THỦ TỤC TRẢ THẺ TẠM TRÚ CHO NGƯỜI NƯỚC NGOÀI MỚI NHẤT 2026

Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card – TRC) là giấy tờ quan trọng giúp người nước ngoài được cư trú hợp pháp tại Việt Nam trong thời hạn nhất định. Tuy nhiên, khi người nước ngoài nghỉ việc, thay đổi đơn vị bảo lãnh, chuyển mục đích cư trú hoặc không còn đủ điều kiện lưu trú, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục trả thẻ tạm trú cho người nước ngoài theo quy định.

Việc trả lại thẻ tạm trú đúng thời hạn không chỉ giúp doanh nghiệp chấm dứt trách nhiệm bảo lãnh mà còn hạn chế các rủi ro pháp lý liên quan đến quản lý lao động nước ngoài.

Trong bài viết dưới đây, DHtaxlaw sẽ hướng dẫn chi tiết các trường hợp phải trả thẻ tạm trú, hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình thực hiện và những lưu ý quan trọng khi xử lý thủ tục này.

1. Khi nào cần trả thẻ tạm trú cho người nước ngoài?

Thẻ tạm trú của người nước ngoài được cấp dựa trên mục đích nhập cảnh và sự bảo lãnh của cá nhân, tổ chức tại Việt Nam. Khi lý do cư trú không còn phù hợp, doanh nghiệp hoặc người bảo lãnh cần thực hiện thủ tục thu hồi, trả lại thẻ tạm trú cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.

Một số trường hợp phổ biến cần trả thẻ tạm trú gồm:

1.1. Người nước ngoài chấm dứt hợp đồng lao động

Đây là trường hợp thường gặp nhất đối với người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục trả thẻ tạm trú khi:

• Người lao động nước ngoài nghỉ việc trước thời hạn hợp đồng; 
• Hợp đồng lao động hết hạn và không tiếp tục gia hạn;  
• Người nước ngoài chuyển sang làm việc cho doanh nghiệp khác; 
• Doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng lao động; 
• Công ty giải thể, ngừng hoạt động hoặc không còn nhu cầu bảo lãnh. 

Khi quan hệ lao động kết thúc, thẻ tạm trú được cấp theo diện lao động không còn phù hợp và cần được xử lý theo quy định.

1.2. Người nước ngoài thay đổi mục đích cư trú

Trong trường hợp người nước ngoài chuyển từ diện lao động sang đầu tư, thăm thân hoặc mục đích cư trú khác, thẻ tạm trú cũ có thể phải được thu hồi để làm thủ tục cấp loại visa hoặc thẻ tạm trú mới.

Ví dụ:

• Người lao động chuyển sang làm nhà đầu tư; 
• Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam; 
• Người nước ngoài thay đổi công ty bảo lãnh. 

1.3. Người nước ngoài không còn đủ điều kiện được cấp thẻ tạm trú

Một số trường hợp khác có thể dẫn đến việc trả thẻ tạm trú như:

• Hộ chiếu hết hạn hoặc thay đổi thông tin hộ chiếu;  
• Giấy phép lao động hết hạn hoặc bị thu hồi; 
• Người nước ngoài vi phạm quy định về xuất nhập cảnh;  
• Người nước ngoài không còn đáp ứng điều kiện cư trú tại Việt Nam.

2. Hồ sơ trả thẻ tạm trú cho người nước ngoài

Để thực hiện thủ tục trả thẻ tạm trú cho người nước ngoài, doanh nghiệp hoặc cá nhân bảo lãnh cần chuẩn bị hồ sơ gồm:

Hồ sơ cơ bản bao gồm:

• Công văn đề nghị thu hồi, hủy giá trị thẻ tạm trú theo mẫu quy định; 
• Hộ chiếu bản gốc của người nước ngoài; 
• Thẻ tạm trú bản gốc còn thời hạn; 
• Văn bản giải trình lý do trả thẻ tạm trú (nếu cần);  
• Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động hoặc tài liệu chứng minh việc thay đổi mục đích cư trú; 
• Giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận miễn giấy phép lao động (nếu thuộc diện lao động); 
• Giấy giới thiệu hoặc văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ. 

Tùy từng trường hợp cụ thể, cơ quan xuất nhập cảnh có thể yêu cầu bổ sung thêm giấy tờ để kiểm tra thông tin.

3. Quy trình trả thẻ tạm trú cho người nước ngoài

Thủ tục trả thẻ tạm trú được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp bảo lãnh cần kiểm tra tình trạng cư trú của người nước ngoài, xác định lý do thu hồi và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu.

Đặc biệt, cần đảm bảo:

• Thẻ tạm trú còn bản gốc; 
• Thông tin trên hồ sơ trùng khớp với hộ chiếu; 
• Có tài liệu chứng minh việc chấm dứt hoặc thay đổi mục đích cư trú. 

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan xuất nhập cảnh

Hồ sơ được nộp tại:

• Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an; 
• Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp hoặc người nước ngoài cư trú. 

Tại TP.HCM, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh có thẩm quyền trên địa bàn.

Bước 3: Cơ quan chức năng kiểm tra hồ sơ

Cơ quan xuất nhập cảnh sẽ:

• Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ; 
• Xác nhận lý do thu hồi; 
• Tiến hành hủy giá trị sử dụng của thẻ tạm trú. 

Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, doanh nghiệp sẽ được hướng dẫn bổ sung.

