HỘ KINH DOANH KHÔNG XUẤT TRÌNH HÓA ĐƠN CÓ THỂ BỊ PHẠT ĐẾN 10 TRIỆU ĐỒNG

Từ khi hộ kinh doanh chuyển sang cơ chế kê khai thuế theo doanh thu thực tế và sử dụng hóa đơn điện tử, việc lưu trữ, quản lý và xuất trình hóa đơn khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu trở thành nghĩa vụ bắt buộc. Trên thực tế, nhiều hộ kinh doanh đã lập hóa đơn đúng quy định nhưng vẫn có nguy cơ bị xử phạt do không thể xuất trình hóa đơn điện tử khi kiểm tra.

Vậy không xuất trình được hóa đơn điện tử có bị xử phạt không? Mức phạt bao nhiêu? Hãy cùng DHtaxlaw tìm hiểu quy định mới nhất dưới đây.

1. Không xuất trình được hóa đơn điện tử có bị phạt không?

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hành vi không lưu trữ hoặc không cung cấp được hóa đơn điện tử theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền là hành vi vi phạm về hóa đơn và có thể bị xử phạt hành chính.

Theo đó, hộ kinh doanh có thể bị xử phạt từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

• Không lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định. 
• Không xuất trình hoặc không cung cấp được hóa đơn điện tử khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, thanh tra. 
• Dữ liệu hóa đơn điện tử bị mất, hỏng hoặc lỗi nhưng không có phương án sao lưu, khôi phục. 

Điều này đồng nghĩa với việc, dù hóa đơn đã được lập hợp lệ nhưng không thể cung cấp khi được yêu cầu thì hộ kinh doanh vẫn có thể bị xử phạt theo quy định.

2. Phân biệt không lập hóa đơn và không xuất trình được hóa đơn

Đây là hai hành vi hoàn toàn khác nhau nhưng thường bị nhầm lẫn.

Trường hợp không lập hóa đơn

Nếu phát sinh hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ nhưng không lập hóa đơn theo quy định, người nộp thuế có thể bị xử phạt ở mức cao hơn, tùy thuộc vào tính chất và số lượng hóa đơn vi phạm.

Trường hợp đã lập hóa đơn nhưng không xuất trình được

Nếu hóa đơn đã được lập đúng quy định nhưng không thể cung cấp khi cơ quan chức năng yêu cầu do mất dữ liệu, lỗi phần mềm hoặc không truy xuất được, mức xử phạt có thể từ 5 - 10 triệu đồng.

Như vậy, việc lập hóa đơn chỉ là một phần nghĩa vụ. Lưu trữ và xuất trình hóa đơn điện tử đúng quy định cũng là trách nhiệm bắt buộc của hộ kinh doanh.

3. Khi nào hành vi không xuất trình hóa đơn có thể bị xem xét nghiêm trọng hơn?

Theo quy định của pháp luật về quản lý thuế, cơ quan thuế sẽ xem xét toàn diện nguyên nhân và mức độ vi phạm.

Trường hợp hộ kinh doanh gặp sự cố khách quan như:

• Lỗi kỹ thuật. 
• Mất dữ liệu ngoài ý muốn. 
• Có biện pháp khắc phục và phối hợp với cơ quan thuế.  

Thì đây có thể được xem là tình tiết giảm nhẹ.

Ngược lại, nếu tình trạng không xuất trình được hóa đơn xảy ra nhiều lần hoặc có dấu hiệu che giấu doanh thu, sai lệch giữa doanh thu thực tế và doanh thu kê khai thì cơ quan thuế có thể mở rộng phạm vi thanh tra, kiểm tra và xử lý theo các quy định liên quan.

4. Hộ kinh doanh cần làm gì để tránh bị xử phạt?

Để hạn chế rủi ro trong quá trình quản lý thuế, hộ kinh doanh nên thực hiện các giải pháp sau:

• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng quy định và có khả năng lưu trữ dữ liệu ổn định. 
• Thường xuyên sao lưu dữ liệu hóa đơn trên nhiều thiết bị hoặc nền tảng lưu trữ an toàn. 
• Kiểm tra khả năng truy xuất hóa đơn định kỳ để sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu. 
• Thực hiện đầy đủ thủ tục thuế hộ kinh doanh, lưu trữ chứng từ kế toán và hóa đơn theo đúng thời hạn quy định. 
• Xây dựng sổ sách kế toán hộ kinh doanh đầy đủ để đối chiếu khi cần thiết. 

Đối với những hộ kinh doanh chưa có kinh nghiệm về kê khai và quản lý hóa đơn điện tử, việc sử dụng dịch vụ kế toán hộ kinh doanh hoặc dịch vụ báo cáo thuế hộ kinh doanh sẽ giúp giảm thiểu đáng kể các rủi ro về thuế và hóa đơn.

DHtaxlaw hỗ trợ hộ kinh doanh thực hiện đúng quy định về hóa đơn và thuế

Những thay đổi trong chính sách quản lý thuế yêu cầu hộ kinh doanh phải chủ động hơn trong việc quản lý hóa đơn, kê khai thuế và lưu trữ chứng từ.

DHtaxlaw cung cấp các dịch vụ:

• Dịch vụ kế toán hộ kinh doanh. 
• Dịch vụ báo cáo thuế hộ kinh doanh. 
• Tư vấn thủ tục thuế hộ kinh doanh. 
• Hỗ trợ đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử. 
• Hướng dẫn lập sổ sách kế toán hộ kinh doanh theo quy định mới. 
• Tư vấn thành lập hộ kinh doanh và chuyển đổi lên doanh nghiệp. 

Đội ngũ chuyên gia của DHtaxlaw sẽ đồng hành cùng khách hàng trong suốt quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế, giúp hạn chế tối đa các rủi ro và chi phí phát sinh.

Kết luận

Việc không xuất trình được hóa đơn điện tử khi cơ quan thuế kiểm tra có thể khiến hộ kinh doanh bị xử phạt từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng, ngay cả khi hóa đơn đã được lập hợp lệ. Vì vậy, bên cạnh việc phát hành hóa đơn đúng quy định, hộ kinh doanh cần đặc biệt chú trọng đến công tác lưu trữ, sao lưu và quản lý dữ liệu hóa đơn điện tử.

Nếu cần tư vấn về dịch vụ kế toán hộ kinh doanh, dịch vụ báo cáo thuế hộ kinh doanh, thủ tục thuế hộ kinh doanh, sổ sách kế toán hộ kinh doanh hoặc thành lập hộ kinh doanh, hãy liên hệ DHtaxlaw để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài 

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ giải thể công ty