HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG TRỰC TUYẾN CÓ HỢP PHÁP KHÔNG?

Cùng với sự phát triển của công nghệ, hình thức họp trực tuyến ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Đối với công ty cổ phần có số lượng cổ đông lớn, cổ đông ở nhiều địa phương hoặc ở nước ngoài, họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí tổ chức.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng họp trực tuyến không chỉ đơn thuần là mở một phòng họp qua nền tảng điện tử. Cuộc họp vẫn phải đáp ứng đầy đủ quy định về triệu tập, xác định tư cách cổ đông, điều kiện tiến hành, thảo luận, biểu quyết, kiểm phiếu và lập biên bản.

Trong bài viết dưới đây, DHtaxlaw sẽ phân tích cơ sở pháp lý và những vấn đề cần lưu ý khi tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến.

1. Họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến là gì?

Họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến là hình thức tổ chức cuộc họp thông qua phương tiện điện tử, cho phép cổ đông tham dự từ xa thay vì phải có mặt tại cùng một địa điểm.

Cổ đông có thể tham gia bằng:

• Hội nghị trực tuyến có hình ảnh và âm thanh;
• Nền tảng họp điện tử chuyên dụng;
• Hệ thống biểu quyết điện tử;
• Phương tiện điện tử khác được pháp luật và Điều lệ công ty cho phép.

Trong cuộc họp, cổ đông phải có khả năng xác nhận tư cách tham dự, theo dõi nội dung, phát biểu ý kiến và thực hiện quyền biểu quyết.

2. Công ty có được tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến không?

Câu trả lời là có.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông khi tham gia bằng một trong các hình thức sau:

• Trực tiếp tham dự tại cuộc họp;
• Ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác tham dự;
• Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến;
• Bỏ phiếu điện tử hoặc sử dụng hình thức điện tử khác;
• Gửi phiếu biểu quyết bằng thư, fax hoặc thư điện tử;
• Tham dự bằng phương thức khác theo Điều lệ công ty.

Như vậy, pháp luật đã công nhận việc cổ đông tham dự Đại hội đồng cổ đông thông qua phương tiện điện tử. Công ty cổ phần có thể tổ chức cuộc họp hoàn toàn trực tuyến hoặc kết hợp giữa trực tiếp và trực tuyến.

3. Điều lệ không quy định về họp trực tuyến thì có tổ chức được không?

Luật Doanh nghiệp 2020 đã công nhận hình thức tham dự và biểu quyết trực tuyến. Tuy nhiên, nếu Điều lệ công ty chưa quy định hoặc quy định chưa rõ thì doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi triển khai các vấn đề như:

• Xác thực danh tính cổ đông;
• Ghi nhận thời điểm cổ đông đăng nhập và rời cuộc họp;
• Xác định tỷ lệ cổ đông tham dự;
• Tiếp nhận ý kiến phát biểu;
• Thực hiện và kiểm tra kết quả biểu quyết;
• Xử lý sự cố mất kết nối;
• Xác định tính hợp lệ của phiếu điện tử.

Để hạn chế tranh chấp, công ty nên bổ sung quy định về họp trực tuyến vào:

• Điều lệ công ty;
• Quy chế nội bộ về quản trị;
• Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông;
• Quy chế biểu quyết điện tử.

Các quy định nội bộ phải phù hợp với Luật Doanh nghiệp và không được hạn chế quyền hợp pháp của cổ đông.

4. Điều lệ nên quy định những nội dung nào?

Điều lệ hoặc Quy chế tổ chức họp trực tuyến nên quy định rõ:

• Nền tảng hoặc phương tiện được sử dụng;
• Cách thức gửi đường dẫn, tài khoản và mã truy cập;
• Phương thức xác thực danh tính cổ đông;
• Thời điểm mở và đóng hệ thống;
• Cách xác định cổ đông tham dự hợp lệ;
• Quyền phát biểu, thảo luận và đặt câu hỏi;
• Phương thức bỏ phiếu điện tử;
• Cách sửa đổi hoặc hủy phiếu đã gửi;
• Cách ghi nhận kết quả biểu quyết;
• Biện pháp xử lý sự cố kỹ thuật;
• Phương án bảo mật dữ liệu và thông tin cuộc họp;
• Cách lập, ký và lưu trữ biên bản điện tử.

Quy định càng cụ thể thì doanh nghiệp càng dễ chứng minh cuộc họp đã được tổ chức minh bạch và đúng trình tự.

5. Điều kiện tiến hành cuộc họp trực tuyến

Dù được tổ chức trực tuyến, cuộc họp vẫn phải đáp ứng điều kiện tiến hành Đại hội đồng cổ đông theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.

