QUY TRÌNH LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ĐÚNG QUY ĐỊNH NĂM 2026

Trong các cuộc thanh tra, kiểm tra thuế, cơ quan thuế thường yêu cầu doanh nghiệp xuất trình hồ sơ, chứng từ của các kỳ trước đó từ 3 đến 5 năm. 

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp không thiếu dữ liệu, nhưng lại không thể tìm ra chứng từ cần thiết trong thời gian ngắn. Nguyên nhân phổ biến là lưu trữ rời rạc, mỗi người một kiểu, không có hệ thống thống nhất. 

Bài viết này, DHtaxlaw sẽ làm rõ các quy định về lưu trữ chứng từ kế toán và đề xuất giải pháp giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tổ chức hồ sơ khoa học, đúng quy định.

1. Quy định pháp luật về lưu trữ chứng từ kế toán năm 2026

Theo quy định hiện hành, chứng từ kế toán phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử và đảm bảo khả năng tra cứu, khai thác khi cần thiết.

Về thời hạn lưu trữ:

• Chứng từ kế toán thông thường: lưu tối thiểu 5 năm.
• Chứng từ liên quan trực tiếp đến việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính: lưu tối thiểu 10 năm.

Đối với hóa đơn điện tử, file dữ liệu gốc là căn cứ pháp lý. File thể hiện (PDF) chỉ mang tính chất tham khảo, đối chiếu. Trường hợp doanh nghiệp không còn file dữ liệu gốc, hóa đơn có nguy cơ không được chấp nhận là hợp lệ.

Do đó, mất dữ liệu gốc đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đối mặt với rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

2. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần phân loại chứng từ thành những nhóm nào?

Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp nên phân loại chứng từ kế toán thành các nhóm cơ bản sau:

• Nhóm hóa đơn đầu vào.
• Nhóm hóa đơn đầu ra.
• Nhóm chứng từ thanh toán (ủy nhiệm chi, sao kê, phiếu thu, phiếu chi).
• Nhóm hợp đồng và hồ sơ pháp lý.
• Nhóm chứng từ nội bộ (phiếu nhập kho, xuất kho, bảng lương, phân bổ chi phí…).

Mỗi nhóm chứng từ có đặc thù riêng và cần được lưu trữ theo cách phù hợp để thuận tiện tra cứu.

3. Cách xây dựng hệ thống lưu trữ chứng từ điện tử khoa học

3.1. Nguyên tắc đặt tên file thống nhất

Tên file nên thể hiện rõ ngày tháng, đối tác và nội dung nghiệp vụ. Tránh đặt tên chung chung như “hoadon1.pdf”, “scan002.xml”.

Ví dụ:
20260115_CongtyABC_MuaVatTu_12000000.xml

Cách đặt tên này giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm theo từ khóa.

3.2. Sắp xếp theo năm – quý – tháng

Doanh nghiệp nên xây dựng cây thư mục theo thứ tự thời gian, trong đó mỗi năm có các thư mục con theo quý và tháng.

3.3. Lưu đồng thời XML và PDF

Mỗi hóa đơn cần lưu đầy đủ file dữ liệu gốc và file thể hiện để phục vụ tra cứu, in ấn khi cần.

3.4. Sao lưu ít nhất 2 nơi

Dữ liệu nên được sao lưu trên tối thiểu hai phương tiện khác nhau, ví dụ: máy chủ nội bộ và hệ thống lưu trữ đám mây, nhằm phòng ngừa rủi ro mất dữ liệu.

4. Nguyên tắc lưu trữ chứng từ bản giấy đúng chuẩn

Mặc dù đã số hóa, doanh nghiệp vẫn cần lưu trữ chứng từ bản giấy theo quy định.

• Lưu theo hồ sơ nghiệp vụ, không lưu rời rạc theo từng loại chứng từ.
• Mỗi bộ hồ sơ nên gồm đầy đủ hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán và chứng từ nội bộ liên quan.
• Đánh số trang và lập mục lục cho từng tập hồ sơ.
• Sử dụng bìa cứng, kẹp nhựa để bảo quản lâu dài.

Cách lưu này giúp doanh nghiệp nhanh chóng xuất trình đầy đủ hồ sơ khi được yêu cầu.

5. Dịch vụ kế toán, báo cáo thuế cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp từ DHtaxlaw

Dịch vụ kế toán hộ kinh doanh, doanh nghiệp trọn gói tại DHtaxlaw sẽ giúp bạn yên tâm tuân thủ pháp luật, hạn chế rủi ro và tiết kiệm tối đa thời gian vận hành.

• Cung cấp gói dịch vụ linh hoạt theo quy mô và nhu cầu thực tế.
• Thực hiện kê khai thuế GTGT, thuế TNCN theo tháng/quý, đúng hạn, đúng quy định.
• Chủ động thông báo số thuế phải nộp khi phát sinh, tránh tình trạng nộp chậm, bị xử phạt.
• Hỗ trợ quản lý và xử lý hóa đơn thuế: xuất hóa đơn, kiểm tra sai sót, tư vấn sử dụng hóa đơn hợp lệ.
• Quản lý bảng lương, BHXH theo số lượng nhân sự phù hợp từng gói dịch vụ.
• Tư vấn, giải đáp chuyên môn về thuế, hóa đơn chứng từ, lao động – tiền lương, BHXH theo pháp luật hiện hành (tùy gói).
• Ghi nhận, tổng hợp sổ sách kế toán, giúp hộ kinh doanh, doanh nghiệp kiểm soát tài chính rõ ràng.
• Đại diện làm việc với cơ quan Thuế, BHXH (gói VIP), giảm áp lực và rủi ro pháp lý cho chủ hộ

Kết luận

Lưu trữ chứng từ kế toán là nghĩa vụ pháp lý và là yếu tố quan trọng để bảo vệ quyền lợi thuế của doanh nghiệp. Chủ động xây dựng quy trình lưu trữ đúng quy định năm 2026 sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và sẵn sàng khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

Nếu cần hỗ trợ tư vấn các vấn đề liên quan đến thuế, kế toán, liên hệ DHtaxlaw để được hỗ trợ sớm nhất.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: 80/35 Đường số 3, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài 

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ giải thể công ty