THÀNH LẬP CÔNG TY VIỆT NAM
Bạn đang có ý tưởng kinh doanh nhưng chưa biết cách thành lập công ty và bối rối trước những thủ tục hành chính phức tạp? Đừng lo, DHtaxlaw sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy trong hành trình khởi nghiệp của bạn.
Từ ngày 11/9/2026, Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille) chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam. Đây là thay đổi quan trọng trong thủ tục sử dụng giấy tờ công giữa Việt Nam và các quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước.
Theo cơ chế Apostille, giấy tờ công được cấp tại một quốc gia và sử dụng tại quốc gia khác trong phạm vi áp dụng của Công ước có thể được chứng nhận bằng Apostille thay cho quy trình hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước trước đây.
Việt Nam đã nộp văn kiện gia nhập Công ước vào ngày 31/12/2025 và Công ước có hiệu lực đối với Việt Nam từ ngày 11/9/2026. Theo bảng trạng thái của Hội nghị La Hay về Tư pháp Quốc tế (HCCH), hiện có 130 Contracting Parties của Công ước Apostille.
Tuy nhiên, không phải tất cả các quốc gia thành viên đều có quan hệ áp dụng Apostille với Việt Nam. Vì vậy, việc kiểm tra quốc gia cấp giấy tờ và quan hệ áp dụng với Việt Nam là bước quan trọng trước khi thực hiện thủ tục.
1. Công ước Apostille là gì?
Công ước Apostille là tên gọi phổ biến của Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents).
Công ước được xây dựng nhằm đơn giản hóa thủ tục sử dụng giấy tờ công của một quốc gia tại quốc gia khác.
Theo cơ chế truyền thống, giấy tờ được cấp tại nước ngoài có thể phải trải qua nhiều bước chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự trước khi được cơ quan của nước tiếp nhận sử dụng.
Khi Công ước Apostille được áp dụng, quy trình này được đơn giản hóa. Giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước chỉ cần được cấp chứng nhận Apostille bởi cơ quan có thẩm quyền của nước nơi giấy tờ được ban hành để sử dụng tại quốc gia tiếp nhận có quan hệ áp dụng Công ước.
3 đặc điểm quan trọng của Apostille
Thứ nhất, Apostille áp dụng cho giấy tờ công.
Các loại giấy tờ có thể thuộc phạm vi Công ước gồm giấy tờ tư pháp, giấy tờ hành chính, văn bản công chứng và một số chứng nhận chính thức được đặt trên giấy tờ tư.
Thứ hai, Apostille xác nhận nguồn gốc hình thức của giấy tờ.
Chứng nhận Apostille xác nhận tính xác thực của chữ ký, chức danh hoặc thẩm quyền của người ký và con dấu hoặc tem chính thức trên giấy tờ.
Thứ ba, Apostille không xác nhận nội dung giấy tờ.
Việc một tài liệu được cấp Apostille không có nghĩa cơ quan cấp Apostille xác nhận nội dung của tài liệu là đúng hoặc hợp pháp về mặt nội dung.
2. Việt Nam gia nhập Công ước Apostille từ khi nào?
Việt Nam đã nộp văn kiện gia nhập Công ước Apostille ngày 31/12/2025.
Theo HCCH, Công ước chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam từ 11/9/2026. Bộ Ngoại giao Việt Nam cũng xác nhận từ thời điểm này, cơ chế Apostille được áp dụng giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng với Việt Nam.
Việc gia nhập Công ước giúp đơn giản hóa thủ tục sử dụng giấy tờ công xuyên biên giới, tạo thuận lợi cho các hoạt động như:
Đối với doanh nghiệp có vốn nước ngoài, thay đổi này đặc biệt đáng chú ý khi chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty vốn nước ngoài, xin giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và thực hiện các thủ tục doanh nghiệp sau khi thành lập.
3. Danh sách quốc gia thành viên Công ước Apostille 2026
Theo bảng trạng thái Công ước Apostille của HCCH, hiện có 130 Contracting Parties. Trong đó, Việt Nam đã trở thành một thành viên của Công ước và có ngày hiệu lực từ 11/9/2026.