Bước 4: Nhận kết quả

Sau khi hoàn tất thủ tục, cơ quan quản lý xuất nhập cảnh xác nhận việc thu hồi thẻ tạm trú.

Thông thường, thời gian xử lý khoảng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

4. Người nước ngoài không trả thẻ tạm trú có bị ảnh hưởng không? 

Trường hợp người nước ngoài không thực hiện trả thẻ tạm trú khi không còn đủ điều kiện cư trú có thể phát sinh nhiều rủi ro như:

• Bị xem là cư trú không đúng quy định; 
• Bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực xuất nhập cảnh; 
• Bị yêu cầu xuất cảnh khỏi Việt Nam; 
• Gặp khó khăn khi xin visa, thẻ tạm trú hoặc nhập cảnh Việt Nam trong tương lai. 

Đối với doanh nghiệp bảo lãnh, việc không thực hiện thủ tục thu hồi thẻ tạm trú đúng quy định có thể ảnh hưởng đến trách nhiệm quản lý người lao động nước ngoài.

Do đó, doanh nghiệp nên chủ động thực hiện thủ tục ngay khi người nước ngoài nghỉ việc hoặc thay đổi mục đích cư trú.

5. Lưu ý khi thực hiện thủ tục trả thẻ tạm trú 

Khi thực hiện thủ tục trả thẻ tạm trú cho người nước ngoài, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Nên thực hiện thủ tục ngay sau khi chấm dứt quan hệ lao động hoặc thay đổi mục đích cư trú; 
• Cần giữ lại giấy biên nhận, công văn và hồ sơ chứng minh đã hoàn tất việc thu hồi; 
• Nếu người nước ngoài làm mất thẻ tạm trú, cần có văn bản giải trình và thực hiện thủ tục hủy giá trị thẻ; 
• Không nên để người nước ngoài tiếp tục sử dụng thẻ tạm trú không còn phù hợp để cư trú tại Việt Nam.

6. Dịch vụ trả thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại DHtaxlaw

Thủ tục trả thẻ tạm trú tuy không quá phức tạp nhưng yêu cầu doanh nghiệp phải chuẩn bị đúng hồ sơ và thực hiện đúng quy trình. Đặc biệt, các vấn đề liên quan đến người nước ngoài thường có nhiều quy định chuyên ngành, dễ phát sinh sai sót nếu doanh nghiệp tự thực hiện.

DHtaxlaw cung cấp dịch vụ thẻ tạm trú cho người nước ngoài với giải pháp hỗ trợ toàn diện:

• Tư vấn điều kiện và trường hợp cần trả thẻ tạm trú; 
• Kiểm tra hồ sơ, hướng dẫn chuẩn bị giấy tờ cần thiết; 
• Hỗ trợ soạn thảo công văn, biểu mẫu theo quy định; 
• Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan xuất nhập cảnh; 
• Theo dõi tiến trình xử lý và nhận kết quả; 
• Tư vấn các thủ tục tiếp theo như xin visa mới, làm TRC tại TPHCM hoặc cấp lại thẻ tạm trú theo mục đích mới. 

Ngoài hỗ trợ thủ tục trả thẻ, DHtaxlaw còn cung cấp các dịch vụ liên quan như:

• Dịch vụ làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài; 
• Làm TRC tại TPHCM; 
• TRC cho nhà đầu tư; 
• Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài; 
• Gia hạn visa, chuyển đổi mục đích visa. 

7. Câu hỏi thường gặp về thủ tục trả thẻ tạm trú cho người nước ngoài

1. Ai có trách nhiệm trả thẻ tạm trú cho người nước ngoài?

Thông thường, doanh nghiệp hoặc tổ chức bảo lãnh là đơn vị phối hợp thực hiện thủ tục thu hồi, trả thẻ tạm trú khi người nước ngoài không còn làm việc hoặc không còn đủ điều kiện cư trú.

2. Trả thẻ tạm trú mất bao lâu?

Thời gian giải quyết thường khoảng 5 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

3. Người nước ngoài chuyển sang công ty mới có cần trả thẻ tạm trú cũ không?

Có. Thẻ tạm trú cũ được cấp dựa trên sự bảo lãnh của doanh nghiệp trước đó cần được xử lý trước khi thực hiện thủ tục xin cấp mới theo doanh nghiệp bảo lãnh mới.

4. Có bắt buộc phải trả thẻ tạm trú bản gốc không?

Có. Trường hợp mất thẻ, người nước ngoài cần thực hiện thủ tục khai báo và đề nghị hủy giá trị sử dụng của thẻ theo quy định.

Kết luận

Thủ tục trả thẻ tạm trú cho người nước ngoài là bước cần thiết nhằm đảm bảo doanh nghiệp hoàn thành trách nhiệm bảo lãnh và người nước ngoài chấm dứt tình trạng cư trú không còn phù hợp tại Việt Nam.

Việc thực hiện đúng hồ sơ, đúng thời hạn giúp hạn chế rủi ro bị xử phạt, đồng thời tạo thuận lợi cho các thủ tục nhập cảnh, xin visa hoặc làm thẻ tạm trú mới trong tương lai.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ dịch vụ thẻ tạm trú cho người nước ngoài, làm TRC tại TPHCM hoặc TRC cho nhà đầu tư, DHtaxlaw sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ thủ tục nhanh chóng, chính xác theo quy định hiện hành.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ xin cấp Thẻ tạm trú, visa, giấy phép lao động

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn Nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập hộ kinh doanh