QUY TRÌNH BẦU THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN

Hội đồng quản trị (HĐQT) là cơ quan quản lý có vai trò quan trọng trong việc định hướng chiến lược và giám sát hoạt động của công ty cổ phần. Vì vậy, việc bầu thành viên Hội đồng quản trị phải được thực hiện đúng trình tự, đúng thẩm quyền và tuân thủ quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 cũng như Điều lệ công ty.

Trong bài viết dưới đây, DHtaxlaw sẽ phân tích chi tiết về quy trình bầu thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần, thẩm quyền quyết định, phương thức bầu cử và quy định về số lượng thành viên HĐQT theo pháp luật hiện hành.

1. Ai có thẩm quyền bầu thành viên Hội đồng quản trị?

Theo Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020, Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần và có thẩm quyền:

• Bầu thành viên Hội đồng quản trị; 
• Miễn nhiệm thành viên Hội đồng quản trị; 
• Bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị; 
• Bầu Kiểm soát viên (nếu công ty có Ban kiểm soát). 

Điều này đồng nghĩa, Hội đồng quản trị hoặc người đại diện theo pháp luật không có quyền tự bổ nhiệm thành viên HĐQT nếu không có nghị quyết hợp lệ của Đại hội đồng cổ đông.

2. Khi nào công ty phải tổ chức bầu thành viên Hội đồng quản trị?

Việc bầu thành viên Hội đồng quản trị được thực hiện trong nhiều trường hợp khác nhau, bao gồm:

• Hết nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị; 
• Thành lập công ty cổ phần mới; 
• Thành viên HĐQT từ chức, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm; 
• Thành viên HĐQT chết, mất năng lực hành vi dân sự hoặc không còn đủ điều kiện theo luật; 
• Số lượng thành viên HĐQT còn lại thấp hơn mức tối thiểu theo quy định của Luật Doanh nghiệp hoặc Điều lệ công ty. 

Trong trường hợp số lượng thành viên HĐQT không còn đáp ứng điều kiện tối thiểu, Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường để tiến hành bầu bổ sung theo quy định.

3. Quy trình bầu thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần

Để đảm bảo tính hợp pháp của nghị quyết bầu thành viên Hội đồng quản trị, doanh nghiệp cần thực hiện đúng trình tự theo Luật Doanh nghiệp.

3.1. Bước 1: Chuẩn bị danh sách ứng cử viên

Người triệu tập Đại hội đồng cổ đông có trách nhiệm:

• Lập danh sách ứng cử viên; 
• Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu liên quan; 
• Công bố đầy đủ thông tin về từng ứng viên trước cuộc họp theo quy định.  

Việc công khai thông tin giúp cổ đông có đầy đủ cơ sở để xem xét và lựa chọn ứng viên phù hợp.

3.2. Bước 2: Triệu tập Đại hội đồng cổ đông

Đại hội đồng cổ đông được tổ chức theo đúng trình tự pháp luật và Điều lệ công ty.

Trong chương trình họp phải có nội dung:

• Bầu thành viên Hội đồng quản trị; 
• Danh sách ứng viên; 
• Quy chế bầu cử; 
• Phiếu biểu quyết và tài liệu liên quan. 

Việc triệu tập không đúng quy định có thể là căn cứ để cổ đông yêu cầu hủy nghị quyết Đại hội đồng cổ đông.

3.3. Bước 3: Tiến hành bầu theo phương thức bầu dồn phiếu

Theo khoản 3 Điều 148 Luật Doanh nghiệp 2020, nếu Điều lệ công ty không có quy định khác thì việc bầu thành viên Hội đồng quản trị phải thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu.

Nguyên tắc thực hiện như sau:

• Mỗi cổ đông có tổng số phiếu biểu quyết bằng số cổ phần sở hữu nhân với số lượng thành viên HĐQT cần bầu. 
• Cổ đông được quyền: 
  • Dồn toàn bộ số phiếu cho một ứng viên; 
  • Hoặc phân chia phiếu cho nhiều ứng viên khác nhau. 

Phương thức này giúp tăng cơ hội để các nhóm cổ đông thiểu số có thể đưa đại diện của mình vào Hội đồng quản trị.

3.4. Bước 4: Xác định người trúng cử

Sau khi kết thúc kiểm phiếu:

• Các ứng viên được sắp xếp theo số phiếu từ cao xuống thấp; 
• Người có số phiếu cao nhất lần lượt được xác định trúng cử cho đến khi đủ số lượng thành viên HĐQT theo Điều lệ công ty. 

