THÀNH LẬP CÔNG TY VIỆT NAM
Bạn đang có ý tưởng kinh doanh nhưng chưa biết cách thành lập công ty và bối rối trước những thủ tục hành chính phức tạp? Đừng lo, DHtaxlaw sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy trong hành trình khởi nghiệp của bạn.
Trong quá trình tổ chức và quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty có nhiều nhà đầu tư hoặc có tổ chức góp vốn, việc xác định đúng người đại diện phần vốn và người đại diện theo pháp luật có ý nghĩa quan trọng. Đây là hai chủ thể có chức năng, phạm vi đại diện và trách nhiệm pháp lý khác nhau nhưng thường bị nhầm lẫn trong thực tế.
Nếu không phân biệt rõ hai vị trí này, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi thực hiện quyền của nhà đầu tư, ký kết hợp đồng, quản lý hoạt động nội bộ hoặc giải quyết tranh chấp. Vì vậy, DHtaxlaw sẽ phân tích các điểm khác biệt cơ bản, căn cứ pháp lý và thủ tục liên quan để doanh nghiệp có thể áp dụng phù hợp.
1. Người đại diện phần vốn và người đại diện theo pháp luật là gì?
Trước khi so sánh, cần hiểu rõ bản chất của từng vị trí để xác định đúng chủ thể mà mỗi người đại diện và phạm vi quyền hạn được giao.
1.1. Người đại diện phần vốn
Người đại diện phần vốn góp là cá nhân được chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông là tổ chức ủy quyền bằng văn bản để thay mặt tổ chức đó thực hiện quyền và nghĩa vụ tương ứng với phần vốn góp hoặc cổ phần tại doanh nghiệp.
Người đại diện phần vốn thường xuất hiện trong các doanh nghiệp có tổ chức tham gia góp vốn, đầu tư vào công ty khác. Tùy thuộc vào nội dung ủy quyền và cơ cấu quản trị, người này có thể tham gia Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc thực hiện quyền của thành viên, cổ đông theo quy định.
Một số nhiệm vụ thường gặp của người đại diện phần vốn gồm:
Cần lưu ý, người đại diện phần vốn không mặc nhiên có quyền đại diện cho toàn bộ doanh nghiệp. Quyền hạn của họ được xác định theo văn bản cử người đại diện, nội dung ủy quyền và quy định pháp luật có liên quan.
1.2. Người đại diện theo pháp luật
Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp; đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và thực hiện các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.
Người đại diện theo pháp luật giữ vai trò đại diện cho doanh nghiệp trong các quan hệ pháp lý với cơ quan nhà nước, tổ chức và cá nhân khác.
Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp và Điều lệ công ty, người đại diện theo pháp luật có thể giữ chức danh Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
Đối với doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật, Điều lệ công ty cần quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của từng người. Trường hợp Điều lệ không phân chia rõ thẩm quyền, việc xác định trách nhiệm và thực hiện quyền đại diện được xem xét theo quy định của Luật Doanh nghiệp.
2. Phân biệt người đại diện phần vốn và người đại diện theo pháp luật
Mặc dù đều thực hiện hoạt động đại diện, hai vị trí này khác nhau về chủ thể được đại diện, căn cứ xác lập quyền, phạm vi thực hiện công việc và trách nhiệm pháp lý.
Tiêu chí | Người đại diện phần vốn | Người đại diện theo pháp luật |
Bản chất | Cá nhân được tổ chức góp vốn cử hoặc ủy quyền để thực hiện quyền của tổ chức đối với phần vốn góp, cổ phần tại doanh nghiệp | Cá nhân đại diện cho doanh nghiệp trong các quan hệ pháp lý |
Chủ thể được đại diện | Tổ chức sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần | Chính doanh nghiệp |
Căn cứ xác lập | Văn bản cử người đại diện, văn bản ủy quyền và quy định pháp luật liên quan | Luật Doanh nghiệp, Điều lệ công ty và quyết định bổ nhiệm, bầu hoặc các căn cứ hợp pháp khác |
Phạm vi đại diện | Gắn với quyền và nghĩa vụ của tổ chức đối với phần vốn được giao đại diện | Gắn với quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp theo pháp luật và Điều lệ |
Hoạt động chủ yếu | Tham gia quản trị, biểu quyết, giám sát và bảo vệ quyền lợi của tổ chức góp vốn | Đại diện doanh nghiệp ký kết, thực hiện giao dịch và tham gia các quan hệ pháp lý |
Trách nhiệm | Chịu trách nhiệm với tổ chức cử đại diện và theo quy định pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ được giao | Thực hiện quyền, nghĩa vụ trung thực, cẩn trọng và chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật đối với doanh nghiệp |
Ghi nhận thông tin | Thường được thể hiện trong hồ sơ quản trị, văn bản cử hoặc ủy quyền | Được kê khai, đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định |
Như vậy, điểm khác biệt cốt lõi nằm ở đối tượng được đại diện. Người đại diện phần vốn thực hiện quyền của tổ chức góp vốn tại doanh nghiệp nhận vốn đầu tư; trong khi người đại diện theo pháp luật nhân danh doanh nghiệp để xác lập, thực hiện các quyền và nghĩa vụ trong quan hệ pháp lý.
