XUẤT HÓA ĐƠN KHÔNG CÓ CHỮ KÝ SỐ CÓ BỊ PHẠT KHÔNG?

Trong thực tế hoạt động kinh doanh, nhiều kế toán, chủ cửa hàng hay doanh nghiệp vẫn băn khoăn: Xuất hóa đơn điện tử mà không ký số bên bán có bị xử phạt không? Với sự phổ biến của hóa đơn điện tử và chữ ký số, việc nhầm lẫn về yêu cầu nội dung và thời điểm ký số có thể khiến doanh nghiệp chịu phạt hành chính nặng. 

Bài viết này DHtaxlaw sẽ giải đáp một cách chi tiết, cụ thể về quy định pháp luật hiện hành, trường hợp được miễn ký số và mức phạt liên quan đến hóa đơn không ký số khi bắt buộc theo quy định mới nhất năm 2026.

1. Hóa đơn điện tử và chữ ký số — những khái niệm cơ bản

• Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là chứng từ điện tử ghi nhận giao dịch bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định pháp luật và được lưu trữ, quản lý bằng phương tiện điện tử.
• Chữ ký số là phương tiện xác thực danh tính người bán trên hóa đơn điện tử để đảm bảo tính pháp lý, chống chỉnh sửa trái phép. Một hóa đơn điện tử được xem là có hiệu lực pháp lý nếu đáp ứng đầy đủ các yêu cầu luật định, trong đó có chữ ký số khi bắt buộc.

2. Trường hợp bắt buộc phải ký số và trường hợp không bắt buộc

Theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP):

Trường hợp không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán: Các hóa đơn là tem, vé, thẻ điện tử nếu đủ điều kiện theo quy định thì không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán.

Nếu không thuộc các trường hợp được miễn ký số thì việc xuất hóa đơn không ký số là vi phạm quy định về nội dung hóa đơn.

3. Mức xử phạt khi xuất hóa đơn không ký số

Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi bổ sung):

Phạt tiền từ 4.000.000 — 8.000.000 VND đối với tổ chức: Hành vi lập hóa đơn mà không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định, trong đó có việc không ký số khi bắt buộc. 

Lưu ý: Đối với cá nhân vi phạm mức phạt là 1/2 mức phạt đối với tổ chức. 

Ngoài ra, nếu hóa đơn không ký số dẫn đến không khai thuế đúng thì còn có thể bị xử phạt bổ sung theo quy định quản lý thuế khác trong Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

4. Một số rủi ro pháp lý khác khi hóa đơn không hợp lệ

Ngoài phạt hành chính:

• Hóa đơn không hợp lệ (chưa ký số khi bắt buộc) có thể bị loại trừ khỏi chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Đối với hành vi lập, sử dụng trái phép hóa đơn còn có thể bị xử lý hình sự nếu có dấu hiệu lợi dụng để trốn thuế hoặc thu lợi bất chính.

5. Cách xuất hóa đơn đúng để tránh bị phạt

• Đảm bảo hóa đơn điện tử được tạo theo định dạng chuẩn và đủ các nội dung: tên doanh nghiệp, mã số thuế, ngày lập, danh sách hàng hóa/dịch vụ, tổng tiền giá trị, thuế GTGT…, và ký số của người bán khi bắt buộc.
• Kiểm tra đúng thời điểm ký số
• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp nhận.

6. Dịch vụ kế toán, báo cáo thuế cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp từ DHtaxlaw

Dịch vụ kế toán hộ kinh doanh, doanh nghiệp trọn gói tại DHtaxlaw sẽ giúp bạn yên tâm tuân thủ pháp luật, hạn chế rủi ro và tiết kiệm tối đa thời gian vận hành.

• Cung cấp gói dịch vụ linh hoạt theo quy mô và nhu cầu thực tế.
• Thực hiện kê khai thuế GTGT, thuế TNCN theo tháng/quý, đúng hạn, đúng quy định.
• Chủ động thông báo số thuế phải nộp khi phát sinh, tránh tình trạng nộp chậm, bị xử phạt.
• Hỗ trợ quản lý và xử lý hóa đơn thuế: xuất hóa đơn, kiểm tra sai sót, tư vấn sử dụng hóa đơn hợp lệ.
• Quản lý bảng lương, BHXH theo số lượng nhân sự phù hợp từng gói dịch vụ.
• Tư vấn, giải đáp chuyên môn về thuế, hóa đơn chứng từ, lao động – tiền lương, BHXH theo pháp luật hiện hành (tùy gói).
• Ghi nhận, tổng hợp sổ sách kế toán, giúp hộ kinh doanh, doanh nghiệp kiểm soát tài chính rõ ràng.
• Đại diện làm việc với cơ quan Thuế, BHXH (gói VIP), giảm áp lực và rủi ro pháp lý cho chủ hộ

Kết luận

Xuất hóa đơn không có chữ ký số của bên bán trong trường hợp pháp luật yêu cầu là một hành vi vi phạm nội dung hóa đơn, bị xử phạt hành chính từ 4 triệu đến 8 triệu đồng cho tổ chức (cá nhân mức phạt thấp hơn). 

Việc tuân thủ các quy định về nội dung và chữ ký số của hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị phạt mà còn đảm bảo tính pháp lý, minh bạch trong hồ sơ thuế.

Nếu cần hỗ trợ tư vấn các vấn đề liên quan đến thuế, kế toán, liên hệ DHtaxlaw để được hỗ trợ sớm nhất.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: 80/35 Đường số 3, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài 

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ giải thể công ty