Danh sách các quốc gia và vùng lãnh thổ là Contracting Parties gồm:
A – C | D – H | I – M | |
Albania Algeria Andorra Antigua and Barbuda Argentina Armenia Australia Austria Azerbaijan Bahamas Bahrain Bangladesh Barbados Belarus Belgium Belize Bolivia Bosnia and Herzegovina | Botswana Brazil Brunei Darussalam Bulgaria Burundi Cabo Verde Canada Chile China – Hong Kong và Macao Colombia Cook Islands Costa Rica Croatia Cyprus Czech Republic | Denmark Dominica Dominican Republic Ecuador El Salvador Estonia Eswatini Fiji Finland France Georgia Germany Greece Grenada Guatemala Guyana Honduras Hungary | Iceland India Indonesia Ireland Israel Italy Jamaica Japan Kazakhstan Korea, Republic of Kosovo Kyrgyzstan Latvia Lesotho Liberia Liechtenstein Lithuania Luxembourg Malawi Malta Marshall Islands Mauritius Mexico Moldova Monaco Mongolia Montenegro Morocco |
N – R | S – V | ||
Namibia Netherlands New Zealand Nicaragua Niue North Macedonia Norway Oman Pakistan Palau Panama Paraguay Peru Philippines Poland Portugal Romania Russian Federation Rwanda | Saudi Arabia Senegal Saint Kitts and Nevis Saint Lucia Saint Vincent and the Grenadines Samoa San Marino Sao Tome and Principe Serbia Seychelles Singapore Slovakia Slovenia South Africa Spain | Suriname Sweden Switzerland Tajikistan Tonga Trinidad and Tobago Tunisia Türkiye Ukraine United Kingdom United States of America Uruguay Uzbekistan Vanuatu Venezuela Viet Nam | |
Lưu ý: Danh sách trên thể hiện các Contracting Parties theo bảng trạng thái HCCH. Việc một quốc gia là thành viên Công ước không đồng nghĩa Công ước đã có hiệu lực giữa quốc gia đó và Việt Nam. Cần kiểm tra thêm ngày hiệu lực và các tuyên bố phản đối/quan hệ áp dụng của từng quốc gia.
4. Thái Lan đã gia nhập Công ước Apostille nhưng chưa áp dụng ngay với Việt Nam
Một trường hợp cần đặc biệt lưu ý là Thái Lan.
HCCH ghi nhận Thái Lan đã gia nhập Công ước ngày 30/6/2026, nhưng ngày Công ước có hiệu lực đối với Thái Lan là 28/2/2027.
Do đó, tại thời điểm Công ước có hiệu lực đối với Việt Nam ngày 11/9/2026, không nên mặc nhiên áp dụng cơ chế Apostille cho giấy tờ giữa Việt Nam và Thái Lan.
Theo thông báo của cơ quan đại diện Việt Nam, giấy tờ từ Thái Lan sử dụng tại Việt Nam vẫn thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho đến trước ngày 28/2/2027.
5. Những quốc gia thành viên chưa có quan hệ áp dụng Apostille với Việt Nam
Đây là nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Một quốc gia là thành viên Công ước không có nghĩa mọi giấy tờ của quốc gia đó đều được Apostille để sử dụng tại Việt Nam.
Theo thông báo của Bộ Ngoại giao Việt Nam, hiện một số quốc gia thành viên chưa có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam.
Trong đó đáng chú ý gồm:
Ngoài ra, thông báo của cơ quan đại diện Việt Nam còn xác định một số lãnh thổ như Greenland và Tokelau thuộc nhóm chưa có quan hệ áp dụng với Việt Nam.
Vì vậy, đối với giấy tờ được cấp tại các quốc gia hoặc vùng lãnh thổ chưa có quan hệ áp dụng với Việt Nam, doanh nghiệp và cá nhân vẫn phải thực hiện chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định áp dụng.
6. Những giấy tờ nào có thể được cấp Apostille?
Công ước Apostille áp dụng đối với giấy tờ công.
Theo Công ước, nhóm giấy tờ công có thể bao gồm:
6.1. Giấy tờ do cơ quan tư pháp ban hành
Ví dụ như một số bản án, quyết định hoặc tài liệu do cơ quan tư pháp có thẩm quyền lập hoặc ban hành.
6.2. Giấy tờ hành chính
Có thể bao gồm các giấy chứng nhận, giấy tờ hộ tịch hoặc tài liệu hành chính do cơ quan nhà nước cấp.
