QUY TRÌNH KHAI THUẾ BAN ĐẦU CHO DOANH NGHIỆP MỚI THÀNH LẬP 2026: LÀM ĐÚNG NGAY TỪ ĐẦU ĐỂ TRÁNH RỦI RO

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC), nhiều doanh nghiệp mới thường nghĩ rằng “thành lập xong là có thể hoạt động ngay”. Tuy nhiên, trên thực tế, khai thuế ban đầu mới là bước quyết định doanh nghiệp có được ghi nhận hoạt động hợp pháp về thuế hay không.

Nếu không thực hiện hoặc thực hiện sai quy trình khai thuế ban đầu, doanh nghiệp có thể:

• Bị cơ quan thuế đánh giá là không hoạt động tại địa chỉ đăng ký;
• Bị ấn định thuế, xử phạt vi phạm hành chính;
• Gặp khó khăn khi xuất hóa đơn, quyết toán thuế sau này.

Dưới đây là quy trình khai thuế ban đầu chuẩn, áp dụng cho doanh nghiệp mới thành lập theo thực tiễn quản lý thuế hiện nay.

1. Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC)

ERC là cơ sở pháp lý đầu tiên xác nhận sự tồn tại hợp pháp của doanh nghiệp.

Ngay sau khi nhận ERC, doanh nghiệp cần:

• Kiểm tra lại tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở;
• Xác định cơ quan thuế quản lý trực tiếp;
• Chuẩn bị cho các bước tiếp theo trong quy trình khai thuế ban đầu.

Lưu ý: Thời điểm cấp ERC cũng là căn cứ để cơ quan thuế theo dõi nghĩa vụ kê khai của doanh nghiệp.

2. Làm biển hiệu và con dấu doanh nghiệp

Biển hiệu công ty

Doanh nghiệp phải treo biển hiệu tại trụ sở với các thông tin cơ bản:

• Tên công ty;
• Mã số doanh nghiệp;
• Địa chỉ trụ sở.

Đây là yếu tố quan trọng khi cơ quan thuế kiểm tra thực tế địa chỉ hoạt động.

Con dấu doanh nghiệp

• Doanh nghiệp tự quyết định hình thức, số lượng và nội dung con dấu;
• Con dấu được sử dụng trong hồ sơ nội bộ, giao dịch ngân hàng và hồ sơ thuế.

3. Mở tài khoản ngân hàng công ty

Doanh nghiệp cần mở tài khoản thanh toán đứng tên công ty để phục vụ:

• Giao dịch tài chính;
• Thanh toán không dùng tiền mặt;
• Nộp thuế điện tử.

Hồ sơ thường cần

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC);
• Điều lệ công ty;
• CMND/CCCD của người đại diện theo pháp luật;
• Quyết định bổ nhiệm Giám đốc (nếu có).

Sau khi mở tài khoản, doanh nghiệp phải thông báo tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế.

4. Chuẩn bị hồ sơ khai thuế ban đầu

Đây là bước trọng tâm nhất trong toàn bộ quy trình.

4.1. Hợp đồng thuê hoặc mượn trụ sở công ty

• Hợp đồng thuê/mượn hợp pháp;
• Thể hiện rõ địa chỉ đúng với ERC;
• Kèm giấy tờ chứng minh quyền sử dụng của bên cho thuê (nếu cần).

Đây là căn cứ để cơ quan thuế xác minh doanh nghiệp có hoạt động thực tế hay không.

4.2. Công văn đăng ký chế độ kế toán

Doanh nghiệp cần xác định và thông báo:

• Chế độ kế toán áp dụng;
• Phương pháp hạch toán;
• Niên độ kế toán.

4.3. Công văn đăng ký phương pháp khấu hao tài sản

Áp dụng đối với doanh nghiệp có:

• Tài sản cố định;
• Nhu cầu trích khấu hao theo quy định.

Việc đăng ký sớm giúp:

• Tránh bị loại chi phí;
• Đảm bảo tính hợp lệ khi quyết toán thuế.

4.4. Quyết định bổ nhiệm các chức danh

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Quyết định bổ nhiệm Giám đốc;
• Quyết định bổ nhiệm Kế toán, trong đó:
  • Kế toán trưởng: phải có chứng chỉ hành nghề kế toán;
  • Kế toán viên: tối thiểu có bằng Đại học chuyên ngành phù hợp.

Trường hợp chưa đủ điều kiện bổ nhiệm kế toán trưởng, doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ kế toán ngoài.

4.5. Thông báo tài khoản ngân hàng

Sau khi mở tài khoản:

• Doanh nghiệp phải thực hiện thông báo tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế;
• Đây là điều kiện để nộp thuế điện tử và giao dịch tài chính hợp pháp.

5. Vì sao doanh nghiệp mới nên thực hiện khai thuế ban đầu đúng chuẩn?

Thực hiện đúng quy trình khai thuế ban đầu giúp doanh nghiệp:

• Tránh bị phạt do chậm hoặc sai thủ tục;
• Được ghi nhận hoạt động hợp pháp;
• Thuận lợi khi xuất hóa đơn, kê khai và quyết toán thuế;
• Giảm rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.

6. Dịch vụ kế toán – khai thuế ban đầu trọn gói cho doanh nghiệp mới

Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp mới:

• Không nắm rõ hồ sơ cần chuẩn bị;
• Lúng túng khi làm việc với cơ quan thuế;
• Dễ mắc lỗi ngay từ giai đoạn đầu.

Dịch vụ kế toán trọn gói / dịch vụ khai thuế ban đầu tại DHtaxlaw sẽ hỗ trợ:

• Soạn toàn bộ hồ sơ khai thuế ban đầu;
• Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế;
• Tư vấn chế độ kế toán phù hợp;
• Đồng hành lâu dài trong quá trình kê khai thuế.

Đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn ngay sau khi sử dụng dịch vụ thành lập công ty, nhằm đảm bảo an toàn pháp lý và tối ưu chi phí.

Kết luận

Khai thuế ban đầu là bước bắt buộc và cực kỳ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp mới thành lập. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, thực hiện đúng quy trình ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, ổn định hoạt động và phát triển bền vững.

Nếu bạn đang trong giai đoạn mới thành lập và chưa tự tin xử lý thủ tục thuế, việc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp là lựa chọn thông minh để tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: 80/35 Đường số 3, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn Nước ngoài