NGƯỜI NƯỚC NGOÀI KÝ HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG VỚI NHIỀU DOANH NGHIỆP, HỒ SƠ BHXH MỘT LẦN CẦN KIỂM TRA GÌ?

Giới thiệu

Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam thường trải qua nhiều giai đoạn công tác và ký hợp đồng với các doanh nghiệp khác nhau. 

Khi kết thúc thời gian làm việc để về nước hoặc chuyển đổi công việc, nhu cầu thanh toán trợ cấp BHXH một lần là rất lớn. Tuy nhiên, việc trải qua nhiều đơn vị sử dụng lao động khiến hồ sơ dễ gặp lỗi đồng bộ dữ liệu, thiếu tờ rời hoặc sai lệch thông tin cá nhân. 

Dưới đây là danh mục những hạng mục pháp lý và giấy tờ trọng yếu cần rà soát kỹ lưỡng trước khi nộp hồ sơ lên cơ quan bảo hiểm xã hội.

1. Tính thống nhất của mã số BHXH và quá trình chốt sổ

Hạn chế lớn nhất khiến hồ sơ của chuyên gia nước ngoài bị từ chối nằm ở việc phát sinh nhiều mã số bảo hiểm qua từng thời kỳ ký hợp đồng.

• Kiểm tra trùng lặp mã số BHXH: Nhiều doanh nghiệp khi tuyển dụng mới thường báo tăng lao động mà không tra cứu mã số cũ, dẫn đến việc người lao động sở hữu từ 2 mã số BHXH trở lên. Trường hợp này bắt buộc phải nộp hồ sơ xin gộp sổ BHXH trước khi tiến hành thủ tục rút một lần.
• Đầy đủ tờ rời chốt sổ từ các công ty cũ: Cơ quan BHXH chỉ chi trả dựa trên tổng thời gian đã thực đóng. Do đó, cần kiểm tra xem toàn bộ các đơn vị sử dụng lao động trước đây đã hoàn tất nghĩa vụ đóng và cấp đầy đủ các tờ rời xác nhận thời gian tham gia hay chưa.
• Xử lý thời gian đóng trùng lặp (nếu có): Nếu người lao động từng có giai đoạn ký song song 2 hợp đồng và cả hai đơn vị đều đóng BHXH bắt buộc, phải làm thủ tục thoái thu/hoàn tiền thời gian đóng trùng trước khi chốt quyền lợi.

2. Rà soát thông tin nhân thân và số hộ chiếu (Passport)

Khác với công dân Việt Nam có số Căn cước công dân gắn chip cố định, người nước ngoài thường xuyên thay đổi số hộ chiếu khi hết hạn hoặc đổi quốc tịch.

• Đồng bộ số hộ chiếu trên hệ thống: Thông tin trên sổ BHXH phải khớp hoàn toàn với hộ chiếu hiện tại. Nếu các công ty cũ đóng bảo hiểm theo số hộ chiếu cũ, hồ sơ nộp cần kèm theo bản sao hộ chiếu cũ hoặc giấy xác nhận thông tin đổi hộ chiếu để giải trình.
• Quy cách họ tên và ngày tháng năm sinh: Cần đối soát thứ tự họ tên (Last name, First name, Middle name) trên phần mềm của BHXH với trang nhân thân của hộ chiếu mới nhất, tránh sai sót về mặt ký tự hoặc ngày tháng sinh do khác biệt văn hóa ghi chép.

3. Điều kiện pháp lý chấm dứt lao động và thành phần hồ sơ

Căn cứ theo quy định của pháp luật về BHXH đối với lao động là công dân nước ngoài, người lao động cần đảm bảo căn cứ chấm dứt hợp đồng hợp lệ.

• Giấy tờ chứng minh đủ điều kiện hưởng: Cần chuẩn bị Giấy phép lao động (Work Permit) đã hết hạn/văn bản thu hồi giấy phép lao động, hoặc chứng chỉ hành nghề/giấy phép hành nghề hết hiệu lực kèm theo Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động tại công ty cuối cùng.
• Thành phần hồ sơ bắt buộc:
  • Đơn đề nghị hưởng BHXH một lần (Mẫu 14-HSB ban hành theo quy định).
  • Bản gốc sổ BHXH và đầy đủ các tờ rời xác nhận thời gian đóng của tất cả các công ty.
  • Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn thời hạn.
• Hình thức nhận tiền và ủy quyền:
  • Trường hợp nhận tiền qua tài khoản, tài khoản ngân hàng phải đứng tên chính người lao động mở tại Việt Nam và đang trong trạng thái hoạt động (lưu ý ngân hàng có thể khóa tài khoản nếu thị thực/thẻ tạm trú hết hạn).
  • Trường hợp đã xuất cảnh và ủy quyền cho doanh nghiệp hoặc cá nhân khác, văn bản ủy quyền phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng tiếng Việt theo đúng quy định.

4. Dịch vụ tư vấn rút BHXH một lần cho người nước ngoài tại DHtaxlaw

Với kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực Dịch vụ BHXH, DHtaxlaw hỗ trợ người lao động nước ngoài:

• Tư vấn rút BHXH một lần theo từng hồ sơ cụ thể;
• Thực hiện Dịch vụ rút BHXH 1 lần người nước ngoài trọn gói;
• Hỗ trợ ủy quyền rút BHXH khi người lao động đã/sắp về nước;
• Theo dõi và làm việc với cơ quan BHXH đến khi nhận đủ quyền lợi.
• DHtaxlaw cam kết: đúng luật – rõ ràng – tối ưu quyền lợi cho khách hàng.

Kết luận

Việc chuẩn bị hồ sơ rút BHXH một lần cho lao động nước ngoài qua nhiều doanh nghiệp đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận nhân sự và người lao động để đối soát toàn bộ lịch sử đóng bảo hiểm. 

Chủ động rà soát sớm tính thống nhất của mã số sổ, thông tin hộ chiếu và chốt đầy đủ tờ rời sẽ giúp quá trình giải quyết chế độ diễn ra nhanh chóng, tránh phát sinh khiếu nại hay kéo dài thời gian xử lý khi người lao động đã rời khỏi Việt Nam.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Toà nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ rút bảo hiểm xã hội một lần cho người nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ BHXH cho doanh nghiệp

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài 

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ giải thể công ty