Nếu có từ hai ứng viên trở lên có số phiếu bằng nhau cho vị trí cuối cùng thì:

• Tiến hành bầu lại; hoặc 
• Áp dụng tiêu chí lựa chọn theo Quy chế bầu cử hoặc Điều lệ công ty. 

3.5. Bước 5: Thông qua nghị quyết và hoàn thiện hồ sơ

Sau khi có kết quả bầu cử, Đại hội đồng cổ đông sẽ:

• Thông qua nghị quyết bầu thành viên Hội đồng quản trị; 
• Lập biên bản họp; 
• Ban hành nghị quyết theo đúng quy định. 

Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ để phục vụ công tác quản trị cũng như làm căn cứ khi phát sinh tranh chấp.

4. Phương thức bầu dồn phiếu được áp dụng như thế nào? 

Bầu dồn phiếu là phương thức bắt buộc theo Luật Doanh nghiệp (trừ trường hợp Điều lệ quy định khác).

Công thức tính tổng số phiếu: Tổng số phiếu = Số cổ phần sở hữu × Số thành viên HĐQT cần bầu

Ví dụ: Một cổ đông sở hữu 5.000 cổ phần. Công ty bầu 05 thành viên Hội đồng quản trị. Tổng số phiếu của cổ đông là: 5.000 × 5 = 25.000 phiếu

Cổ đông có thể:

• Dồn toàn bộ 25.000 phiếu cho một ứng viên; 
• Hoặc chia đều hoặc chia theo tỷ lệ mong muốn cho nhiều ứng viên. 

Đây là cơ chế bảo đảm tính dân chủ trong quản trị công ty cổ phần.

5. Điều lệ công ty có bắt buộc quy định số lượng thành viên Hội đồng quản trị không? Có.

Theo Điều 154 Luật Doanh nghiệp 2020:

• Hội đồng quản trị phải có từ 03 đến 11 thành viên. 
• Điều lệ công ty bắt buộc phải quy định cụ thể số lượng thành viên Hội đồng quản trị. 

Doanh nghiệp không được để Điều lệ quy định chung chung hoặc không xác định số lượng thành viên HĐQT.

Ngoài ra, Điều lệ còn phải quy định:

• Quyền và nghĩa vụ của thành viên HĐQT; 
• Cơ cấu tổ chức; 
• Cách thức hoạt động; 
• Quy định về thành viên độc lập (nếu có).

6. Một số lưu ý khi bầu thành viên Hội đồng quản trị

Để việc bầu HĐQT hợp pháp và tránh phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Chỉ Đại hội đồng cổ đông mới có thẩm quyền bầu thành viên Hội đồng quản trị. 
• Danh sách ứng viên phải được chuẩn bị trước khi diễn ra cuộc họp. 
• Việc bầu cử phải tuân thủ đúng quy chế và Điều lệ công ty. 
• Áp dụng đúng phương thức bầu dồn phiếu theo quy định pháp luật. 
• Lập đầy đủ biên bản họp, biên bản kiểm phiếu và nghị quyết Đại hội đồng cổ đông. 
• Nếu việc thay đổi thành viên HĐQT đồng thời làm thay đổi người đại diện theo pháp luật thì doanh nghiệp phải thực hiện Thay đổi ERC trong thời hạn luật định.

7. DHtaxlaw hỗ trợ thủ tục thay đổi Hội đồng quản trị và đăng ký doanh nghiệp

Việc bầu hoặc thay đổi thành viên Hội đồng quản trị không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động quản trị mà còn có thể phát sinh nghĩa vụ đăng ký thay đổi thông tin doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh.

DHtaxlaw cung cấp các dịch vụ:

• Tư vấn quy trình bầu, miễn nhiệm và bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị; 
• Soạn thảo hồ sơ Đại hội đồng cổ đông, nghị quyết và biên bản họp; 
• Thực hiện thủ tục Thay đổi ERC khi thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc thông tin doanh nghiệp; 
• Tư vấn sửa đổi Điều lệ công ty; 
• Hỗ trợ Đăng ký doanh nghiệp trọn gói, Dịch vụ thành lập doanh nghiệp, Dịch vụ thành lập công ty tại TPHCM; 
• Tư vấn các thủ tục liên quan đến Giấy phép kinh doanh và quản trị doanh nghiệp. 

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, DHtaxlaw luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình thành lập, quản trị và tái cấu trúc, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật và hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh trong hoạt động kinh doanh.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập hộ kinh doanh