Ngoài ra, không thể mặc nhiên cho rằng người đại diện phần vốn chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi giá trị phần vốn được giao đại diện hoặc người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với toàn bộ nghĩa vụ của doanh nghiệp. Trách nhiệm cụ thể của từng người phải được xác định căn cứ vào hành vi, nghĩa vụ được giao và quy định pháp luật tương ứng.
3. Căn cứ pháp lý và trách nhiệm của từng người đại diện
3.1. Quy định pháp luật về người đại diện phần vốn
Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định về người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông là tổ chức. Theo đó, tổ chức sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần có thể cử cá nhân làm người đại diện theo ủy quyền để thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình tại doanh nghiệp.
Việc cử người đại diện cần được lập thành văn bản, trong đó thể hiện các nội dung cơ bản như:
Người đại diện phần vốn phải thực hiện nhiệm vụ theo phạm vi được giao, tuân thủ quy định pháp luật, Điều lệ công ty và chỉ đạo hợp pháp của tổ chức cử đại diện.
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, người đại diện cần bảo đảm lợi ích của tổ chức ủy quyền, tránh xung đột lợi ích và chịu trách nhiệm khi vi phạm nghĩa vụ đại diện gây thiệt hại theo quy định.
3.2. Quy định pháp luật về người đại diện theo pháp luật
Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật và người này xuất cảnh khỏi Việt Nam thì phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam theo quy định.
Người đại diện theo pháp luật có những trách nhiệm chủ yếu sau:
Như vậy, người đại diện theo pháp luật không chỉ thực hiện việc ký kết giao dịch mà còn phải tuân thủ các nghĩa vụ quản lý, trung thực và bảo vệ lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.
3.3. Một cá nhân có thể đồng thời đảm nhiệm cả hai vị trí không?
Trong thực tế, một cá nhân có thể vừa là người đại diện phần vốn, vừa là người đại diện theo pháp luật của cùng một doanh nghiệp nếu đáp ứng điều kiện và được xác lập tư cách hợp pháp đối với từng vị trí.
Tuy nhiên, hai tư cách này có căn cứ và phạm vi quyền hạn riêng biệt. Khi thực hiện công việc, cá nhân đó cần xác định rõ mình đang nhân danh tổ chức góp vốn hay nhân danh doanh nghiệp để tránh nhầm lẫn về thẩm quyền và trách nhiệm.
Doanh nghiệp cũng cần xây dựng cơ chế kiểm soát phù hợp, quy định rõ việc báo cáo, xin ý kiến và xử lý các tình huống có khả năng phát sinh xung đột lợi ích.
4. Hồ sơ và thủ tục bổ nhiệm, đăng ký người đại diện
Thủ tục đối với người đại diện phần vốn và người đại diện theo pháp luật không giống nhau. Doanh nghiệp cần xác định đúng loại người đại diện để chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục tương ứng.
4.1. Hồ sơ cử người đại diện phần vốn
Việc cử người đại diện phần vốn thường được thực hiện theo quy định nội bộ của tổ chức góp vốn, Điều lệ doanh nghiệp và văn bản pháp luật có liên quan.
Hồ sơ có thể bao gồm:
Văn bản cử người đại diện cần thể hiện rõ phạm vi quyền hạn, thời hạn đại diện, trách nhiệm báo cáo và các vấn đề mà người đại diện phải xin ý kiến trước khi biểu quyết hoặc quyết định.
Thông thường, việc cử người đại diện phần vốn không đồng nghĩa với việc phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, nếu việc bổ nhiệm đồng thời làm thay đổi thông tin thành viên, cổ đông hoặc nội dung đăng ký doanh nghiệp thuộc diện phải thông báo, đăng ký thì doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục tương ứng.
4.2. Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật
Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định hiện hành.
Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp và trường hợp thay đổi, hồ sơ thường có các tài liệu sau:
Doanh nghiệp cần rà soát Điều lệ và thẩm quyền quyết định trước khi lập hồ sơ, bảo đảm việc thay đổi người đại diện được thông qua đúng trình tự nội bộ.
4.3. Trình tự thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật
Quy trình cơ bản gồm các bước sau:
Bước 1: Thông qua quyết định thay đổi người đại diện
Doanh nghiệp xác định người đại diện mới, kiểm tra điều kiện đảm nhiệm chức vụ và thực hiện việc thông qua quyết định theo đúng thẩm quyền, trình tự được quy định tại Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi
Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo quy định, kiểm tra tính thống nhất của thông tin về người đại diện, chức danh và nội dung thay đổi.
