HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ: GIÁ TRỊ PHÁP LÝ VÀ QUY TRÌNH KÝ

Chuyển đổi số đang trở thành xu hướng tất yếu trong hoạt động quản trị doanh nghiệp. Không chỉ các giao dịch thương mại, việc ký kết hợp đồng lao động điện tử cũng ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và tối ưu quy trình quản lý nhân sự.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn băn khoăn liệu hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy hay không, cần sử dụng loại chữ ký nào và quy trình ký kết như thế nào để đúng quy định pháp luật.

Trong bài viết dưới đây, DHtaxlaw sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy định hiện hành cũng như hướng dẫn áp dụng hợp đồng lao động điện tử đúng chuẩn, hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình sử dụng. Đây cũng là nội dung doanh nghiệp nên quan tâm ngay từ giai đoạn sử dụng Dịch vụ thành lập công ty tại TPHCM, Dịch vụ thành lập doanh nghiệp, Đăng ký doanh nghiệp trọn gói, xin Giấy phép kinh doanh hoặc thực hiện Thay đổi ERC.

1. Hợp đồng lao động điện tử là gì? 

Theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động có thể được giao kết dưới các hình thức:

• Bằng văn bản; 
• Bằng lời nói (trong một số trường hợp luật cho phép); 
• Bằng phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu. 

Như vậy, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng được tạo lập, ký kết, gửi và lưu trữ trên môi trường điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.

Việc sử dụng hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp:

• Rút ngắn thời gian ký kết; 
• Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ; 
• Quản lý hồ sơ nhân sự thuận tiện; 
• Phù hợp với mô hình làm việc từ xa hoặc doanh nghiệp có nhiều chi nhánh.

2. Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý không?

Câu trả lời là Có.

Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 và Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng bằng văn bản nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Nội dung hợp đồng được bảo đảm tính toàn vẹn; 
• Có thể truy cập, kiểm tra và sử dụng khi cần thiết; 
• Được ký bằng chữ ký điện tử hợp lệ theo quy định pháp luật. 

Do đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng hợp đồng điện tử thay thế hợp đồng giấy trong hầu hết các trường hợp.

3. Những loại chữ ký điện tử được pháp luật công nhận

Để hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực, chữ ký điện tử phải đáp ứng điều kiện xác thực người ký và thể hiện ý chí của các bên.

Một số hình thức chữ ký điện tử đang được sử dụng phổ biến gồm:

3.1. Chữ ký số

Đây là hình thức có độ tin cậy cao nhất, sử dụng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp.

Ưu điểm:

• Được cơ quan nhà nước công nhận; 
• Độ bảo mật cao; 
• Phù hợp với doanh nghiệp thường xuyên giao dịch điện tử. 

3.2. Chữ ký điện tử bằng OTP, Email hoặc ứng dụng xác thực

Một số nền tảng cho phép người ký xác nhận thông qua:

• Mã OTP; 
• Email xác nhận; 
• Ứng dụng xác thực. 

Nếu doanh nghiệp chứng minh được người ký và quá trình ký là hợp lệ thì hình thức này vẫn có thể được pháp luật công nhận.

3.3. Ký trên nền tảng hợp đồng điện tử

Hiện nay nhiều doanh nghiệp sử dụng các nền tảng ký số chuyên nghiệp như:

• eSign; 
• FPT eContract; 
• ViettelSign; 
• Các nền tảng ký số đáp ứng tiêu chuẩn pháp luật. 

Các nền tảng này hỗ trợ:

• Xác thực người ký; 
• Lưu lịch sử ký; 
• Bảo đảm tính toàn vẹn của hợp đồng;
• Dễ dàng tra cứu khi cần. 

4. Khi nào doanh nghiệp được sử dụng hợp đồng lao động điện tử?

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể sử dụng hợp đồng lao động điện tử đối với hầu hết các trường hợp tuyển dụng người lao động.

Việc ký điện tử phù hợp với:

• Hợp đồng thử việc; 
• Hợp đồng lao động xác định thời hạn; 
• Hợp đồng lao động không xác định thời hạn; 
• Phụ lục hợp đồng lao động. 

Chỉ trong những trường hợp pháp luật chuyên ngành yêu cầu hình thức đặc biệt thì doanh nghiệp mới phải tuân thủ theo quy định riêng.

5. Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử đúng quy định

Để hạn chế tranh chấp, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình ký kết thống nhất.

Bước 1. Soạn thảo hợp đồng

Hợp đồng cần đầy đủ các nội dung bắt buộc như:

• Thông tin các bên; 
• Công việc; 
• Địa điểm làm việc; 
• Mức lương; 
• Thời giờ làm việc; 
• Chế độ bảo hiểm; 
• Quyền và nghĩa vụ của các bên. 

Bước 2. Lựa chọn nền tảng ký điện tử

Doanh nghiệp nên ưu tiên hệ thống có:

• Chứng thực người ký; 
• Nhật ký giao dịch; 
• Mã hóa dữ liệu; 
• Khả năng chống chỉnh sửa nội dung. 

Bước 3. Gửi hợp đồng cho người lao động

Hợp đồng được gửi thông qua:

• Email; 
• Hệ thống quản trị nhân sự; 
• Phần mềm ký số. 

Bước 4. Người lao động thực hiện ký điện tử

Người lao động xác nhận bằng:

• Chữ ký số; 
• OTP; 
• Hoặc phương thức xác thực điện tử phù hợp. 

Bước 5. Lưu trữ hợp đồng

Sau khi hoàn tất ký kết, doanh nghiệp cần lưu trữ hợp đồng bảo đảm:

• Không bị chỉnh sửa; 
• Có thể truy xuất bất cứ lúc nào; 
• Đáp ứng quy định của Luật Giao dịch điện tử.

6. Những rủi ro khi sử dụng hợp đồng lao động điện tử 

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích nhưng nếu triển khai không đúng, doanh nghiệp vẫn có thể gặp các rủi ro pháp lý.

6.1. Không xác minh được người ký

Nếu hệ thống xác thực không đầy đủ, người lao động có thể phủ nhận việc ký kết hợp đồng khi xảy ra tranh chấp.

6.2. Nền tảng ký điện tử không bảo đảm an toàn

Sử dụng phần mềm không uy tín có thể dẫn đến:

• Mất dữ liệu; 
• Hợp đồng bị chỉnh sửa; 
• Không chứng minh được tính toàn vẹn của tài liệu. 

6.3. Lưu trữ hồ sơ không đúng quy định

Nếu doanh nghiệp không lưu giữ đầy đủ hợp đồng điện tử, việc xuất trình chứng cứ khi thanh tra hoặc giải quyết tranh chấp sẽ gặp nhiều khó khăn.

7. Doanh nghiệp có được ký hợp đồng thử việc bằng điện tử không?

Có.

Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng thử việc cũng có thể được giao kết bằng phương tiện điện tử nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về hình thức và chữ ký điện tử.

Điều này giúp doanh nghiệp rút ngắn quy trình tuyển dụng và thuận tiện trong quản lý hồ sơ nhân sự.

8. Hợp đồng lao động điện tử có cần in ra để lưu không?

Pháp luật hiện hành không bắt buộc doanh nghiệp phải in hợp đồng điện tử thành bản giấy.

Điều quan trọng là hợp đồng phải được lưu trữ an toàn, bảo đảm:

• Tính toàn vẹn của dữ liệu; 
• Khả năng truy cập; 
• Khả năng tra cứu và xuất trình khi cần thiết.

9. Hợp đồng lao động điện tử có được Tòa án chấp nhận khi xảy ra tranh chấp? 

Có.

Thông điệp dữ liệu và hợp đồng điện tử được xem là chứng cứ hợp pháp nếu doanh nghiệp chứng minh được:

• Nguồn gốc tài liệu; 
• Người thực hiện ký; 
• Chữ ký điện tử hợp lệ; 
• Nội dung không bị thay đổi sau khi ký. 

Do đó, việc xây dựng quy trình ký điện tử đúng chuẩn ngay từ đầu có ý nghĩa rất quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.

DHtaxlaw hỗ trợ doanh nghiệp về lao động và pháp lý doanh nghiệp 

Bên cạnh Dịch vụ thành lập công ty tại TPHCM, Dịch vụ thành lập doanh nghiệp, Đăng ký doanh nghiệp trọn gói, hỗ trợ xin Giấy phép kinh doanh và Thay đổi ERC, DHtaxlaw còn tư vấn toàn diện về pháp luật lao động cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Soạn thảo hợp đồng lao động điện tử; 
• Rà soát hợp đồng lao động; 
• Xây dựng quy chế lao động; 
• Tư vấn bảo hiểm xã hội; 
• Tư vấn xử lý tranh chấp lao động; 
• Hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thanh tra lao động. 

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, DHtaxlaw đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc xây dựng hệ thống pháp lý bài bản, giảm thiểu rủi ro và bảo đảm hoạt động đúng quy định của pháp luật.

Kết luận 

Hợp đồng lao động điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong quản trị nhân sự hiện đại. Khi được ký kết và lưu trữ đúng quy định, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy, đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý.

Để bảo đảm tính pháp lý và hạn chế tranh chấp, doanh nghiệp cần lựa chọn nền tảng ký số phù hợp, xây dựng quy trình xác thực rõ ràng và thường xuyên cập nhật các quy định mới của pháp luật. Nếu cần tư vấn về hợp đồng lao động điện tử hoặc các thủ tục doanh nghiệp như Thay đổi ERC, Giấy phép kinh doanh hay Đăng ký doanh nghiệp trọn gói, DHtaxlaw luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập hộ kinh doanh