Việc xác định tỷ lệ tham dự phải tính cả:

• Cổ đông tham dự trực tiếp;
• Người được cổ đông ủy quyền;
• Cổ đông đăng nhập và tham dự hợp lệ qua hệ thống trực tuyến;
• Các trường hợp khác được công nhận là tham dự theo pháp luật và Điều lệ.

Hệ thống phải ghi nhận chính xác số cổ phần có quyền biểu quyết do những người tham dự đại diện để xác định cuộc họp có đủ điều kiện tiến hành hay không.

6. Trình tự tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến

6.1. Bước 1: Kiểm tra Điều lệ và quy chế nội bộ

Doanh nghiệp cần rà soát:

• Điều lệ hiện hành;
• Quy chế quản trị nội bộ;
• Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông;
• Quy định về tham dự và biểu quyết điện tử.

Nếu chưa có quy định đầy đủ, doanh nghiệp nên xây dựng quy chế tổ chức cụ thể trước khi tiến hành cuộc họp.

6.2. Bước 2: Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp

Danh sách cổ đông phải được lập theo quy định pháp luật và dữ liệu trong sổ đăng ký cổ đông.

Doanh nghiệp cần bảo đảm thông tin về:

• Họ tên hoặc tên tổ chức;
• Thông tin liên hệ;
• Số lượng cổ phần;
• Loại cổ phần;
• Số phiếu biểu quyết;
• Người đại diện theo ủy quyền, nếu có.

6.3. Bước 3: Chuẩn bị chương trình và tài liệu họp

Tài liệu thường bao gồm:

• Chương trình cuộc họp;
• Quy chế tổ chức họp trực tuyến;
• Quy chế biểu quyết;
• Báo cáo của Hội đồng quản trị;
• Báo cáo của Ban kiểm soát hoặc Ủy ban kiểm toán;
• Dự thảo nghị quyết;
• Phiếu biểu quyết điện tử;
• Hướng dẫn đăng nhập và sử dụng hệ thống.

6.4. Bước 4: Gửi thông báo mời họp

Thông báo mời họp phải được gửi đúng đối tượng, đúng thời hạn và theo phương thức được pháp luật, Điều lệ công ty quy định.

Ngoài các nội dung thông thường, thông báo họp trực tuyến nên nêu rõ:

• Đường dẫn truy cập;
• Tài khoản hoặc mã xác thực;
• Thiết bị và yêu cầu kỹ thuật;
• Thời gian thử nghiệm hệ thống;
• Cách thức phát biểu và đặt câu hỏi;
• Hướng dẫn biểu quyết;
• Đầu mối hỗ trợ kỹ thuật.

6.5. Bước 5: Xác thực cổ đông tham dự

Trước khi vào cuộc họp, doanh nghiệp cần áp dụng biện pháp xác thực phù hợp, chẳng hạn:

• Tài khoản và mật khẩu riêng;
• Mã xác thực dùng một lần;
• Đối chiếu giấy tờ pháp lý;
• Chữ ký số;
• Phương thức xác thực điện tử khác.

Mục đích là bảo đảm người đăng nhập đúng là cổ đông hoặc người được ủy quyền hợp lệ.

6.6. Bước 6: Tiến hành cuộc họp

Chủ tọa phải công bố:

• Số cổ đông tham dự;
• Tổng số cổ phần được đại diện;
• Điều kiện tiến hành cuộc họp;
• Chương trình làm việc;
• Quy chế thảo luận và biểu quyết;
• Cách xử lý sự cố kỹ thuật.

Hệ thống phải tạo điều kiện để cổ đông theo dõi nội dung, nghe phát biểu, gửi ý kiến và thực hiện quyền biểu quyết.

6.7. Bước 7: Biểu quyết và kiểm phiếu

Doanh nghiệp cần bảo đảm:

• Mỗi cổ đông biểu quyết đúng số phiếu được quyền sử dụng;
• Kết quả được ghi nhận chính xác;
• Không phát sinh tình trạng bỏ phiếu nhiều lần trái quy chế;
• Có thể kiểm tra và truy xuất dữ liệu khi xảy ra tranh chấp;
• Kết quả được công bố minh bạch tại cuộc họp.

6.8. Bước 8: Lập biên bản và ban hành nghị quyết

Biên bản cuộc họp trực tuyến cần ghi nhận:

• Thời gian và hình thức tổ chức;
• Địa điểm được xác định là nơi chủ tọa tham dự hoặc địa điểm khác theo Điều lệ;
• Danh sách và tỷ lệ cổ đông tham dự;
• Diễn biến cuộc họp;
• Các ý kiến thảo luận;
• Kết quả biểu quyết từng nội dung;
• Sự cố kỹ thuật và cách xử lý, nếu có;
• Nghị quyết được thông qua.

