NHỮNG LƯU Ý KHI TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG TRỰC TUYẾN

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động quản trị doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến. Một trong những nội dung được nhiều công ty cổ phần quan tâm là tổ chức Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) theo hình thức trực tuyến, đặc biệt đối với doanh nghiệp có số lượng cổ đông lớn hoặc cổ đông đang sinh sống, làm việc ở nhiều địa phương và quốc gia khác nhau.

Mặc dù pháp luật hiện hành đã tạo hành lang pháp lý cho việc tổ chức họp trực tuyến, trên thực tế vẫn còn nhiều doanh nghiệp duy trì hình thức họp truyền thống. Vậy doanh nghiệp có được phép tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến hay không? Những khó khăn nào khiến hình thức này chưa được áp dụng rộng rãi? Hãy cùng DHtaxlaw tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Cơ sở pháp lý để tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến

• Luật Doanh nghiệp năm 2020 không quy định bắt buộc Đại hội đồng cổ đông phải tổ chức trực tiếp tại một địa điểm cố định. Thay vào đó, pháp luật ghi nhận nhiều hình thức để cổ đông tham gia và thực hiện quyền biểu quyết.
• Theo khoản 3 Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020, cổ đông được xem là tham dự và biểu quyết hợp lệ nếu thực hiện theo một trong các hình thức sau:
• Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
• Ủy quyền cho người khác tham dự và biểu quyết;
• Gửi phiếu biểu quyết theo quy định;
• Tham dự thông qua hội nghị trực tuyến;
• Biểu quyết bằng phương thức điện tử hoặc các hình thức điện tử khác.
• Quy định này cho thấy doanh nghiệp hoàn toàn có thể tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến, miễn việc tổ chức đáp ứng quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
• Phù hợp với Luật Doanh nghiệp và pháp luật có liên quan.

2. Những khó khăn khi tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến

Mặc dù có hành lang pháp lý rõ ràng, nhiều doanh nghiệp vẫn còn thận trọng khi triển khai mô hình họp trực tuyến do phải đối mặt với nhiều thách thức.

2.1. Khả năng tiếp cận công nghệ của cổ đông

Không phải tất cả cổ đông đều thành thạo việc sử dụng nền tảng họp trực tuyến.

Đối với doanh nghiệp có nhiều cổ đông lớn tuổi hoặc ít tiếp cận công nghệ, việc đăng nhập, xác thực và tham gia cuộc họp có thể gặp khó khăn.

Nếu doanh nghiệp không có hướng dẫn cụ thể hoặc hệ thống hỗ trợ hiệu quả, số lượng cổ đông tham dự có thể không đạt tỷ lệ tối thiểu để tiến hành cuộc họp theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

2.2. Xác minh tư cách cổ đông

Đây là một trong những vấn đề được doanh nghiệp quan tâm nhất.

Ở cuộc họp trực tiếp, ban kiểm tra tư cách cổ đông có thể kiểm tra giấy tờ tùy thân, giấy ủy quyền và xác minh người tham dự ngay tại địa điểm tổ chức.

Trong khi đó, đối với cuộc họp trực tuyến, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống xác thực điện tử đủ tin cậy nhằm:

• Xác minh đúng cổ đông;
• Kiểm tra người được ủy quyền hợp pháp;
• Hạn chế giả mạo tài khoản hoặc giấy tờ;
• Đảm bảo quyền biểu quyết thuộc đúng chủ thể.

Đây là yêu cầu đặc biệt quan trọng trong bối cảnh công nghệ giả mạo hình ảnh và tài liệu ngày càng tinh vi.

2.3. Bảo đảm tính minh bạch của cuộc họp

Một trong những băn khoăn lớn của cổ đông là quá trình:

• Tiếp nhận câu hỏi;
• Tổng hợp ý kiến;
• Kiểm phiếu;
• Công bố kết quả biểu quyết.

Nếu doanh nghiệp không xây dựng quy trình rõ ràng và hệ thống minh bạch, cổ đông có thể nghi ngờ tính khách quan của kết quả biểu quyết.

Do đó, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm chuyên dụng có chức năng ghi nhận toàn bộ lịch sử biểu quyết, lưu trữ dữ liệu và xuất báo cáo nhằm tăng tính minh bạch.

2.4. Bảo mật thông tin doanh nghiệp

Các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường trao đổi nhiều nội dung quan trọng như:

• Chiến lược kinh doanh;
• Báo cáo tài chính;
• Phương án đầu tư;
• Kế hoạch phát hành cổ phần;
• Thông tin nhân sự cấp cao.

Nếu nền tảng họp trực tuyến không bảo đảm an toàn dữ liệu, doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ rò rỉ thông tin nội bộ hoặc dữ liệu cá nhân của cổ đông.

Vì vậy, việc lựa chọn hệ thống công nghệ đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật là yếu tố rất quan trọng khi triển khai họp trực tuyến.

3. Giải pháp giúp doanh nghiệp tổ chức họp trực tuyến hiệu quả

Để việc tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên:

• Quy định rõ hình thức họp trực tuyến trong Điều lệ công ty;
• Ban hành quy chế tổ chức họp và quy chế biểu quyết điện tử;
• Chuẩn bị hệ thống xác thực cổ đông an toàn;
• Lựa chọn nền tảng họp trực tuyến có tính bảo mật cao;
• Hướng dẫn cổ đông sử dụng hệ thống trước ngày họp;
• Thực hiện diễn tập trước khi tổ chức chính thức;
• Lưu trữ đầy đủ dữ liệu họp và kết quả biểu quyết.

Những giải pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro mà còn nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong công tác quản trị.

DHtaxlaw đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình quản trị và hoàn thiện hồ sơ pháp lý

Bên cạnh việc tư vấn các quy định về quản trị công ty, DHtaxlaw còn cung cấp các dịch vụ pháp lý doanh nghiệp như:

• Dịch vụ thành lập công ty tại TPHCM;
• Dịch vụ thành lập doanh nghiệp;
• Đăng ký doanh nghiệp trọn gói;
• Thực hiện thủ tục cấp Giấy phép kinh doanh;
• Thay đổi ERC;
• Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Tư vấn quản trị doanh nghiệp và tuân thủ pháp luật.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, DHtaxlaw cam kết hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các thủ tục pháp lý nhanh chóng, chính xác và tối ưu chi phí.

Liên hệ DHtaxlaw để được tư vấn chi tiết về thủ tục thành lập doanh nghiệp, thay đổi ERC và các giải pháp pháp lý dành cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập hộ kinh doanh