TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CẤP GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG NƯỚC NGOÀI NĂM 2026 MỚI NHẤT

Từ năm 2026, thủ tục cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam tiếp tục thực hiện theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP với nhiều điểm mới quan trọng nhằm đơn giản hóa hồ sơ, rút ngắn quy trình xử lý và tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự quốc tế.

Trong bối cảnh Việt Nam đang thu hút mạnh nguồn nhân lực chất lượng cao trong các lĩnh vực công nghệ, AI, bán dẫn, tài chính và chuyển đổi số, việc nắm rõ quy trình xin giấy phép lao động là điều cần thiết đối với cả doanh nghiệp và người lao động nước ngoài.

Vậy hồ sơ xin giấy phép lao động gồm những gì? Thời gian giải quyết bao lâu? Điều kiện cấp giấy phép lao động năm 2026 ra sao? Bài viết dưới đây sẽ cập nhật đầy đủ và chi tiết.

1. Giấy phép lao động cho người nước ngoài là gì?

Giấy phép lao động (Work Permit) là văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp cho người lao động nước ngoài đủ điều kiện làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

Đây là giấy tờ bắt buộc đối với phần lớn người lao động nước ngoài khi làm việc tại:

• Doanh nghiệp Việt Nam;
• Công ty có vốn đầu tư nước ngoài;
• Văn phòng đại diện;
• Nhà thầu;
• Tổ chức quốc tế;
• Dự án đầu tư tại Việt Nam.

Người lao động nước ngoài làm việc không có giấy phép lao động có thể bị xử phạt, buộc xuất cảnh hoặc doanh nghiệp sử dụng lao động bị xử lý vi phạm theo quy định pháp luật.

2. Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài năm 2026

2.1. Hồ sơ cấp giấy phép lao động lần đầu

Theo Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động lần đầu gồm:

Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động

Người sử dụng lao động phải chuẩn bị:

• Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài;
• Đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Giấy khám sức khỏe

Yêu cầu:

• Do cơ sở khám chữa bệnh đủ điều kiện cấp;
• Có giá trị trong vòng 12 tháng.

Trường hợp giấy khám sức khỏe do nước ngoài cấp:

• Phải được công nhận theo điều ước quốc tế hoặc thỏa thuận song phương;
• Còn hiệu lực sử dụng.

Hộ chiếu

• Hộ chiếu còn thời hạn theo quy định;
• Có đầy đủ thông tin cá nhân và visa nhập cảnh hợp lệ.

Phiếu lý lịch tư pháp

Bao gồm:

• Phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam; hoặc
• Giấy xác nhận không có án tích của nước ngoài.

Lưu ý:

• Được cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.

Ảnh chân dung

• 02 ảnh màu kích thước 4x6cm;
• Nền trắng;
• Chụp không quá 06 tháng.

Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc

Tùy trường hợp cụ thể, hồ sơ có thể gồm:

• Văn bản cử sang làm việc;
• Hợp đồng cung cấp dịch vụ;
• Văn bản điều động nội bộ;
• Hồ sơ tham gia dự án;
• Giấy tờ góp vốn đầu tư.

Giấy tờ chứng minh chuyên môn

Người lao động nước ngoài cần chứng minh thuộc một trong các nhóm:

• Nhà quản lý;
• Giám đốc điều hành;
• Chuyên gia;
• Lao động kỹ thuật.

Các giấy tờ phổ biến gồm:

• Bằng đại học;
• Chứng chỉ chuyên môn;
• Văn bản xác nhận kinh nghiệm;
• Quyết định bổ nhiệm;
• Điều lệ công ty;
• Tài liệu chứng minh vị trí công việc.

3. Hồ sơ đối với trường hợp đã có giấy phép lao động

Theo Điều 20 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, một số trường hợp được đơn giản hóa hồ sơ.

3.1. Trường hợp chuyển sang công ty khác nhưng giữ nguyên vị trí

Hồ sơ gồm:

• Giấy xác nhận đang làm việc;
• Giấy phép lao động đã được cấp;
• Hồ sơ chứng minh vị trí công việc;
• Văn bản đề nghị cấp giấy phép mới.

3.2. Trường hợp thay đổi vị trí công việc

Người lao động cần bổ sung:

• Tài liệu chứng minh vị trí mới;
• Hồ sơ chứng minh hình thức làm việc mới.

