì “Giấy đi đường” nếu đây là chứng từ cần thiết cho công tác quản lý nội bộ. Việc không bắt buộc về mặt thuế không đồng nghĩa doanh nghiệp bị cấm sử dụng biểu mẫu này.
7. DHtaxlaw hỗ trợ doanh nghiệp về thủ tục và hồ sơ pháp lý
Việc xác định chi phí công tác được trừ không chỉ phụ thuộc vào hóa đơn mà còn liên quan đến quy chế nội bộ, hồ sơ cử người lao động đi công tác và phương thức thanh toán. Doanh nghiệp nên rà soát đồng bộ hệ thống hồ sơ để hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế.
DHtaxlaw cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý và hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thành lập, vận hành và thực hiện nghĩa vụ thuế. Doanh nghiệp có thể tham khảo:
Kết luận
Từ ngày 01/01/2026, Giấy đi đường không phải là chứng từ bắt buộc để chi phí công tác được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Theo Công văn 4248/KHH-QLDN2, doanh nghiệp cần tập trung bảo đảm đầy đủ hóa đơn, chứng từ, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và các điều kiện về quy chế nội bộ, phương thức thanh toán theo từng trường hợp.
Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến việc “có Giấy đi đường hay không” mà cần xây dựng bộ hồ sơ công tác phí phù hợp, thống nhất với quy chế tài chính và quy trình thanh toán nội bộ.
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Điện thoại: 0911732048
Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn nước ngoài
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập hộ kinh doanh
