HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG CHỨNG TỪ THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT ĐỐI VỚI TIỀN LƯƠNG, TIỀN CÔNG ĐỂ TÍNH CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ KHI XÁC ĐỊNH THU NHẬP CHỊU THUẾ TNDN (2026)

1. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì?

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc chi trả thông qua các phương thức thanh toán không sử dụng tiền mặt, như:

• Chuyển khoản qua ngân hàng
• Thanh toán qua ví điện tử theo quy định
• Các hình thức thanh toán hợp pháp khác theo pháp luật về thanh toán không dùng tiền mặt

Lưu ý:

Từ năm 2026, các khoản chi có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên/lần bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

2. Điều kiện để tiền lương, tiền công được tính vào chi phí được trừ (2026)

Theo quy định pháp luật thuế hiện hành áp dụng cho kỳ tính thuế năm 2026, khoản chi tiền lương, tiền công được tính vào chi phí được trừ khi đồng thời đáp ứng các điều kiện sau:

✅ 2.1. Chi phí thực tế phát sinh

• Phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
• Có đầy đủ hợp đồng lao động, bảng lương, quy chế lương thưởng

✅ 2.2. Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ

• Bảng chấm công
• Bảng thanh toán tiền lương
• Chứng từ chi trả cho người lao động

✅ 2.3. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

• Áp dụng với khoản chi tiền lương, tiền công từ 05 triệu đồng/lần trở lên
• Thực hiện thanh toán qua tài khoản ngân hàng của người lao động

Nếu doanh nghiệp đã hạch toán chi phí nhưng không có chứng từ thanh toán hợp lệ, khoản chi này sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN.

3. Từ năm 2026, doanh nghiệp có bắt buộc trả lương qua ngân hàng không?

✔ Có, trong các trường hợp sau:

• Trả lương, tiền công cho người lao động từ 05 triệu đồng/lần trở lên
• Muốn khoản chi này được tính là chi phí hợp lý, hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN

Không chấp nhận:

• Trả tiền mặt nhưng không có chứng từ hợp pháp
• Chỉ có bảng lương nhưng không có sao kê/chứng từ chuyển khoản

4. Hàng hóa xuất khẩu áp dụng thuế suất 0% có bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt không?

???? CÓ – BẮT BUỘC

Để hàng hóa xuất khẩu được áp dụng thuế suất VAT 0% trong năm 2026, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện:

• Có hợp đồng xuất khẩu
• Có tờ khai hải quan
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa xuất khẩu

Thiếu chỉ một trong các điều kiện trên, doanh nghiệp không đủ điều kiện áp dụng thuế suất 0%.

5. Mức thuế suất thuế TNDN áp dụng năm 2026

Từ năm 2026, mức thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp áp dụng như sau:

• 20%: Thuế suất phổ thông
• 15%: Doanh nghiệp có tổng doanh thu năm không quá 03 tỷ đồng
• 17%: Doanh nghiệp có doanh thu từ trên 03 tỷ đến không quá 50 tỷ đồng

Doanh thu làm căn cứ xác định thuế suất là doanh thu của kỳ tính thuế liền kề trước đó.

6. Những rủi ro doanh nghiệp thường gặp khi không tuân thủ thanh toán không dùng tiền mặt

• Bị loại chi phí tiền lương khi quyết toán thuế TNDN
• Bị truy thu thuế + phạt + tiền chậm nộp
• Không đủ điều kiện áp dụng thuế suất 0% với hàng xuất khẩu
• Gặp khó khăn khi thanh tra – kiểm tra thuế

7. Dịch vụ kế toán – thuế hỗ trợ doanh nghiệp năm 2026

Để hạn chế rủi ro và tối ưu chi phí thuế, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ kế toán – thuế chuyên nghiệp, bao gồm:

• Rà soát chi phí tiền lương, tiền công đúng quy định
• Tư vấn hình thức thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ
• Lập hồ sơ quyết toán thuế TNDN, TNCN
• Đại diện làm việc với cơ quan thuế khi kiểm tra, thanh tra

Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, startup, doanh nghiệp FDI, hộ kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp.

Kết luận

Từ năm 2026, việc áp dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt không chỉ là yêu cầu về mặt kế toán mà còn là điều kiện bắt buộc để chi phí tiền lương, tiền công được trừ khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát quy trình trả lương, chứng từ thanh toán và hồ sơ thuế để tránh rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh không đáng có.

Nếu doanh nghiệp chưa tự tin thực hiện, việc sử dụng dịch vụ kế toán – thuế – BHXH trọn gói là giải pháp an toàn, tiết kiệm và hiệu quả lâu dài.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: 80/35 Đường số 3, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài 

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn Nước ngoài