QUY TRÌNH NGƯỜI NƯỚC NGOÀI KÝ GIẤY ỦY QUYỀN RÚT BHXH MỘT LẦN TẠI PHÒNG CÔNG CHỨNG

Khi người lao động nước ngoài chấm dứt hợp đồng lao động và rời Việt Nam, việc tự đi làm thủ tục nhận trợ cấp Bảo hiểm xã hội (BHXH) một lần đôi khi gặp khó khăn do rào cản địa lý hoặc ngôn ngữ. Phương án tối ưu nhất được nhiều người lựa chọn là ủy quyền cho một cá nhân tại Việt Nam thay mặt thực hiện. Tuy nhiên, quy trình người nước ngoài ký giấy ủy quyền rút BHXH một lần tại phòng công chứng đòi hỏi những thủ tục pháp lý rất đặc thù.

Bài viết dưới đây DHtaxlaw sẽ hướng dẫn chi tiết các bước chuẩn bị hồ sơ và quy trình thực hiện tại văn phòng công chứng (VPCC) để đảm bảo hồ sơ của bạn được cơ quan BHXH chấp thuận ngay từ lần nộp đầu tiên.

1. Điều kiện để người nước ngoài ký ủy quyền tại VPCC Việt Nam

Để có thể thực hiện thủ tục công chứng hợp pháp tại các tổ chức hành nghề công chứng trên lãnh thổ Việt Nam, người nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

• Trực tiếp có mặt: Người nước ngoài phải đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam (có visa, thẻ tạm trú hoặc thẻ thường trú còn hạn) và trực tiếp đến VPCC để ký phát sinh quyền và nghĩa vụ.
• Năng lực hành vi dân sự: Có đầy đủ năng lực nhận thức và làm chủ hành vi tại thời điểm ký kết.
• Ngôn ngữ sử dụng: Trường hợp người nước ngoài không thông thạo tiếng Việt (nghe, nói, đọc, viết), bắt buộc phải có người phiên dịch đi cùng theo quy định tại Điều 47 Luật Công chứng.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị trước khi đến Văn phòng công chứng

Việc chuẩn bị thiếu sót giấy tờ là nguyên nhân hàng đầu khiến các giao dịch công chứng bị kéo dài hoặc từ chối. Cả người ủy quyền và người được ủy quyền cần mang theo các loại giấy tờ gốc sau:

Đối với người ủy quyền (Người nước ngoài)

• Hộ chiếu gốc còn giá trị sử dụng.
• Bản dịch thuật công chứng tiếng Việt của hộ chiếu (nhiều VPCC có thể hỗ trợ dịch thuật lấy ngay tại chỗ nếu bạn chưa làm trước).
• Thị thực (Visa), Thẻ tạm trú hoặc Thẻ thường trú còn hiệu lực.
• Sổ BHXH gốc (hoặc bản in quá trình đóng BHXH) để Công chứng viên đối chiếu thông tin ghi trên văn bản ủy quyền.

Đối với người được ủy quyền (Tại Việt Nam)

• Căn cước công dân (CCCD) hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

3. Các bước trong quy trình công chứng giấy ủy quyền

Quy trình ký giấy ủy quyền rút BHXH một lần cho người nước ngoài được thực hiện theo trình tự 5 bước chặt chẽ:

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Người yêu cầu công chứng nộp toàn bộ hồ sơ đã chuẩn bị cho Công chứng viên. Công chứng viên sẽ kiểm tra tính hợp pháp của các giấy tờ, đối chiếu diện mạo của các bên tham gia ký kết và xác định thẩm quyền công chứng.

Bước 2: Kiểm tra điều kiện ngôn ngữ và người phiên dịch

Nếu người nước ngoài không thạo tiếng Việt, Công chứng viên sẽ kiểm tra tư cách của người phiên dịch. Người phiên dịch phải xuất trình giấy tờ tùy thân và ký cam kết dịch trung thực, khách quan nội dung văn bản cho người nước ngoài nghe.

