TRÌNH TỰ THỰC HIỆN NGỪNG SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ HIỆN NAY ĐƯỢC THỰC HIỆN RA SAO?

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể phát sinh các trường hợp tạm ngừng kinh doanh, chấm dứt mã số thuế, bị cưỡng chế thuế hoặc rơi vào diện rủi ro cao, dẫn đến việc bắt buộc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Vậy trình tự ngừng sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay được thực hiện như thế nào? Sau khi ngừng sử dụng, hóa đơn, chứng từ phải được bảo quản, lưu trữ ra sao? Và có được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy không?

Bài viết dưới đây của Luật và Kế toán Việt Mỹ sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ quy trình theo quy định mới nhất áp dụng năm 2026.

1. Trình tự thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành

Căn cứ khoản 2 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 12 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trình tự ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện như sau:

1.1 Trường hợp hệ thống thuế tự động ngừng tiếp nhận hóa đơn

Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế tự động ngừng tiếp nhận hóa đơn điện tử và không gửi thông báo đối với người nộp thuế thuộc các trường hợp:

• Chấm dứt hiệu lực mã số thuế
• Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký theo thông báo của cơ quan thuế
• Bị cưỡng chế nợ thuế
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chuyển đổi phương pháp tính thuế

⏱ Thời điểm ngừng tiếp nhận được tính kể từ ngày phát sinh sự kiện pháp lý tương ứng.

1.2 Trường hợp cơ quan thuế gửi thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-NSD đối với người nộp thuế khi:

• Có thông báo tạm ngừng kinh doanh của cơ quan có thẩm quyền
• Người nộp thuế có văn bản đề nghị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
• Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Sau khi gửi thông báo, hệ thống thuế sẽ ngừng tiếp nhận hóa đơn điện tử của người nộp thuế theo đúng thời điểm ghi nhận.

1.3 Trường hợp yêu cầu giải trình trước khi ngừng sử dụng hóa đơn

Đối với người nộp thuế thuộc diện:

• Có dấu hiệu vi phạm về hóa đơn
• Thuộc diện rủi ro rất cao về thuế

Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo yêu cầu giải trình hoặc bổ sung hồ sơ trong vòng 01 ngày làm việc.

Quy trình xử lý:

• Người nộp thuế có tối đa 02 ngày làm việc để giải trình
• Nếu giải trình hợp lệ → được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử
• Nếu giải trình không hợp lệ hoặc không giải trình → bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo của cơ quan thuế

2. Quy định về bảo quản và lưu trữ hóa đơn, chứng từ

Theo Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc bảo quản và lưu trữ hóa đơn, chứng từ được thực hiện như sau:

2.1 Nguyên tắc chung khi lưu trữ hóa đơn

Hóa đơn, chứng từ phải được bảo quản đảm bảo:

• An toàn, bảo mật và toàn vẹn dữ liệu
• Không bị thay đổi, sai lệch nội dung
• Lưu trữ đúng thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán

2.2 Lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử

• Hóa đơn điện tử được lưu trữ bằng phương tiện điện tử
• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh được lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp với điều kiện công nghệ
• Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng tra cứu hoặc in ra giấy khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền

2.3 Lưu trữ hóa đơn giấy, chứng từ in

• Hóa đơn chưa sử dụng: lưu trữ như chứng từ có giá
• Hóa đơn đã lập:
  • Đơn vị kế toán: lưu trữ theo quy định kế toán
  • Hộ, cá nhân không phải đơn vị kế toán: lưu trữ như tài sản riêng

3. Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sang hóa đơn giấy như thế nào?

Theo Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc chuyển đổi được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

3.1 Trường hợp được phép chuyển đổi

Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi sang hóa đơn giấy khi:

• Phục vụ nghiệp vụ kinh tế – tài chính
• Theo yêu cầu của cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra, kiểm tra hoặc điều tra

3.2 Điều kiện khi chuyển đổi

• Nội dung hóa đơn giấy phải khớp hoàn toàn với hóa đơn điện tử gốc
• Việc chuyển đổi chỉ nhằm lưu trữ, ghi sổ, đối chiếu

Lưu ý quan trọng: 

Hóa đơn giấy được chuyển đổi không có giá trị giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

4. Dịch vụ tư vấn hóa đơn điện tử – ngừng sử dụng, lưu trữ, chuyển đổi tại DHtaxlaw

Việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không đúng trình tự có thể dẫn đến:

• Bị xử phạt vi phạm hành chính
• Bị đánh giá rủi ro thuế cao
• Gặp khó khăn khi quyết toán, thanh tra thuế

DHtaxlaw cung cấp dịch vụ tư vấn và xử lý hóa đơn điện tử trọn gói, bao gồm:

• Tư vấn điều kiện và trình tự ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
• Soạn thảo, nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan thuế
• Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử đúng chuẩn pháp luật
• Tư vấn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy hợp lệ
• Hỗ trợ sau ngừng sử dụng hóa đơn, quyết toán thuế.

Kết luận

Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là thao tác kỹ thuật mà còn là thủ tục pháp lý quan trọng gắn liền với nghĩa vụ thuế của người nộp thuế. Việc nắm rõ trình tự thực hiện, quy định lưu trữ và chuyển đổi hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý và xử phạt không đáng có.

Trong trường hợp chưa am hiểu quy định hoặc cần xử lý nhanh, chính xác, dịch vụ hóa đơn điện tử tại DHtaxlaw sẽ là giải pháp an toàn, tiết kiệm và hiệu quả cho bạn trong năm 2026 và các năm tiếp theo.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: 80/35 Đường số 3, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài 

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn Nước ngoài