GIẤY TỜ CHỨNG MINH HÌNH THỨC LÀM VIỆC CỦA NGƯỜI LAO ĐỘNG NƯỚC NGOÀI THEO NGHỊ ĐỊNH 219/2025

Khi thực hiện thủ tục xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam, ngoài các giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc thì tài liệu chứng minh hình thức làm việc là thành phần bắt buộc trong hồ sơ theo quy định của Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Việc chuẩn bị đúng loại giấy tờ tương ứng với từng hình thức làm việc sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế việc bổ sung hồ sơ, rút ngắn thời gian xử lý và tránh bị từ chối cấp phép. Bên cạnh đó, đối với các trường hợp Miễn giấy phép lao động, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động nếu thuộc trường hợp pháp luật quy định.

Trong bài viết dưới đây, DHtaxlaw sẽ cập nhật đầy đủ các loại giấy tờ chứng minh hình thức làm việc, hồ sơ và trình tự xin giấy xác nhận miễn Giấy phép lao động theo quy định mới nhất.

1. Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài

Theo khoản 6 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người lao động nước ngoài phải chuẩn bị giấy tờ phù hợp với từng hình thức làm việc tại Việt Nam.

1. 1. Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp

Đối với trường hợp người lao động được điều chuyển từ công ty mẹ hoặc doanh nghiệp ở nước ngoài sang hiện diện thương mại tại Việt Nam, hồ sơ cần có:

• Văn bản cử người lao động sang Việt Nam làm việc có thời hạn. 
• Văn bản xác nhận người lao động đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng tối thiểu 12 tháng liên tục trước thời điểm vào Việt Nam làm việc. 

Đây là một trong những hình thức phổ biến khi thực hiện thủ tục Miễn giấy phép lao động hoặc xin Giấy phép lao động đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

1.2. Thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại

Người lao động làm việc theo hợp đồng hoặc thỏa thuận hợp tác giữa doanh nghiệp Việt Nam và đối tác nước ngoài cần chuẩn bị:

• Văn bản cử người lao động của doanh nghiệp nước ngoài. 
• Hợp đồng hoặc thỏa thuận đã được các bên ký kết. 

Đây là căn cứ chứng minh hình thức làm việc hợp pháp theo quy định của Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

1.3. Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng

Đối với trường hợp nhà cung cấp dịch vụ nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam, hồ sơ bao gồm:

• Hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp nước ngoài. 
• Văn bản chứng minh người lao động đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài tối thiểu 24 tháng. 

1.4. Đàm phán cung cấp dịch vụ

Nếu người lao động nước ngoài được cử sang Việt Nam để đàm phán, thương lượng cung cấp dịch vụ thì cần có:

• Văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động sang Việt Nam thực hiện hoạt động đàm phán. 

1.5. Người lao động được doanh nghiệp nước ngoài cử sang làm việc

Trường hợp này cần chuẩn bị:

• Văn bản cử người lao động sang Việt Nam. 
• Nội dung công việc được giao phải phù hợp với vị trí dự kiến làm việc tại Việt Nam. 

1.6. Nhà quản lý doanh nghiệp

Đối với người nước ngoài làm việc với tư cách nhà quản lý doanh nghiệp, hồ sơ phải có:

• Giấy tờ chứng minh đáp ứng điều kiện là nhà quản lý theo quy định của Nghị định 219/2025/NĐ-CP. 

2. Hồ sơ xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động

Đối với các trường hợp Miễn giấy phép lao động, doanh nghiệp vẫn cần thực hiện thủ tục xin giấy xác nhận nếu thuộc diện phải xác nhận theo quy định.

Hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị cấp giấy xác nhận theo Mẫu số 01 ban hành kèm Nghị định 219/2025/NĐ-CP. 
• Giấy khám sức khỏe còn giá trị theo quy định. 
• 02 ảnh màu kích thước 4x6cm, nền trắng. 
• Hộ chiếu còn thời hạn. 
• Giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn Giấy phép lao động. 
• Các tài liệu chứng minh hình thức làm việc tương ứng với từng trường hợp. 

Tùy từng đối tượng, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu bổ sung các giấy tờ khác để chứng minh điều kiện miễn giấy phép.

3. Trình tự xin giấy xác nhận miễn Giấy phép lao động

Theo Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thủ tục được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và rà soát tính hợp lệ trước khi nộp.

Bước 2. Nộp hồ sơ

Trong thời hạn không quá 60 ngày và ít nhất 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động dự kiến làm việc bằng một trong các hình thức:

• Nộp trực tiếp. 
• Qua dịch vụ bưu chính công ích. 
• Qua đơn vị được ủy quyền. 
• Theo quy định của Cổng Dịch vụ công (nếu địa phương áp dụng). 