Bước 3: Soạn thảo và soát xét nội dung văn bản ủy quyền

VPCC sẽ tiến hành soạn thảo Giấy ủy quyền dựa trên thông tin các bên cung cấp. Tại bước này, người nước ngoài (thông qua người phiên dịch) và người được ủy quyền cần đọc kỹ lại các điều khoản, đặc biệt là phạm vi ủy quyền và thời hạn ủy quyền.

Bước 4: Ký và điểm chỉ văn bản

Sau khi đã thống nhất hoàn toàn với nội dung, người nước ngoài sẽ ký và điểm chỉ vào Giấy ủy quyền trước mặt Công chứng viên. Người phiên dịch cũng sẽ ký vào văn bản với tư cách là người dịch lại nội dung. Cuối cùng, Công chứng viên ký lời chứng.

Bước 5: Đóng dấu, thu phí và trả kết quả

Văn bản được chuyển qua bộ phận thu thư ký để đóng dấu của Văn phòng công chứng và vào sổ quản lý. Người yêu cầu nộp phí công chứng theo quy định pháp luật và nhận lại các bản chính Giấy ủy quyền kèm hồ sơ gốc.

4. Những lưu ý để cơ quan BHXH không trả lại hồ sơ

Thực tế, rất nhiều trường hợp Giấy ủy quyền dù đã được công chứng nhưng vẫn bị cơ quan BHXH từ chối giải quyết do lỗi soạn thảo nội dung. Khi làm việc với VPCC, bạn cần đặc biệt lưu ý:

• Ghi rõ ràng phạm vi ủy quyền: Nội dung trong văn bản phải thể hiện rõ các hành vi: "Thay mặt nộp hồ sơ hưởng BHXH một lần; Ký các giấy tờ, biểu mẫu liên quan; Nhận kết quả/Quyết định hưởng; Nhận tiền trợ cấp BHXH một lần (bằng tiền mặt hoặc nhận qua tài khoản ngân hàng của ai)". Nếu thiếu cụm từ "nhận tiền", người được ủy quyền sẽ không thể rút được tiền.
• Trùng khớp thông tin: Tên, số hộ chiếu của người nước ngoài, số sổ BHXH trên văn bản ủy quyền phải trùng khớp tuyệt đối 100% với dữ liệu hiển thị trên hệ thống của cơ quan BHXH Việt Nam.

5. Dịch vụ tư vấn rút BHXH một lần cho người nước ngoài tại DHtaxlaw

Với kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực Dịch vụ BHXH, DHtaxlaw hỗ trợ người lao động nước ngoài:

• Tư vấn rút BHXH một lần theo từng hồ sơ cụ thể;
• Thực hiện Dịch vụ rút BHXH 1 lần người nước ngoài trọn gói;
• Hỗ trợ ủy quyền rút BHXH khi người lao động đã/sắp về nước;
• Theo dõi và làm việc với cơ quan BHXH đến khi nhận đủ quyền lợi.
• DHtaxlaw cam kết: đúng luật – rõ ràng – tối ưu quyền lợi cho khách hàng.

Kết luận

Quy trình người nước ngoài ký giấy ủy quyền rút BHXH một lần tại phòng công chứng không quá phức tạp nếu bạn nắm rõ các yêu cầu về mặt hồ sơ pháp lý và ngôn ngữ. 

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng một văn bản ủy quyền chặt chẽ, đúng biểu mẫu không chỉ giúp giao dịch công chứng diễn ra nhanh chóng, mà còn đảm bảo quá trình nhận trợ cấp BHXH một lần tại cơ quan bảo hiểm của người được ủy quyền sau này diễn ra thuận lợi, an toàn và đúng pháp luật.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Toà nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ rút bảo hiểm xã hội một lần cho người nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ BHXH cho doanh nghiệp

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài 

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ giải thể công ty