HỘ KINH DOANH KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN ĐẦU VÀO PHẢI XỬ LÝ THẾ NÀO?

Trong quá trình hoạt động, nhiều hộ kinh doanh gặp tình trạng mua hàng từ cá nhân, chợ đầu mối hoặc nguồn hàng nhỏ lẻ nên không có hóa đơn đầu vào. Đây là vấn đề khá phổ biến, đặc biệt khi các quy định về thủ tục thuế hộ kinh doanh, hóa đơn điện tử và quản lý doanh thu ngày càng được siết chặt.

Vậy nếu không có hóa đơn đầu vào thì có bị xử phạt hay không? Cần xử lý như thế nào để đảm bảo đúng quy định và hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra?

DHtaxlaw sẽ tổng hợp những quy định quan trọng mà hộ kinh doanh cần lưu ý dưới đây.

1. Không có hóa đơn đầu vào, hộ kinh doanh cần làm gì?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ do người bán lập để ghi nhận việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Hóa đơn đầu vào là chứng từ chứng minh việc mua hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh.

Trong thực tế, không phải mọi giao dịch mua hàng đều có hóa đơn. Tùy từng trường hợp, hộ kinh doanh có thể xử lý như sau:

1.1. Mua hàng của cá nhân không kinh doanh

Đây là trường hợp khá phổ biến khi mua nông sản, hải sản, hàng thủ công hoặc các sản phẩm do người dân tự sản xuất.

Để chứng minh nguồn gốc hàng hóa, hộ kinh doanh nên:

• Lập bảng kê mua hàng theo mẫu quy định. 
• Ghi đầy đủ thông tin người bán như họ tên, địa chỉ, số CCCD, loại hàng hóa, số lượng, đơn giá và giá trị giao dịch. 
• Hai bên cùng ký xác nhận. 

Những chứng từ này sẽ giúp giải trình nguồn gốc hàng hóa khi cơ quan thuế kiểm tra.

1.2. Mua hàng từ hộ kinh doanh khác nhưng không được xuất hóa đơn

Nếu bên bán là hộ kinh doanh thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua nên yêu cầu xuất hóa đơn theo đúng quy định.

Trong trường hợp bên bán chưa đủ điều kiện xuất hóa đơn, các bên nên chuẩn bị đầy đủ:

• Hợp đồng mua bán; 
• Phiếu giao hàng; 
• Phiếu thu hoặc chứng từ thanh toán. 

Đây là căn cứ quan trọng để chứng minh giao dịch là có thật.

1.3. Hộ kinh doanh tự sản xuất hàng hóa

Đối với hộ trực tiếp sản xuất hoặc chế biến sản phẩm để bán thì sẽ không phát sinh hóa đơn đầu vào cho thành phẩm.

Tuy nhiên, hộ kinh doanh vẫn nên:

• Theo dõi chi phí nguyên vật liệu; 
• Ghi nhận chi phí nhân công; 
• Lưu trữ các chứng từ liên quan. 

Khi bán hàng vẫn phải lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định.

1.4. Mua hàng tại chợ đầu mối hoặc nguồn hàng nhỏ lẻ

Nếu hàng hóa được mua tại các điểm bán không xuất hóa đơn, hộ kinh doanh nên:

• Lập bảng kê mua hàng; 
• Lưu chứng từ chuyển khoản hoặc phiếu chi; 
• Lưu phiếu giao nhận hàng. 

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi cần giải trình.

2. Không có hóa đơn đầu vào có bị xử phạt không?

Việc không có hóa đơn đầu vào không đồng nghĩa với việc bị xử phạt.

Tuy nhiên, hộ kinh doanh cần chứng minh được:

• Nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa; 
• Giao dịch mua bán thực tế; 
• Hồ sơ, chứng từ thay thế theo quy định. 

Ngược lại, nếu không chứng minh được nguồn gốc hàng hóa hoặc không có hồ sơ hợp lệ thì có thể phát sinh nhiều rủi ro về thuế cũng như xử phạt hành chính.

Ngoài ra, đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, việc không có hóa đơn đầu vào sẽ không được khấu trừ thuế đầu vào theo quy định.

3. Mất hóa đơn đầu vào phải xử lý như thế nào?

Nếu hóa đơn đầu vào bị mất hoặc hư hỏng, hộ kinh doanh cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận

Người mua và người bán lập biên bản ghi nhận việc mất hóa đơn, trong đó nêu rõ:

• Thông tin hóa đơn; 
• Nguyên nhân mất; 
• Thời điểm kê khai thuế của người bán. 

Bước 2: Thông báo cơ quan thuế

Lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn theo mẫu quy định và gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 05 ngày kể từ khi phát hiện.

Bước 3: Sử dụng bản sao hóa đơn

Người bán sao chụp hóa đơn lưu, ký xác nhận và giao cho người mua.

Người mua được sử dụng bản sao này kèm biên bản để phục vụ công tác kế toán và kê khai thuế theo quy định.

4. Hộ kinh doanh doanh thu bao nhiêu thì không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN?

Theo quy định hiện hành áp dụng từ 01/01/2026, hộ kinh doanh có doanh thu từ 200 triệu đồng/năm trở xuống thuộc diện không phải nộp:

• Thuế giá trị gia tăng (GTGT); 
• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN). 

Trường hợp doanh thu vượt mức này, hộ kinh doanh phải thực hiện kê khai và nộp thuế theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

5. Hộ kinh doanh cần lưu ý gì để hạn chế rủi ro?

Để tránh phát sinh vướng mắc trong quá trình quyết toán và thanh tra thuế, hộ kinh doanh nên:

• Chủ động yêu cầu người bán xuất hóa đơn khi đủ điều kiện. 
• Lưu giữ đầy đủ hợp đồng, phiếu giao hàng, chứng từ thanh toán. 
• Quản lý sổ sách kế toán hộ kinh doanh đầy đủ, khoa học. 
• Kê khai doanh thu trung thực và đúng thời hạn. 
• Thường xuyên cập nhật quy định mới về thủ tục thuế hộ kinh doanh và hóa đơn điện tử. 

DHtaxlaw hỗ trợ kế toán và thuế cho hộ kinh doanh

Việc quản lý hóa đơn, chứng từ và thực hiện nghĩa vụ thuế ngày càng được cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ. Vì vậy, sử dụng dịch vụ kế toán hộ kinh doanh sẽ giúp chủ hộ giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro pháp lý.

DHtaxlaw cung cấp các dịch vụ:

• Dịch vụ kế toán hộ kinh doanh trọn gói. 
• Dịch vụ báo cáo thuế hộ kinh doanh đúng quy định. 
• Tư vấn thủ tục thuế hộ kinh doanh. 
• Hỗ trợ thành lập hộ kinh doanh. 
• Hướng dẫn quản lý sổ sách kế toán hộ kinh doanh. 
• Tư vấn sử dụng hóa đơn điện tử và xử lý các vấn đề phát sinh về hóa đơn, chứng từ. 

Nếu Quý khách cần tư vấn về thuế, kế toán hoặc hóa đơn điện tử, DHtaxlaw luôn sẵn sàng đồng hành để giúp hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định pháp luật và hoạt động hiệu quả.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài 

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ giải thể công ty