Doanh nghiệp nên lưu giữ bản ghi âm, ghi hình, dữ liệu đăng nhập và dữ liệu biểu quyết để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết.

7. Quyền của cổ đông phải được bảo đảm như thế nào?

Họp trực tuyến không được làm giảm hoặc hạn chế quyền của cổ đông.

Công ty phải tạo điều kiện để cổ đông:

• Nhận đầy đủ thông báo và tài liệu;
• Đăng nhập và tham dự đúng thời gian;
• Theo dõi toàn bộ diễn biến cuộc họp;
• Phát biểu và đặt câu hỏi;
• Thực hiện quyền biểu quyết;
• Ủy quyền cho người khác tham dự;
• Tiếp cận nghị quyết và biên bản theo quy định.

Nếu hệ thống kỹ thuật khiến một nhóm cổ đông không thể tham dự hoặc biểu quyết thì tính hợp lệ của cuộc họp và nghị quyết có thể bị tranh chấp.

8. Xử lý sự cố mất kết nối như thế nào?

Quy chế họp trực tuyến nên dự liệu trước các tình huống:

• Cổ đông mất kết nối;
• Hệ thống biểu quyết không hoạt động;
• Âm thanh hoặc hình ảnh bị gián đoạn;
• Không thể xác minh danh tính;
• Kết quả biểu quyết không được ghi nhận;
• Toàn bộ nền tảng họp bị ngừng hoạt động.

Tùy mức độ sự cố, chủ tọa có thể:

• Tạm dừng để khắc phục;
• Gia hạn thời gian biểu quyết;
• Cho phép cổ đông đăng nhập lại;
• Chuyển sang phương thức dự phòng;
• Hoãn hoặc tiếp tục cuộc họp theo quy định và Điều lệ.

Mọi sự cố và biện pháp xử lý cần được ghi nhận trong biên bản.

9. Lựa chọn nền tảng họp trực tuyến cần lưu ý gì?

Doanh nghiệp nên lựa chọn nền tảng đáp ứng các yêu cầu:

• Xác thực được người tham dự;
• Phân quyền truy cập;
• Ghi nhận thời điểm đăng nhập và đăng xuất;
• Hỗ trợ biểu quyết theo số cổ phần;
• Lưu trữ kết quả và nhật ký hệ thống;
• Có khả năng ghi âm hoặc ghi hình;
• Bảo mật thông tin và dữ liệu;
• Có phương án dự phòng khi xảy ra sự cố;
• Cho phép cổ đông phát biểu và gửi câu hỏi.

Đối với công ty có nhiều cổ đông, nền tảng họp thông thường có thể không đáp ứng đầy đủ yêu cầu về kiểm soát tư cách và số phiếu. Doanh nghiệp nên cân nhắc hệ thống chuyên dụng.

10. Những rủi ro pháp lý thường gặp

Một cuộc họp trực tuyến có thể phát sinh tranh chấp nếu:

• Thông báo mời họp không được gửi đúng thời hạn;
• Không cung cấp đầy đủ tài liệu cho cổ đông;
• Không xác thực chính xác người tham dự;
• Ghi nhận sai tỷ lệ cổ phần có mặt;
• Cổ đông không thể phát biểu hoặc biểu quyết;
• Hệ thống mất kết nối nhưng cuộc họp vẫn tiếp tục;
• Kết quả biểu quyết không thể kiểm tra;
• Biên bản không ghi nhận đầy đủ diễn biến;
• Quy trình tổ chức trái Điều lệ công ty.

Nếu vi phạm nghiêm trọng trình tự triệu tập, tổ chức và thông qua nghị quyết, cổ đông hoặc nhóm cổ đông đủ điều kiện có thể yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài xem xét hủy toàn bộ hoặc một phần nghị quyết.

Dịch vụ tư vấn doanh nghiệp tại DHtaxlaw

DHtaxlaw hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức và hoàn thiện hồ sơ Đại hội đồng cổ đông, bao gồm:

• Rà soát Điều lệ và quy chế quản trị;
• Soạn quy chế họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến;
• Chuẩn bị thông báo mời họp và tài liệu;
• Soạn biên bản, nghị quyết và hồ sơ biểu quyết;
• Tư vấn xác thực cổ đông và ủy quyền tham dự;
• Tư vấn xử lý sự cố, khiếu nại và tranh chấp;
• Dịch vụ thành lập công ty tại TPHCM;
• Dịch vụ thành lập doanh nghiệp;
• Đăng ký doanh nghiệp trọn gói;
• Tư vấn cấp, điều chỉnh Giấy phép kinh doanh;
• Thực hiện Thay đổi ERC khi phát sinh thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập hộ kinh doanh