3.3. Trường hợp tiếp tục làm việc sau khi đã gia hạn giấy phép

Hồ sơ gồm:

• Giấy khám sức khỏe;
• Hộ chiếu;
• Ảnh;
• Bản sao giấy phép lao động đã cấp;
• Hồ sơ liên quan khác theo quy định.

4. Trình tự, thủ tục cấp giấy phép lao động năm 2026

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp và người lao động nước ngoài chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định pháp luật.

Lưu ý:

• Giấy tờ nước ngoài cần hợp pháp hóa lãnh sự;
• Dịch sang tiếng Việt và công chứng đầy đủ.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Trong thời hạn:

• Từ 60 ngày đến ít nhất 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc,

người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đến:

• Trung tâm Phục vụ hành chính công;
• Hoặc cơ quan được UBND cấp tỉnh phân cấp tiếp nhận hồ sơ.

Hình thức nộp:

• Trực tiếp;
• Qua bưu điện;
• Qua dịch vụ công trực tuyến;
• Ủy quyền cho đơn vị dịch vụ.

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Cơ quan có thẩm quyền sẽ:

• Kiểm tra tính hợp lệ;
• Thẩm định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài;
• Xem xét điều kiện cấp giấy phép lao động.

Bước 4: Cấp giấy phép lao động

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ:

• Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động.

Nếu từ chối:

• Phải trả lời bằng văn bản;
• Nêu rõ lý do trong vòng 03 ngày làm việc.

5. Thời hạn giấy phép lao động năm 2026

Theo Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP:

Giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của:

• Hợp đồng lao động;
• Văn bản cử sang làm việc;
• Hợp đồng dịch vụ;
• Dự án đầu tư;
• Thỏa thuận hợp tác;
• Giấy phép hoạt động doanh nghiệp.

Tuy nhiên:

• Thời hạn tối đa không quá 02 năm.

Sau khi hết hạn, doanh nghiệp có thể làm thủ tục gia hạn nếu đủ điều kiện.

6. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy phép lao động cho người nước ngoài

Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Hồ sơ bằng tiếng nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự;
• Dịch công chứng sang tiếng Việt;
• Người lao động chỉ được làm việc đúng vị trí ghi trên giấy phép;
• Làm việc tại nhiều tỉnh thành phải thông báo cơ quan có thẩm quyền;
• Sau khi được cấp giấy phép lao động, hai bên phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản.

Ngoài ra, doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt rất cao theo quy định hiện hành.

7. Dịch vụ làm giấy phép lao động cho người nước ngoài uy tín, nhanh chóng

Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài thường khá phức tạp do liên quan đến:

• Hợp pháp hóa lãnh sự;
• Dịch thuật công chứng;
• Chứng minh kinh nghiệm;
• Chứng minh chuyên môn;
• Thẩm định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.

Chỉ cần sai sót nhỏ trong hồ sơ cũng có thể khiến doanh nghiệp phải bổ sung nhiều lần hoặc bị từ chối cấp phép.

Vì vậy, nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn sử dụng dịch vụ làm giấy phép lao động trọn gói nhằm tiết kiệm thời gian và đảm bảo đúng quy định.

Dịch vụ hỗ trợ tại DHtaxlaw bao gồm:

• Tư vấn điều kiện xin giấy phép lao động;
• Kiểm tra hồ sơ pháp lý doanh nghiệp;
• Hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự;
• Dịch thuật công chứng hồ sơ;
• Soạn thảo biểu mẫu theo quy định mới nhất;
• Đại diện nộp hồ sơ và theo dõi kết quả;
• Hỗ trợ xin thẻ tạm trú sau khi có work permit.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ

• Tiết kiệm thời gian xử lý;
• Hạn chế sai sót hồ sơ;
• Được hỗ trợ trọn gói từ A-Z;
• Cập nhật nhanh quy định mới nhất năm 2026;
• Chi phí minh bạch, rõ ràng.

Kết luận

Năm 2026, thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam tiếp tục được điều chỉnh theo hướng minh bạch và thuận lợi hơn cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, do hồ sơ yêu cầu nhiều giấy tờ pháp lý, chuyên môn và thủ tục hợp pháp hóa khá phức tạp nên doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh kéo dài thời gian xử lý.

Việc nắm rõ hồ sơ, quy trình và thời hạn cấp giấy phép lao động sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài đúng quy định pháp luật và hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình hoạt động.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài 

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn Nước ngoài