THÀNH LẬP CÔNG TY VIỆT NAM
Bạn đang có ý tưởng kinh doanh nhưng chưa biết cách thành lập công ty và bối rối trước những thủ tục hành chính phức tạp? Đừng lo, DHtaxlaw sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy trong hành trình khởi nghiệp của bạn.
Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) là cơ quan có thẩm quyền quyết định nhiều vấn đề quan trọng trong hoạt động của công ty cổ phần. Vì vậy, việc triệu tập và gửi thông báo mời họp phải được thực hiện đúng trình tự, thời hạn và phương thức theo quy định pháp luật.
Một trong những vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý là thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi bằng phương thức nào, khi nào Hội đồng quản trị (HĐQT) phải triệu tập họp bất thường và ĐHĐCĐ thường niên có thẩm quyền thảo luận những nội dung gì.
Bài viết dưới đây của DHtaxlaw sẽ phân tích những quy định cần lưu ý về mời họp và triệu tập ĐHĐCĐ để doanh nghiệp thuận tiện trong quá trình tổ chức và quản trị công ty.
1. Thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi bằng phương thức nào?
Theo quy định về mời họp ĐHĐCĐ, người có thẩm quyền triệu tập phải gửi thông báo đến toàn bộ cổ đông có quyền tham dự theo danh sách cổ đông được xác lập. Thông báo phải được gửi trong thời hạn luật định, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định thời hạn dài hơn.
Về phương thức gửi, thông báo mời họp phải được thực hiện theo cách thức bảo đảm thông báo đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông.
Bên cạnh đó, công ty phải đăng thông báo trên trang thông tin điện tử của doanh nghiệp. Nếu xét thấy cần thiết và phù hợp với Điều lệ công ty, doanh nghiệp có thể thực hiện thêm việc đăng thông báo trên báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương.
Nội dung thông báo mời họp cần thể hiện những thông tin cơ bản như:
1.1. Thời hạn gửi thông báo mời họp
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, thông báo mời họp ĐHĐCĐ phải được gửi đến cổ đông có quyền dự họp chậm nhất 21 ngày trước ngày khai mạc, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định thời hạn dài hơn.
Do đó, doanh nghiệp cần chủ động xác định ngày tổ chức ĐHĐCĐ để bảo đảm thông báo được gửi đúng hạn. Việc gửi thông báo quá muộn có thể ảnh hưởng đến quyền tham dự và thực hiện quyền của cổ đông, đồng thời tiềm ẩn rủi ro đối với tính hợp lệ của trình tự tổ chức cuộc họp.
1.2. Có thể đăng tài liệu họp trên website của công ty không?
Thông báo mời họp phải đi kèm các tài liệu phục vụ cuộc họp theo quy định. Tuy nhiên, đối với công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu kèm theo thông báo có thể được thay thế bằng hình thức đăng tải tài liệu trên website của công ty.
Trong trường hợp này, thông báo mời họp cần nêu rõ:
Quy định này giúp doanh nghiệp chủ động ứng dụng phương thức điện tử trong quản trị công ty, đồng thời tạo điều kiện để cổ đông tiếp cận thông tin trước khi tham dự ĐHĐCĐ.
2. Đại hội đồng cổ đông thường niên thảo luận và quyết định những vấn đề gì?
ĐHĐCĐ thường niên là cuộc họp được tổ chức định kỳ nhằm xem xét tình hình hoạt động, tài chính và định hướng phát triển của công ty.
Các nội dung chủ yếu được ĐHĐCĐ thường niên thảo luận và thông qua gồm:
Như vậy, nội dung của cuộc họp thường niên không chỉ tập trung vào kết quả kinh doanh mà còn liên quan đến hoạt động quản trị, tài chính, phân phối lợi nhuận và những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ.
3. Khi nào Hội đồng quản trị phải triệu tập họp bất thường Đại hội đồng cổ đông?
HĐQT có trách nhiệm triệu tập ĐHĐCĐ thường niên và có thể phải triệu tập ĐHĐCĐ bất thường khi phát sinh những trường hợp luật định.
Một số trường hợp tiêu biểu gồm:
3.1. HĐQT xét thấy cần thiết
Khi HĐQT nhận thấy việc tổ chức ĐHĐCĐ là cần thiết vì lợi ích của công ty, HĐQT có thể quyết định triệu tập họp bất thường.
Trường hợp này cho phép doanh nghiệp kịp thời đưa những vấn đề quan trọng phát sinh trong quá trình hoạt động ra để ĐHĐCĐ xem xét, quyết định.
