CHI PHÍ TIỀN LƯƠNG ĐƯỢC TRỪ KHI TÍNH THUẾ TNDN: ĐIỀU KIỆN VÀ 5 LỖI KHIẾN DOANH NGHIỆP BỊ LOẠI CHI PHÍ

Tiền lương thường là khoản chi lớn nhất của doanh nghiệp, nhưng chi phí tiền lương được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp chỉ khi hồ sơ đầy đủ và đúng quy định. Khi quyết toán hoặc thanh tra thuế, đây là khoản hay bị loại nhất. DHtaxlaw tổng hợp điều kiện và các lỗi thường gặp.

1. Điều kiện chung của chi phí được trừ

Một khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN phải đáp ứng các điều kiện cơ bản:

• Thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh;
• Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định;
• Với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Riêng tiền lương, chứng từ chủ yếu là hợp đồng, bảng lương và chứng từ chi trả, không phải hóa đơn.

2. Hồ sơ để chi phí tiền lương được trừ

Doanh nghiệp nên chuẩn bị đủ:

• Hợp đồng lao động ghi rõ mức lương, phụ cấp;
• Quy chế lương, thưởng hoặc thỏa ước lao động tập thể, quy định cách tính lương, thưởng, phụ cấp;
• Bảng chấm công và bảng thanh toán lương có ký nhận;
• Chứng từ chi trả: ủy nhiệm chi qua ngân hàng hoặc phiếu chi có chữ ký người nhận;
• Hồ sơ đóng BHXH, khấu trừ thuế TNCN tương ứng.

3. Năm lỗi khiến chi phí tiền lương không được trừ

Lỗi 1: Chi không đúng hợp đồng hoặc quy chế

Khoản thưởng, phụ cấp không được ghi trong hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng hoặc thỏa ước lao động tập thể dễ bị loại khỏi chi phí được trừ.

Lỗi 2: Đã hạch toán nhưng thực tế không chi

Tiền lương đã ghi nhận chi phí nhưng không thực chi hoặc không có chứng từ thanh toán sẽ không được trừ.

Lỗi 3: Chi lương sau thời hạn quyết toán

Tiền lương của năm 2026 phải được chi trả trước thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN năm. Phần trích trước mà chi sau thời hạn này không được tính vào chi phí, trừ phần trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo đúng quy định.

Lỗi 4: Trả lương cho chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên là cá nhân

Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân và chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ không được tính vào chi phí được trừ.

Lỗi 5: Hồ sơ nhân sự không khớp

Bảng lương có tên người lao động nhưng không có hợp đồng, không đăng ký người phụ thuộc, không khấu trừ thuế TNCN hoặc không đóng BHXH đúng quy định là dấu hiệu cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ.

4. Nên làm gì trước khi quyết toán năm 2026?

• Rà soát quy chế lương thưởng, bổ sung các khoản thưởng Tết, thưởng hiệu suất dự kiến chi;
• Đối chiếu bảng lương với hợp đồng lao động và dữ liệu BHXH;
• Bảo đảm lương tháng 12/2026 và thưởng cuối năm được chi trước 31/03/2027.

Dịch vụ rà soát chi phí tiền lương của DHtaxlaw

DHtaxlaw hỗ trợ xây dựng quy chế lương thưởng, rà soát hồ sơ nhân sự và chứng từ, giúp chi phí tiền lương được trừ đầy đủ khi quyết toán thuế TNDN.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ kế toán, kê khai thuế, quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty vốn nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Thành lập công ty Việt Nam