Bước 3: Nộp hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh
Hồ sơ được nộp đến cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền theo quy định hiện hành. Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục qua mạng điện tử trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp nếu đáp ứng yêu cầu về hình thức nộp hồ sơ.
Bước 4: Nhận kết quả và cập nhật thông tin
Sau khi hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp nhận kết quả đăng ký thay đổi theo quy định. Tiếp đó, cần rà soát và cập nhật thông tin người đại diện tại ngân hàng, cơ quan thuế, đối tác và các hệ thống có liên quan nếu cần thiết.
Việc đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật cần được thực hiện đúng thời hạn và trình tự pháp luật quy định nhằm hạn chế gián đoạn trong hoạt động kinh doanh.
5. Một số câu hỏi thường gặp
5.1. Người đại diện phần vốn có phải là người đại diện theo pháp luật không?
Không. Đây là hai tư cách pháp lý khác nhau. Người đại diện phần vốn thay mặt tổ chức góp vốn thực hiện quyền và nghĩa vụ đối với phần vốn tại doanh nghiệp; còn người đại diện theo pháp luật đại diện cho chính doanh nghiệp trong các quan hệ pháp lý.
Một cá nhân có thể đồng thời đảm nhiệm cả hai vị trí nếu được xác lập tư cách hợp pháp và đáp ứng các điều kiện tương ứng.
5.2. Người đại diện phần vốn có được ký hợp đồng thay mặt doanh nghiệp không?
Không mặc nhiên. Người đại diện phần vốn chỉ có quyền thực hiện các công việc trong phạm vi được tổ chức góp vốn ủy quyền. Việc ký hợp đồng nhân danh doanh nghiệp phải dựa trên tư cách đại diện theo pháp luật hoặc văn bản ủy quyền hợp lệ của doanh nghiệp.
Do đó, cần kiểm tra rõ nội dung ủy quyền và thẩm quyền ký kết trước khi xác lập giao dịch.
5.3. Khi thay đổi người đại diện phần vốn có phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh không?
Thông thường, việc thay đổi cá nhân được tổ chức góp vốn cử làm người đại diện phần vốn không phải là thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nếu sự thay đổi này kéo theo việc thay đổi thông tin thành viên, cổ đông hoặc nội dung đăng ký doanh nghiệp thuộc trường hợp phải đăng ký, thông báo thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục theo quy định tương ứng.
5.4. Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần làm gì?
Doanh nghiệp cần thông qua quyết định thay đổi đúng thẩm quyền, chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi và nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền. Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin tại ngân hàng, cơ quan thuế, đối tác và các đơn vị liên quan để bảo đảm hoạt động không bị gián đoạn.
6. Dịch vụ tư vấn và hỗ trợ thủ tục doanh nghiệp tại DHtaxlaw
Việc xác định đúng người đại diện phần vốn và người đại diện theo pháp luật giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro trong quản trị, giao dịch và thực hiện quyền của nhà đầu tư. Tuy nhiên, trên thực tế, mỗi loại hình doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức, quy định nội bộ và yêu cầu hồ sơ khác nhau.
DHtaxlaw cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý và hỗ trợ doanh nghiệp trong các công việc như:
Với sự hỗ trợ của đội ngũ chuyên môn, DHtaxlaw hướng đến việc giúp khách hàng chuẩn bị hồ sơ đúng quy định, tiết kiệm thời gian và hạn chế những sai sót pháp lý trong quá trình vận hành doanh nghiệp.
Kết luận
Người đại diện phần vốn và người đại diện theo pháp luật có vai trò khác nhau trong cơ cấu quản trị và hoạt động của doanh nghiệp. Trong đó, người đại diện phần vốn thực hiện quyền của tổ chức góp vốn tại doanh nghiệp nhận vốn đầu tư; còn người đại diện theo pháp luật nhân danh doanh nghiệp thực hiện quyền và nghĩa vụ trong các quan hệ pháp lý.
Doanh nghiệp cần xác định rõ tư cách, phạm vi đại diện và trách nhiệm của từng người để bảo đảm hoạt động quản trị minh bạch, đúng quy định. Trường hợp cần hỗ trợ về thành lập doanh nghiệp, thay đổi người đại diện hoặc thực hiện các thủ tục đăng ký kinh doanh, DHtaxlaw sẵn sàng tư vấn và đồng hành cùng doanh nghiệp.
Liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của DHtaxlaw – Chúng tôi luôn đồng hành cùng bạn trong mọi quyết định tài chính và pháp lý.
Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Điện thoại: 0911732048
Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn nước ngoài
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập hộ kinh doanh