6.3. Văn bản công chứng
Một số văn bản công chứng thuộc phạm vi giấy tờ công theo quy định của Công ước và pháp luật nước cấp.
6.4. Chứng nhận chính thức
Bao gồm chứng nhận được đặt trên tài liệu do cá nhân hoặc tổ chức lập, trong trường hợp chứng nhận đó được thực hiện bởi cơ quan hoặc người có thẩm quyền.
Tuy nhiên, việc một tài liệu có thể được cấp Apostille phải được xác định theo pháp luật của quốc gia nơi tài liệu được ban hành.
7. Apostille có xác nhận nội dung giấy tờ không?
Không.
Đây là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất cần hiểu khi sử dụng Apostille.
Apostille chủ yếu xác nhận:
Apostille không xác nhận tính chính xác của nội dung tài liệu.
Ví dụ, nếu một giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của nước ngoài được cấp Apostille thì chứng nhận Apostille không có nghĩa cơ quan cấp Apostille xác nhận toàn bộ thông tin kinh doanh được ghi trong giấy chứng nhận là đúng về nội dung.
Do đó, khi cơ quan tiếp nhận hồ sơ tại Việt Nam kiểm tra điều kiện của một thủ tục cụ thể, doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng các yêu cầu về nội dung hồ sơ.
8. Apostille có thay thế dịch thuật và công chứng bản dịch không?
Không.
Apostille chỉ là chứng nhận liên quan đến nguồn gốc hình thức của giấy tờ. Việc giấy tờ có cần dịch sang tiếng Việt hay không vẫn phụ thuộc vào pháp luật và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
Trong nhiều thủ tục tại Việt Nam, giấy tờ bằng tiếng nước ngoài vẫn phải được:
Giấy tờ gốc → Apostille/hợp pháp hóa lãnh sự → dịch sang tiếng Việt → công chứng/chứng thực bản dịch → nộp hồ sơ.
Do đó, doanh nghiệp không nên hiểu rằng sau khi có Apostille thì giấy tờ nước ngoài có thể được sử dụng mà không cần thực hiện bất kỳ thủ tục nào khác.
9. Trường hợp nào vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự?
Việc Việt Nam tham gia Công ước Apostille không đồng nghĩa thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bị loại bỏ hoàn toàn.
Theo hướng dẫn của cơ quan đại diện Việt Nam, hợp pháp hóa lãnh sự vẫn được áp dụng đối với một số trường hợp như:
Vì vậy, trước khi thực hiện thủ tục, cần xác định đúng loại giấy tờ và đúng quan hệ giữa quốc gia cấp giấy tờ với Việt Nam.
10. Giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/9/2026 có phải làm lại không?
Không.
Theo thông báo của cơ quan đại diện Việt Nam, giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/9/2026 tiếp tục có giá trị sử dụng tại Việt Nam và không phải thực hiện lại thủ tục dưới hình thức Apostille.
Điều này đặc biệt đáng lưu ý đối với doanh nghiệp đã chuẩn bị hồ sơ nước ngoài trước thời điểm Công ước Apostille có hiệu lực.
11. Công ước Apostille ảnh hưởng thế nào đến doanh nghiệp có vốn nước ngoài?
Việc Việt Nam áp dụng Apostille có thể tạo thuận lợi đáng kể cho doanh nghiệp và nhà đầu tư nước ngoài trong quá trình chuẩn bị hồ sơ.
Trong thủ tục thành lập công ty vốn nước ngoài 2026, nhà đầu tư có thể phải sử dụng các giấy tờ được cấp tại nước ngoài như:
Nếu giấy tờ thuộc phạm vi Công ước và được cấp tại quốc gia có quan hệ áp dụng Apostille với Việt Nam, doanh nghiệp có thể sử dụng Apostille thay cho hợp pháp hóa lãnh sự.
Điều này giúp giảm bớt một bước quan trọng trong quá trình chuẩn bị hồ sơ đầu tư.
12. Doanh nghiệp cần kiểm tra gì trước khi sử dụng Apostille?
Để hạn chế việc hồ sơ bị từ chối hoặc phải bổ sung, doanh nghiệp nên kiểm tra theo các bước sau:
Bước 1: Xác định nơi cấp giấy tờ
Xác định chính xác quốc gia hoặc vùng lãnh thổ ban hành tài liệu.
