THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ DOANH NGHIỆP CÓ CẦN LÀM VIỆC VỚI CƠ QUAN THUẾ?

Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp phát sinh nhu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở chính để mở rộng quy mô hoặc phù hợp với chiến lược kinh doanh. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp băn khoăn liệu khi thay đổi địa chỉ công ty có phải thực hiện thủ tục với cơ quan thuế hay không.

Theo quy định mới nhất, nghĩa vụ thực hiện thủ tục thuế phụ thuộc vào việc thay đổi địa chỉ có làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hay không. Bài viết dưới đây của DHtaxlaw sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy định pháp luật và các vấn đề liên quan đến thủ tục thay đổi ERC khi chuyển địa chỉ trụ sở.

1. Khi nào doanh nghiệp phải làm thủ tục với cơ quan thuế khi thay đổi địa chỉ?

Theo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì phải hoàn tất thủ tục chuyển địa điểm với cơ quan thuế trước khi thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Như vậy:

Trường hợp phải thực hiện thủ tục với cơ quan thuế

Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chốt thuế hoặc chuyển cơ quan quản lý thuế khi:

• Chuyển trụ sở sang quận, huyện khác dẫn đến thay đổi chi cục thuế quản lý;
• Chuyển sang tỉnh, thành phố khác;
• Thay đổi địa chỉ làm phát sinh việc chuyển cơ quan thuế quản lý người nộp thuế.

Sau khi hoàn tất thủ tục với cơ quan thuế, doanh nghiệp mới được thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp không phải làm thủ tục với cơ quan thuế

Nếu việc thay đổi địa chỉ không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Ví dụ:

• Đổi số nhà;
• Thay đổi tên đường;
• Chuyển địa chỉ trong cùng địa bàn quản lý của cơ quan thuế hiện tại.

2. Cơ quan nào có thẩm quyền cấp đăng ký doanh nghiệp?

Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định rõ thẩm quyền đăng ký doanh nghiệp thuộc về cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

Cơ quan này có trách nhiệm:

• Tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp;
• Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ;
• Cấp hoặc từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký theo quy định.

3. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã có được cấp đăng ký doanh nghiệp không?

Câu trả lời là không.

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã chỉ thực hiện các thủ tục liên quan đến hộ kinh doanh, bao gồm:

• Tiếp nhận hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh;
• Xem xét tính hợp lệ hồ sơ;
• Cấp hoặc từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

Do đó, đối với các thủ tục như:

• Thành lập công ty;
• Thay đổi ERC;
• Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp;
• Thay đổi địa chỉ trụ sở;

Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh theo quy định.

4. Cách tính thuế thu nhập doanh nghiệp từ ngày 01/10/2025

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp được xác định theo công thức:

Thuế TNDN phải nộp = Thu nhập tính thuế × Thuế suất

Bên cạnh phương pháp tính thông thường, Chính phủ được giao quy định việc tính thuế theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu đối với một số trường hợp đặc biệt như:

• Một số doanh nghiệp nước ngoài phát sinh thu nhập tại Việt Nam;
• Doanh nghiệp có doanh thu không quá 03 tỷ đồng/năm nhưng không xác định được chi phí hoặc thu nhập;
• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và một số tổ chức khác có doanh thu nhưng không xác định được đầy đủ chi phí sản xuất kinh doanh.

Quy định này chính thức có hiệu lực từ ngày 01/10/2025.

5. Các khoản chi không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, doanh nghiệp cần lưu ý một số khoản chi không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, bao gồm:

1. Khoản chi không đáp ứng điều kiện theo quy định

Các khoản chi không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc không có đầy đủ chứng từ hợp lệ sẽ không được khấu trừ.

2. Tiền phạt vi phạm hành chính

Bao gồm:

• Phạt giao thông;
• Phạt thuế;
• Phạt vi phạm lao động;
• Các khoản xử phạt hành chính khác.

3. Các khoản chi được tài trợ hoặc bù đắp từ nguồn khác

Khoản chi đã được ngân sách hoặc tổ chức khác hỗ trợ sẽ không được tính vào chi phí được trừ.

4. Các khoản chi vượt mức quy định

Bao gồm:

• Chi phí quản lý phân bổ;
• Chi phí phúc lợi cho người lao động;
• Chi phí lãi vay trong giao dịch liên kết;
• Các khoản đóng góp bảo hiểm bổ sung vượt mức cho phép.

5. Trích lập dự phòng không đúng quy định

Các khoản dự phòng vượt mức hoặc không đúng đối tượng sẽ không được khấu trừ.

6. Khấu hao tài sản cố định không đúng quy định

Phần khấu hao vượt khung hoặc không đủ điều kiện ghi nhận tài sản cố định sẽ bị loại khi tính thuế.

7. Các khoản trích trước không đúng quy định

Những khoản dự kiến chi nhưng không đáp ứng điều kiện theo pháp luật sẽ không được tính vào chi phí hợp lý.

8. Tiền lương, tiền công không đủ điều kiện

Ví dụ:

• Lương của chủ doanh nghiệp tư nhân;
• Lương của chủ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ;
• Khoản tiền lương đã hạch toán nhưng thực tế không chi trả.

9. Chi phí lãi vay không hợp lệ

Bao gồm:

• Lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ chưa góp đủ;
• Lãi vay vượt mức cho phép;
• Một số khoản lãi vay đặc thù theo quy định của pháp luật.

10. Thuế và các khoản phải nộp không được khấu trừ

Bao gồm:

• Thuế thu nhập doanh nghiệp;
• Một số khoản thuế GTGT không đủ điều kiện;
• Tiền chậm nộp thuế;
• Các khoản phí, lệ phí không được tính vào chi phí theo quy định.

11. Các khoản tài trợ không đúng đối tượng

Các khoản tài trợ không thuộc trường hợp được pháp luật cho phép sẽ không được tính vào chi phí được trừ.

6. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi thay đổi địa chỉ trụ sở?

Để tránh hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý, doanh nghiệp nên:

• Kiểm tra trước việc thay đổi địa chỉ có làm thay đổi cơ quan thuế quản lý hay không;
• Hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi chuyển địa điểm;
• Cập nhật thông tin trên hóa đơn điện tử, tài khoản ngân hàng và các giấy phép liên quan;
• Thực hiện thủ tục thay đổi ERC đúng thời hạn theo quy định.

7. Dịch vụ thay đổi địa chỉ doanh nghiệp tại DHtaxlaw

DHtaxlaw cung cấp dịch vụ trọn gói hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các thủ tục pháp lý như:

• Thành lập công ty;
• Thay đổi ERC;
• Thay đổi địa chỉ trụ sở chính;
• Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp;
• Đăng ký hộ kinh doanh;
• Tư vấn thuế và kế toán doanh nghiệp.

Khi sử dụng dịch vụ tại DHtaxlaw, khách hàng được hỗ trợ:

✔ Tư vấn đầy đủ quy định pháp luật mới nhất;

✔ Soạn thảo hồ sơ chính xác, đúng quy định;

✔ Đại diện làm việc với cơ quan nhà nước;

✔ Theo dõi hồ sơ đến khi nhận kết quả;

✔ Tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của DHtaxlaw – Chúng tôi luôn đồng hành cùng bạn trong mọi quyết định tài chính và pháp lý.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập hộ kinh doanh