PHÂN BIỆT CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ VÀ KHÔNG ĐƯỢC TRỪ KHI TÍNH THUẾ TNDN THEO QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH

Khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), một trong những nội dung dễ phát sinh sai sót và rủi ro nhất chính là việc xác định chi phí được trừ và chi phí không được trừ.

Trên thực tế, không ít doanh nghiệp dù có hóa đơn, chứng từ đầy đủ nhưng vẫn bị cơ quan thuế loại chi phí, truy thu thuế và xử phạt chậm nộp do chưa hiểu đúng hoặc chưa áp dụng đúng quy định pháp luật thuế.

Vậy chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN được quy định ở đâu? Điều kiện áp dụng như thế nào? Những khoản chi nào thường xuyên bị loại khi quyết toán thuế?

Bài viết dưới đây DHtaxlaw sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ quy định và hạn chế rủi ro ngay từ khâu hạch toán.

1. Điều kiện để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định hiện hành, chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN phải đồng thời đáp ứng đủ 3 điều kiện sau:

1.1. Chi phí phát sinh thực tế và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh

Chi phí phải phục vụ cho việc tạo doanh thu, duy trì và phát triển hoạt động của doanh nghiệp.

Các khoản chi mang tính cá nhân, không phục vụ hoạt động kinh doanh sẽ không được trừ.

Ví dụ:

• Chi mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất sản phẩm là chi phí được trừ.
• Chi phí sinh hoạt cá nhân của giám đốc (ăn uống, mua sắm cá nhân) là những khoản chi phí không được trừ.

1.2. Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp

Chi phí được trừ là những khoản chi phí phải có:

• Hóa đơn hợp pháp theo quy định về hóa đơn;
• Chứng từ liên quan nếu có như hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán.

Lưu ý: Hóa đơn sai thông tin, hóa đơn của doanh nghiệp ma, doanh nghiệp bỏ trốn, hóa đơn không phản ánh giao dịch thực tế đều có nguy cơ bị loại. Hóa đơn khống dù đã thanh toán vẫn không được tính vào chi phí được trừ.

Ví dụ:

• Doanh nghiệp mua dịch vụ marketing có hợp đồng, hóa đơn và chứng từ thanh toán là chi phí được trừ.
• Doanh nghiệp lấy hóa đơn “mua ngoài” để hợp thức chi phí sẽ bị loại toàn bộ chi phí.

1.3. Thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên

Theo quy định tại Luật Thuế TNDN, các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT) phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt như chuyển khoản qua ngân hàng hoặc các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

Thanh toán bằng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN, dù hóa đơn hợp lệ.

2. Các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN

Ngoài các khoản chi không đáp ứng đủ điều kiện chung, pháp luật còn liệt kê cụ thể nhiều khoản chi không được trừ, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

2.1. Tiền phạt và tiền chậm nộp

Doanh nghiệp không được trừ đối với:

• Phạt vi phạm hành chính;
• Phạt thuế;
• Tiền chậm nộp thuế, chậm nộp BHXH

2.2. Chi phí không liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh

Các khoản chi với mục đích cá nhân, không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, không có quy chế, căn cứ rõ ràng sẽ không được tính là chi phí hợp lệ.

2.3. Chi phí khấu hao tài sản cố định không đúng quy định

Chi phí khấu hao tài sản cố định trong các trường hợp sau sẽ không được trừ:

• Tài sản không phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh;
• Khấu hao vượt mức quy định;
• Tài sản chưa đủ điều kiện ghi nhận là TSCĐ.

Các khoản khấu hao nêu trên sẽ bị loại khi xác định chi phí được trừ.

2.4. Chi phí lãi vay vượt mức cho phép

• Lãi vay từ cá nhân, tổ chức không phải tổ chức tín dụng;
• Đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết, chi phí lãi vay còn bị khống chế theo tỷ lệ nhất định trên EBITDA theo quy định hiện hành.

Phần chi phí lãi vay vượt mức khống chế sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN.

2.5. Các khoản trích lập dự phòng không đúng quy định         

Các khoản dự phòng bao gồm:

• Dự phòng phải thu khó đòi;
• Dự phòng giảm giá hàng tồn kho;
• Dự phòng bảo hành sản phẩm.

Nếu không đúng đối tượng, không đúng mức hoặc không đủ hồ sơ → bị loại toàn bộ chi phí dự phòng.

Kết luận

Việc phân biệt đúng chi phí được trừ và chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu số thuế phải nộp mà còn là yếu tố then chốt để hạn chế rủi ro bị truy thu, xử phạt và tính tiền chậm nộp khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

Để đảm bảo chi phí hạch toán đúng – đủ – an toàn thuế, doanh nghiệp nên rà soát hồ sơ ngay từ khâu phát sinh giao dịch, xây dựng quy chế tài chính nội bộ rõ ràng và cập nhật kịp thời các quy định pháp luật thuế mới nhất.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp vướng mắc trong việc xác định chi phí được trừ, rà soát quyết toán thuế TNDN hoặc cần hỗ trợ tư vấn thuế – kế toán chuyên sâu, đội ngũ DHtaxlaw sẵn sàng đồng hành.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: 80/35 Đường số 3, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập Hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho Hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam