THÀNH LẬP CÔNG TY VIỆT NAM
Bạn đang có ý tưởng kinh doanh nhưng chưa biết cách thành lập công ty và bối rối trước những thủ tục hành chính phức tạp? Đừng lo, DHtaxlaw sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy trong hành trình khởi nghiệp của bạn.
Khi mở cửa hàng hoặc điểm bán lẻ tại Việt Nam, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) cần xác định các giấy phép phải có, điều kiện đối với địa điểm kinh doanh và thành phần hồ sơ tương ứng. Đối với cơ sở bán lẻ có diện tích dưới 500 m², việc chuẩn bị đúng giấy tờ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, ảnh hưởng đến kế hoạch khai trương và chi phí thuê mặt bằng.
Nghị định 342/2026/NĐ-CP được ban hành ngày 03/09/2026, dự kiến có hiệu lực từ ngày 18/10/2026 và thay thế Nghị định 09/2018/NĐ-CP. Theo quy định mới, hồ sơ xin Giấy phép lập cơ sở bán lẻ được phân loại theo diện tích và một số điều kiện liên quan. Tuy nhiên, cơ sở có diện tích dưới 500 m² không đồng nghĩa với việc được miễn giấy phép hoặc đương nhiên được miễn kiểm tra nhu cầu kinh tế (ENT).
Trong bài viết này, DHtaxlaw sẽ hướng dẫn các điều kiện, thành phần hồ sơ, quy trình nộp và những lưu ý quan trọng khi xin Giấy phép lập cơ sở bán lẻ dưới 500 m² cho doanh nghiệp FDI.
1. Quy định về Giấy phép lập cơ sở bán lẻ dưới 500 m² cho doanh nghiệp FDI
1.1. Văn bản pháp luật áp dụng
Nghị định 342/2026/NĐ-CP quy định về hoạt động mua bán hàng hóa và các hoạt động liên quan trực tiếp đến mua bán hàng hóa của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.
Theo nội dung được đề cập tại Điều 5 của Nghị định, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài thuộc trường hợp áp dụng phải thực hiện thủ tục xin Giấy phép lập cơ sở bán lẻ theo quy định. Doanh nghiệp cần xem xét giấy phép kinh doanh hiện có, loại hình hoạt động và địa điểm dự kiến mở cơ sở để xác định trình tự thực hiện phù hợp.
Lưu ý về thời điểm áp dụng: Tại thời điểm ngày 16/10/2026, Nghị định 342/2026/NĐ-CP chưa có hiệu lực. Văn bản dự kiến áp dụng từ ngày 18/10/2026. Hồ sơ đã nộp trước thời điểm này cần được đối chiếu với quy định chuyển tiếp thay vì mặc nhiên áp dụng toàn bộ quy định mới.
1.2. Cách xác định diện tích cơ sở bán lẻ
Theo nội dung tài liệu tham khảo, diện tích bán hàng được xác định trên cơ sở các khu vực phục vụ việc trưng bày, lưu trữ và bán lẻ hàng hóa. Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào diện tích sàn trực tiếp bố trí quầy thanh toán hoặc khu vực khách hàng đi lại để xác định nhóm hồ sơ.
Một số loại hình cơ sở bán lẻ được phân loại theo diện tích như sau:
Cần phân biệt tiêu chí xác định loại hình cơ sở bán lẻ với ngưỡng diện tích dùng để phân loại hồ sơ cấp phép. Theo Điều 25 Nghị định 342/2026/NĐ-CP được tài liệu dẫn chiếu, hồ sơ được chia thành hai nhóm: dưới 500 m² và từ 500 m² trở lên. Vì vậy, cơ sở có diện tích đúng 500 m² thuộc nhóm hồ sơ từ 500 m² trở lên theo cách phân loại này.
2. Điều kiện xin Giấy phép lập cơ sở bán lẻ dưới 500 m²
Trước khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện cấp phép và xác định cơ sở dự kiến mở là cơ sở bán lẻ thứ nhất hay cơ sở thứ hai trở đi.
2.1. Điều kiện đối với cơ sở bán lẻ thứ nhất
Theo khoản 1 Điều 21 Nghị định 342/2026/NĐ-CP được tài liệu tham khảo dẫn chiếu, doanh nghiệp cần lưu ý các điều kiện sau:
Doanh nghiệp nên rà soát tính pháp lý của mặt bằng trước khi ký kết hoặc triển khai các khoản đầu tư lớn. Hợp đồng thuê và giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm cần phù hợp với mục đích kinh doanh dự kiến.
2.2. Kiểm tra nhu cầu kinh tế (ENT) đối với cơ sở bán lẻ tiếp theo
ENT là viết tắt của Economic Needs Test, được hiểu là cơ chế kiểm tra nhu cầu kinh tế trong quá trình xem xét cấp phép cho một số cơ sở bán lẻ ngoài cơ sở thứ nhất.
Theo nội dung tài liệu tham khảo về Điều 22 Nghị định 342/2026/NĐ-CP, việc xác định có phải thực hiện ENT hay không cần căn cứ vào các yếu tố như cam kết quốc tế liên quan đến nhà đầu tư, số thứ tự của cơ sở bán lẻ và điều kiện của địa điểm.
Tài liệu nêu trường hợp cơ sở bán lẻ dưới 500 m², nằm trong trung tâm thương mại và không phải cửa hàng tiện lợi, siêu thị mini hoặc siêu thị có thể thuộc diện được loại trừ ENT theo quy định được viện dẫn. Doanh nghiệp cần đối chiếu đầy đủ các điều kiện của trường hợp ngoại lệ trước khi kết luận được miễn ENT.
Không nên mặc định mọi cơ sở bán lẻ dưới 500 m² đều được miễn ENT. Việc xác định sai có thể khiến doanh nghiệp thiếu phần giải trình cần thiết hoặc phải bổ sung hồ sơ trong quá trình xử lý.
3. Hồ sơ xin Giấy phép lập cơ sở bán lẻ dưới 500 m² gồm những gì?
Theo Điều 25 Nghị định 342/2026/NĐ-CP được tài liệu tham khảo dẫn chiếu, hồ sơ của cơ sở bán lẻ dưới 500 m² gồm các nhóm giấy tờ sau:
3.1. Đơn đề nghị cấp Giấy phép lập cơ sở bán lẻ
Doanh nghiệp chuẩn bị đơn đề nghị theo Mẫu số 05 tại phụ lục của Nghị định. Khi lập hồ sơ, cần kiểm tra biểu mẫu chính thức đang được áp dụng và bảo đảm thông tin trong đơn thống nhất với giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp cũng như thông tin về cơ sở bán lẻ.
3.2. Bản giải trình về địa điểm và kế hoạch kinh doanh
Bản giải trình cần thể hiện thông tin về địa điểm, diện tích cơ sở và việc đáp ứng các điều kiện cấp phép. Đồng thời, doanh nghiệp chuẩn bị kế hoạch kinh doanh tại cơ sở bán lẻ trong 05 năm kể từ năm nộp hồ sơ, theo nội dung được tài liệu tham khảo dẫn chiếu tại khoản 2 Điều 25.
Doanh nghiệp nên bảo đảm các thông tin về mô hình kinh doanh, mặt bằng và kế hoạch hoạt động có tính thống nhất, rõ ràng và phù hợp với phương án triển khai thực tế.
3.3. Xác nhận không nợ thuế quá hạn
Hồ sơ có xác nhận của cơ quan thuế về việc doanh nghiệp không còn nợ thuế quá hạn. Theo nội dung được tài liệu tham khảo dẫn tại khoản 3 Điều 25, giấy xác nhận này phải được cấp không quá 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ.
Doanh nghiệp cần kiểm tra thời điểm cấp giấy xác nhận để tránh sử dụng tài liệu không đáp ứng yêu cầu về thời hạn.
3.4. Giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp và cơ sở bán lẻ
Nhóm giấy tờ này theo nội dung tài liệu tham khảo gồm:
Đối với cơ sở bán lẻ dưới 500 m², tài liệu tham khảo phân biệt nhóm hồ sơ này với cơ sở có diện tích từ 500 m² trở lên ở giấy tờ chứng minh địa điểm và yêu cầu về đăng ký đầu tư của dự án.
3.5. Bản giải trình ENT nếu thuộc trường hợp phải thực hiện
Nếu cơ sở bán lẻ thuộc trường hợp phải kiểm tra nhu cầu kinh tế, doanh nghiệp cần chuẩn bị phần giải trình ENT theo quy định áp dụng. Nội dung giải trình nên được xây dựng dựa trên các tiêu chí đánh giá có liên quan, thay vì chỉ trình bày khái quát về nhu cầu mở thêm cửa hàng.
Lưu ý: Tài liệu tham khảo ghi nhận phần quy định về bản giải trình ENT dựa trên bản dịch tiếng Anh và khuyến nghị đối chiếu nguyên văn Nghị định trước khi trích dẫn số khoản chính thức trong hồ sơ.
3.6. Trường hợp có thể không phải nộp lại một số giấy tờ
Theo nội dung được tài liệu tham khảo dẫn tại khoản 6 Điều 25, một số giấy tờ như xác nhận thuế và bản sao giấy tờ doanh nghiệp có thể được miễn nộp nếu cơ quan cấp phép khai thác được thông tin từ cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc cơ sở dữ liệu chuyên ngành theo quy định.
Trường hợp dữ liệu chưa có hoặc chưa đủ để xác minh, cơ quan xử lý có thể yêu cầu bổ sung. Vì vậy, doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn bản sao và kiểm tra khả năng khai thác dữ liệu trước khi nộp hồ sơ.
4. So sánh hồ sơ cơ sở bán lẻ dưới 500 m² và từ 500 m² trở lên
Theo nội dung Điều 25 được tài liệu tham khảo viện dẫn, khác biệt đáng chú ý giữa hai nhóm hồ sơ nằm ở giấy tờ liên quan đến địa điểm và đăng ký đầu tư của dự án.
Nội dung | Dưới 500 m² | Từ 500 m² trở lên |
Đơn đề nghị | Mẫu số 05 | Mẫu số 05 |
Bản giải trình địa điểm và kế hoạch kinh doanh | Có | Có |
Xác nhận không nợ thuế quá hạn | Có, theo điều kiện áp dụng | Có, theo điều kiện áp dụng |
Giấy tờ đăng ký doanh nghiệp và Giấy phép kinh doanh | Có | Có |
Giấy tờ về địa điểm | Giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh theo nội dung tài liệu tham khảo | Giấy tờ về chi nhánh và tài liệu liên quan theo quy định áp dụng |
Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư của dự án | Không được nêu trong danh mục dành riêng cho nhóm dưới 500 m² | Được nêu là thành phần hồ sơ theo điểm b khoản 4 Điều 25 |
Doanh nghiệp cần xác định đúng diện tích bán hàng trước khi lựa chọn danh mục hồ sơ. Với cơ sở có diện tích đúng 500 m², cần đối chiếu nhóm “từ 500 m² trở lên” theo cách phân loại tại Điều 25 được tài liệu tham khảo dẫn chiếu.
5. Trình tự xin Giấy phép lập cơ sở bán lẻ dưới 500 m²
Quy trình thực hiện cần được xây dựng theo tình trạng giấy phép hiện có, địa điểm mở cơ sở và việc hồ sơ có thuộc diện ENT hay không.
Bước 1: Rà soát Giấy phép kinh doanh và điều kiện thuế
Doanh nghiệp kiểm tra phạm vi hoạt động được phép thực hiện và tình trạng pháp lý của Giấy phép kinh doanh hiện có. Đồng thời, cần rà soát điều kiện thuế, nhất là thời hạn của giấy xác nhận không nợ thuế quá hạn.
Theo nội dung tài liệu tham khảo, nếu xin phép cho cơ sở bán lẻ thứ nhất và địa điểm cùng tỉnh, thành phố với trụ sở chính, doanh nghiệp có thể thuộc trường hợp được nộp đồng thời hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh và Giấy phép lập cơ sở bán lẻ, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện và thành phần hồ sơ theo quy định.
Bước 2: Hoàn thiện hồ sơ pháp lý về địa điểm
Doanh nghiệp cần hoàn tất các giấy tờ liên quan đến mặt bằng và đăng ký chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh theo trường hợp cụ thể. Đồng thời, nên kiểm tra các yêu cầu liên quan đến quy hoạch, xây dựng, phòng cháy và chữa cháy, giao thông và môi trường.
Đối với nhóm dưới 500 m², giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh là một trong những giấy tờ về địa điểm được tài liệu tham khảo đề cập trong danh mục hồ sơ.
Bước 3: Chuẩn bị và nộp hồ sơ
Doanh nghiệp hoàn thiện đơn đề nghị, bản giải trình, xác nhận thuế và các giấy tờ pháp lý có liên quan. Theo nội dung tài liệu tham khảo về Điều 26, hồ sơ được nộp tại cơ quan có thẩm quyền theo hình thức trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến khi đáp ứng điều kiện áp dụng.
Thẩm quyền cấp Giấy phép lập cơ sở bán lẻ được tài liệu tham khảo xác định thuộc UBND cấp tỉnh nơi đặt cơ sở bán lẻ. Doanh nghiệp cần kiểm tra đầu mối tiếp nhận hồ sơ và phương thức nộp được triển khai tại địa phương vào thời điểm thực hiện.
Bước 4: Theo dõi xử lý và nhận kết quả
Theo nội dung tài liệu tham khảo, thời hạn xử lý hồ sơ đủ và hợp lệ được dẫn tại Điều 26 là 14 ngày làm việc. Trường hợp phải thực hiện ENT, quy trình có thể phát sinh thêm bước thẩm định của Hội đồng ENT, với thời hạn bổ sung được tài liệu dẫn chiếu tại Điều 27.
Thời gian thực tế cần được đối chiếu với quy định chính thức, tình trạng hồ sơ và yêu cầu bổ sung của cơ quan có thẩm quyền. Sau khi được cấp phép, doanh nghiệp cần tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ pháp lý liên quan đến hoạt động kinh doanh.
6. Những trường hợp doanh nghiệp FDI cần lưu ý
6.1. Mở cơ sở bán lẻ thứ nhất cùng tỉnh, thành phố với trụ sở chính
Doanh nghiệp có thể xem xét nộp đồng thời hồ sơ xin Giấy phép kinh doanh và Giấy phép lập cơ sở bán lẻ nếu đáp ứng các điều kiện về địa điểm và hồ sơ theo quy định. Cần kiểm tra kỹ các điều kiện áp dụng trước khi lựa chọn phương án nộp gộp.
6.2. Mở cơ sở bán lẻ thứ nhất tại tỉnh, thành phố khác
Theo nội dung tài liệu tham khảo, doanh nghiệp cần có Giấy phép kinh doanh trước khi thực hiện thủ tục xin Giấy phép lập cơ sở bán lẻ trong trường hợp không đáp ứng điều kiện nộp đồng thời.
6.3. Mở cơ sở bán lẻ thứ hai trở đi
Doanh nghiệp cần kiểm tra việc áp dụng ENT dựa trên cam kết quốc tế liên quan, diện tích, vị trí và loại hình cơ sở. Không nên chỉ dựa vào tiêu chí diện tích dưới 500 m² để kết luận rằng không cần thực hiện ENT.
6.4. Cơ sở có diện tích đúng 500 m² hoặc lớn hơn
Theo cách phân nhóm hồ sơ được tài liệu tham khảo dẫn tại Điều 25, cơ sở có diện tích từ 500 m² trở lên thuộc nhóm hồ sơ tương ứng và cần rà soát yêu cầu về giấy chứng nhận đăng ký đầu tư của dự án.
6.5. Doanh nghiệp Việt Nam nhận vốn đầu tư nước ngoài
Khi doanh nghiệp đang vận hành cơ sở bán lẻ nhận vốn góp hoặc cổ phần từ nhà đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp nên rà soát lại cơ cấu sở hữu, phạm vi quyền kinh doanh và giấy phép hiện có. Nghĩa vụ cấp mới, điều chỉnh hoặc bổ sung giấy phép cần được xác định theo tình trạng pháp lý cụ thể và quy định chuyển tiếp áp dụng.
7. Các lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ
Một số sai sót có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung gồm:
Để hạn chế các sai sót trên, doanh nghiệp nên kiểm tra đồng thời giấy phép hiện có, địa điểm, diện tích, hồ sơ thuế và yêu cầu ENT trước khi nộp. Việc rà soát sớm cũng giúp doanh nghiệp chủ động hơn về tiến độ khai trương và chi phí vận hành.
8. Dịch vụ xin Giấy phép kinh doanh cho doanh nghiệp FDI tại DHtaxlaw
Thủ tục cấp phép cho doanh nghiệp FDI có thể liên quan đến nhiều nhóm giấy phép khác nhau, tùy thuộc vào quyền kinh doanh, loại hàng hóa và mô hình hoạt động. DHtaxlaw hỗ trợ doanh nghiệp rà soát nhu cầu cấp phép, chuẩn bị hồ sơ và xác định trình tự thực hiện phù hợp với trường hợp cụ thể.
Các nội dung tư vấn có thể bao gồm:
DHtaxlaw hướng đến việc giúp doanh nghiệp xác định đúng thủ tục cần thực hiện, kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ và hạn chế các vấn đề phát sinh trong quá trình nộp, xử lý hồ sơ.
Kết luận
Hồ sơ xin Giấy phép lập cơ sở bán lẻ dưới 500 m² cho doanh nghiệp FDI cần được chuẩn bị dựa trên điều kiện cấp phép, tình trạng pháp lý của doanh nghiệp, giấy tờ địa điểm và yêu cầu ENT trong trường hợp áp dụng. Việc phân loại chính xác diện tích bán hàng cũng rất quan trọng, đặc biệt với cơ sở có diện tích đúng 500 m².
Nghị định 342/2026/NĐ-CP dự kiến có hiệu lực từ ngày 18/10/2026. Doanh nghiệp cần phân biệt quy định đang áp dụng với quy định sẽ có hiệu lực trong thời gian tới, đồng thời kiểm tra quy định chuyển tiếp trước khi nộp hồ sơ. Nếu cần hỗ trợ về Dịch vụ xin Giấy phép kinh doanh cho doanh nghiệp FDI hoặc thủ tục Giấy phép lập cơ sở bán lẻ, doanh nghiệp có thể liên hệ DHtaxlaw để được rà soát theo trường hợp thực tế.
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Điện thoại: 0911732048
Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn nước ngoài
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập hộ kinh doanh