3.2. Số lượng thành viên HĐQT hoặc Ban kiểm soát không còn đủ mức tối thiểu
Nếu số lượng thành viên HĐQT hoặc Ban kiểm soát còn lại thấp hơn số lượng tối thiểu theo quy định pháp luật, HĐQT phải thực hiện việc triệu tập ĐHĐCĐ bất thường để xử lý tình trạng này.
Đây là trường hợp cần được doanh nghiệp đặc biệt lưu ý nhằm bảo đảm cơ cấu quản trị của công ty không rơi vào tình trạng thiếu thành viên theo quy định.
3.3. Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông có quyền yêu cầu
ĐHĐCĐ bất thường cũng có thể được triệu tập khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông đáp ứng điều kiện theo Luật Doanh nghiệp.
Khi nhận được yêu cầu hợp lệ, HĐQT phải xem xét và thực hiện việc triệu tập trong thời hạn luật định, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.
3.4. Theo yêu cầu của Ban kiểm soát
Ban kiểm soát cũng có quyền yêu cầu triệu tập ĐHĐCĐ bất thường trong trường hợp thuộc thẩm quyền và điều kiện theo quy định.
Việc này nhằm tạo cơ chế để Ban kiểm soát yêu cầu ĐHĐCĐ xem xét những vấn đề cần thiết liên quan đến hoạt động quản trị, điều hành và giám sát doanh nghiệp.
3.5. Các trường hợp khác theo pháp luật và Điều lệ công ty
Ngoài những trường hợp nêu trên, HĐQT còn phải triệu tập ĐHĐCĐ bất thường khi pháp luật hoặc Điều lệ công ty có quy định.
Do đó, khi xử lý việc triệu tập ĐHĐCĐ, doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào Luật Doanh nghiệp mà cần kiểm tra thêm Điều lệ hiện hành để xác định đầy đủ quyền, nghĩa vụ và trình tự thực hiện.
4. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi tổ chức Đại hội đồng cổ đông?
Để hạn chế tranh chấp liên quan đến tính hợp lệ của cuộc họp, doanh nghiệp nên kiểm tra toàn bộ quy trình trước khi tổ chức ĐHĐCĐ, đặc biệt là:
Thứ nhất, xác định đúng danh sách cổ đông có quyền dự họp.
Danh sách phải được lập theo đúng căn cứ và thời điểm theo quy định pháp luật và Điều lệ công ty.
Thứ hai, bảo đảm thời hạn gửi thông báo.
Thông báo mời họp cần được gửi đúng thời hạn và theo phương thức có khả năng bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông.
Thứ ba, chuẩn bị đầy đủ tài liệu họp.
Các tài liệu liên quan đến nội dung được đưa ra thảo luận, biểu quyết cần được chuẩn bị và cung cấp cho cổ đông theo đúng quy định.
Thứ tư, kiểm tra Điều lệ công ty.
Điều lệ có thể quy định những nội dung chi tiết hơn về thời hạn, phương thức gửi thông báo, trình tự triệu tập và tổ chức cuộc họp.
Thứ năm, lập hồ sơ và biên bản cuộc họp đầy đủ.
Các nội dung được thảo luận, biểu quyết và kết quả biểu quyết cần được ghi nhận phù hợp với quy định để làm căn cứ chứng minh quá trình ra quyết định của ĐHĐCĐ.
5. DHtaxlaw hỗ trợ thủ tục pháp lý doanh nghiệp
Trong quá trình thành lập và vận hành công ty cổ phần, doanh nghiệp thường xuyên phải thực hiện các thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, thay đổi thông tin và tổ chức quản trị nội bộ.
DHtaxlaw cung cấp các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp như:
Việc sử dụng dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót về hồ sơ, trình tự và thời hạn khi thực hiện thủ tục.
Kết luận
Việc tổ chức ĐHĐCĐ cần tuân thủ đồng thời các quy định về danh sách cổ đông, thời hạn và phương thức gửi thông báo, tài liệu họp cũng như thẩm quyền triệu tập. Đặc biệt, thông báo mời họp phải được gửi theo phương thức bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và được đăng trên trang thông tin điện tử của công ty theo quy định.
Do quy định pháp luật doanh nghiệp có thể được sửa đổi, bổ sung theo từng thời kỳ, doanh nghiệp nên rà soát cả Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty trước khi tổ chức cuộc họp. Luật số 76/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp đã có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, vì vậy khi áp dụng quy định trong năm 2026 cần sử dụng văn bản pháp luật hiện hành.
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Điện thoại: 0911732048
Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn nước ngoài
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập hộ kinh doanh