Bước 3. Cơ quan tiếp nhận xử lý

Sau khi tiếp nhận, Trung tâm Phục vụ hành chính công chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền để xem xét.

Bước 4. Nhận kết quả

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ:

• Cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động; hoặc  
• Có văn bản từ chối và nêu rõ lý do nếu hồ sơ không đủ điều kiện.

4. Một số trường hợp chỉ cần thông báo

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, một số trường hợp được Miễn giấy phép lao động không phải xin giấy xác nhận.

Tuy nhiên, doanh nghiệp phải gửi thông báo đến cơ quan có thẩm quyền trước ít nhất 03 ngày làm việc trước khi người lao động bắt đầu làm việc.

Thông báo cần thể hiện các thông tin cơ bản như:

• Họ tên. 
• Quốc tịch. 
• Số hộ chiếu. 
• Tên người sử dụng lao động. 
• Địa điểm làm việc. 
• Thời gian làm việc. 

5. Người lao động làm việc tại nhiều tỉnh có phải xin lại giấy xác nhận?

Trường hợp người lao động đã được cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động nhưng làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố thì không phải xin giấy xác nhận mới.

Tuy nhiên, doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan có thẩm quyền tại địa phương nơi người lao động dự kiến làm việc trước ít nhất 03 ngày làm việc.

Thời gian làm việc tại các địa phương không được vượt quá thời hạn của giấy xác nhận đã được cấp.

6. Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ

Để hồ sơ được giải quyết nhanh chóng, doanh nghiệp nên lưu ý:

• Xác định đúng hình thức làm việc của người lao động ngay từ đầu. 
• Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ chứng minh theo từng trường hợp. 
• Kiểm tra tính thống nhất giữa hộ chiếu, hợp đồng, văn bản cử sang Việt Nam và các giấy tờ chuyên môn. 
• Thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng đối với giấy tờ do nước ngoài cấp (nếu thuộc trường hợp phải thực hiện). 
• Theo dõi thời hạn của Giấy phép lao động, Gia hạn work permit hoặc Cấp lại work permit để tránh ảnh hưởng đến quá trình làm việc của người lao động.

7. Dịch vụ xin Giấy phép lao động tại DHtaxlaw

Với kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp trong lĩnh vực lao động nước ngoài, DHtaxlaw cung cấp dịch vụ tư vấn và thực hiện trọn gói:

• Xin cấp mới Giấy phép lao động. 
• Xin Miễn giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép. 
• Gia hạn work permit theo quy định mới nhất. 
• Cấp lại work permit khi thay đổi thông tin, mất hoặc hư hỏng giấy phép. 
• Tư vấn xác định hình thức làm việc phù hợp. 
• Hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng và hoàn thiện hồ sơ.

Kết luận

Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc là thành phần quan trọng trong hồ sơ xin Giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận Miễn giấy phép lao động đối với người nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Mỗi hình thức làm việc sẽ yêu cầu loại giấy tờ khác nhau theo quy định của Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Do đó, doanh nghiệp cần xác định đúng hình thức làm việc ngay từ đầu và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để tránh kéo dài thời gian xử lý hoặc phát sinh yêu cầu bổ sung. Nếu cần hỗ trợ thủ tục Giấy phép lao động, Gia hạn work permit, Cấp lại work permit hoặc xác nhận miễn giấy phép, DHtaxlaw luôn sẵn sàng đồng hành và tư vấn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp 

1. Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc có bắt buộc trong hồ sơ xin Giấy phép lao động không?

Có. Đây là thành phần hồ sơ bắt buộc theo Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP và phải phù hợp với từng hình thức làm việc của người lao động nước ngoài.

2. Người lao động thuộc diện miễn Giấy phép lao động có phải xin giấy xác nhận không?

Không phải tất cả các trường hợp. Một số đối tượng chỉ cần thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan có thẩm quyền, trong khi nhiều trường hợp khác vẫn phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động.

3. Thời gian giải quyết hồ sơ xin giấy xác nhận miễn Giấy phép lao động là bao lâu?

Thông thường, trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

4. DHtaxlaw có hỗ trợ hồ sơ miễn Giấy phép lao động không?

Có. DHtaxlaw hỗ trợ tư vấn điều kiện miễn, chuẩn bị hồ sơ, xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động, đồng thời thực hiện các thủ tục Gia hạn work permit, Cấp lại work permit và các thủ tục lao động dành cho người nước ngoài tại Việt Nam.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ xin cấp Thẻ tạm trú, visa, giấy phép lao động

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn Nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập hộ kinh doanh