HỘ KINH DOANH CÓ PHẢI DÙNG SỔ KẾ TOÁN KHÔNG? THỜI HẠN LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN MỚI NHẤT 2026

1. Hộ kinh doanh phải dùng sổ kế toán không?

Theo quy định tại Thông tư 152/2025/TT-BTC, áp dụng từ ngày 01/01/2026:

Hộ kinh doanh KHÔNG bắt buộc phải sử dụng sổ kế toán bản giấy.

• Có thể lựa chọn: 
  • Sổ kế toán bản giấy 
  • Hoặc lưu trữ điện tử 

Tuy nhiên, hộ kinh doanh vẫn phải ghi chép, theo dõi doanh thu – chi phí – nghĩa vụ thuế theo đúng quy định.

1.1. Các loại sổ kế toán theo từng nhóm hộ kinh doanh

Tùy theo phương pháp nộp thuế, hộ kinh doanh sẽ sử dụng các loại sổ khác nhau:

Nhóm 1: Doanh thu ≤ 500 triệu đồng/năm (không chịu thuế)

• Sử dụng: Sổ doanh thu bán hàng (Mẫu S1a-HKD) 
• Mục đích: 
  • Theo dõi doanh thu 
  • Xác định có thuộc diện chịu thuế hay không 

Nhóm 2: Nộp thuế theo % trên doanh thu

• Sử dụng: Sổ doanh thu (Mẫu S2a-HKD) 
• Lưu ý: 
  • Có thể mở riêng theo từng ngành nghề  
  • Dùng để đối chiếu với cơ quan thuế 

Nhóm 3: Kê khai thuế (phức tạp hơn)

• Phải sử dụng 4 loại sổ kế toán, gồm: 
  • Sổ doanh thu (S2b-HKD) 
  • Sổ chi tiết doanh thu – chi phí (S2c-HKD) 
  • Sổ hàng hóa (S2d-HKD) 
  • Sổ tiền (S2e-HKD) 

Nhóm này cần quản lý chặt chẽ hơn do có phát sinh chi phí để tính thuế TNCN.

Nhóm 4: Có thêm nghĩa vụ thuế khác

• Sử dụng thêm: Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế (S3a-HKD) 
• Áp dụng với các loại thuế như: 
  • Thuế tiêu thụ đặc biệt 
  • Thuế tài nguyên 
  • Thuế bảo vệ môi trường 

???? Kết luận: Hộ kinh doanh không bắt buộc dùng sổ giấy, nhưng bắt buộc phải có hệ thống ghi chép phù hợp để phục vụ kê khai thuế.

2. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán của hộ kinh doanh

Theo Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC, quy định như sau:

Thời gian lưu trữ tối thiểu:

• 05 năm đối với: 
  • Sổ kế toán 
  • Chứng từ kế toán 
  • Hóa đơn 

Riêng hóa đơn:

• Thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế 

2.1. Hình thức lưu trữ

Hộ kinh doanh có thể lựa chọn:

• Lưu trữ bản giấy 
• Hoặc dữ liệu điện tử 

Khuyến nghị:

• Nên lưu song song 2 hình thức để tránh rủi ro mất dữ liệu 

2.2. Một số lưu ý quan trọng

• Có thể tự thiết kế sổ kế toán phù hợp nhu cầu 
• Nhưng phải đảm bảo có các thông tin cơ bản: 
  • Tên sổ 
  • Ngày lập 
  • Người lập 
  • Chữ ký người đại diện 
• Nếu sử dụng hóa đơn điện tử: 
  • Cần đối chiếu số liệu với hệ thống thuế 

3. Nguyên tắc kê khai thuế phải chính xác, trung thực

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế phải tuân thủ:

3.1. Nguyên tắc bắt buộc

• Kê khai đầy đủ – chính xác – trung thực 
• Nộp đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định 
• Tự tính số thuế phải nộp 

3.2. Trách nhiệm của hộ kinh doanh

• Chủ động: 
  • Ghi chép doanh thu 
  • Lưu trữ chứng từ 
  • Theo dõi nghĩa vụ thuế 
• Chịu trách nhiệm nếu: 
  • Kê khai sai 
  • Thiếu doanh thu 
  • Không lưu trữ chứng từ 

Hệ quả nếu vi phạm:

• Bị truy thu thuế 
• Tính tiền chậm nộp 
• Xử phạt vi phạm hành chính 

Kết luận

Từ năm 2026, quy định kế toán đối với hộ kinh doanh đã linh hoạt hơn nhưng vẫn đảm bảo kiểm soát thuế chặt chẽ.

Tóm tắt nhanh:

• Không bắt buộc dùng sổ kế toán bản giấy  
• Phải có hệ thống ghi chép phù hợp 
• Thời gian lưu trữ tài liệu: tối thiểu 5 năm 
• Kê khai thuế phải trung thực, đầy đủ 

Việc tuân thủ đúng quy định kế toán không chỉ giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý mà còn quản lý tài chính hiệu quả và phát triển bền vững.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài 

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn Nước ngoài