Bước 2: Kiểm tra tình trạng thành viên Công ước
Xác định quốc gia đó có phải Contracting Party của Công ước Apostille hay không.
Bước 3: Kiểm tra quan hệ áp dụng với Việt Nam
Đây là bước rất quan trọng.
Không nên chỉ thấy quốc gia nằm trong danh sách thành viên rồi kết luận rằng Apostille chắc chắn được sử dụng tại Việt Nam.
Bước 4: Xác định loại giấy tờ
Kiểm tra tài liệu có thuộc phạm vi giấy tờ công theo Công ước hay thuộc trường hợp loại trừ.
Bước 5: Kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận
Sau khi có Apostille, tiếp tục xác định yêu cầu về dịch thuật, công chứng, chứng thực và các giấy tờ bổ sung.
13. DHtaxlaw hỗ trợ thủ tục sử dụng giấy tờ nước ngoài
Việc Việt Nam áp dụng Công ước Apostille giúp đơn giản hóa nhiều thủ tục có yếu tố nước ngoài. Tuy nhiên, việc xác định Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự vẫn phụ thuộc vào từng quốc gia, từng loại giấy tờ và từng thủ tục.
DHtaxlaw hỗ trợ doanh nghiệp và nhà đầu tư nước ngoài trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, bao gồm:
DHtaxlaw có thể rà soát trước hồ sơ để xác định tài liệu nào cần chứng nhận, tài liệu nào cần dịch thuật và những giấy tờ nào cần thực hiện theo thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.
14. Câu hỏi thường gặp về quốc gia thành viên Công ước Apostille
Việt Nam có phải thành viên Công ước Apostille không?
Có. Việt Nam đã nộp văn kiện gia nhập Công ước ngày 31/12/2025 và Công ước có hiệu lực đối với Việt Nam từ ngày 11/9/2026.
Hiện có bao nhiêu quốc gia là thành viên Công ước Apostille?
Theo bảng trạng thái của HCCH được cập nhật ngày 30/6/2026, Công ước có 130 Contracting Parties. Khái niệm này bao gồm các bên mà Công ước đã có hiệu lực và các bên đã hoàn tất thủ tục tham gia nhưng Công ước chưa có hiệu lực tại thời điểm tương ứng.
Tất cả 130 quốc gia có thể dùng Apostille với Việt Nam không?
Không.
Cần kiểm tra quan hệ áp dụng cụ thể giữa Việt Nam và từng quốc gia. Một số quốc gia thành viên hiện chưa có quan hệ áp dụng với Việt Nam, trong đó có Đức, Áo và Cộng hòa Séc; Thái Lan có ngày hiệu lực là 28/2/2027.
Giấy tờ của Đức, Áo và Cộng hòa Séc dùng tại Việt Nam có được Apostille không?
Theo thông tin hiện hành được cơ quan đại diện Việt Nam công bố, ba quốc gia này hiện thuộc nhóm chưa có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam. Vì vậy, giấy tờ thuộc trường hợp này vẫn phải thực hiện thủ tục chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp.
Giấy tờ có Apostille có cần dịch sang tiếng Việt không?
Apostille không thay thế yêu cầu dịch thuật. Nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu bản tiếng Việt thì người sử dụng vẫn phải thực hiện dịch thuật và công chứng hoặc chứng thực bản dịch theo quy định áp dụng.
Kết luận
Việc Việt Nam chính thức áp dụng Công ước Apostille từ ngày 11/9/2026 tạo ra thay đổi đáng kể trong thủ tục sử dụng giấy tờ công xuyên biên giới. Đối với những quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam, chứng nhận Apostille có thể thay thế thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.
Tuy nhiên, không nên chỉ căn cứ vào danh sách quốc gia thành viên để xác định thủ tục. Doanh nghiệp cần đồng thời kiểm tra quốc gia cấp giấy tờ, quan hệ áp dụng với Việt Nam, loại tài liệu, trường hợp loại trừ và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Đặc biệt với hồ sơ thành lập công ty vốn nước ngoài, xin IRC, ERC, góp vốn nhà đầu tư nước ngoài, điều chỉnh IRC hoặc thực hiện các thủ tục đầu tư sau thành lập, việc xác định đúng hình thức chứng nhận giấy tờ ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế phát sinh yêu cầu bổ sung và tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ.
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Điện thoại: 0911732048
Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn nước ngoài
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập hộ kinh doanh
