DOANH NGHIỆP, HKD LƯU Ý NHỮNG TRƯỜNG HỢP SAU CẦN XUẤT HÓA ĐƠN DÙ KHÔNG PHÁT SINH DOANH THU!

Một trong những hiểu lầm phổ biến nhất hiện nay của doanh nghiệp và hộ kinh doanh là: chỉ khi nào có doanh thu, có thu tiền thì mới cần lập hóa đơn. Trên thực tế, theoquy định một số trường hợp vẫn bắt buộc xuất hóa đơn, nếu không sẽ bị xử phạt liên quan đến hành vi không lập hóa đơn.

Bài viết dưới đây DHtaxlaw sẽ phân tích rõ hơn về vấn đề này giúp bạn đọc nắm rõ quy định và tránh những vi phạm không đáng có.

1. Vì sao nhiều doanh nghiệp “vô tình” vi phạm quy định hóa đơn?

Trên thực tế, bên cạnh phần lớn các trường hợp vi phạm đến từ hành vi cố tình trốn thuế,một số doanh nghiệp, hộ kinh doanh kê khai rơi vào tình huống bị xử phạt do không lập hóa đơn do nhầm lẫn về quy định pháp luật liên quan đến vấn đề này.

Đặc biệt, các nghiệp vụ như khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ thường bị bỏ sót vì doanh nghiệp nghĩ rằng “không ảnh hưởng đến doanh thu”.

Đây là một hiểu lầm tai hại cần được làm rõ, đặc biệt là từ năm 2026 khi quy định xử phạt về hành vi không lập hóa đơn đã được điều chỉnh lên rất cao.

2. Các trường hợp KHÔNG lập hóa đơn vẫn bị xử phạt theo quy định

Dưới đây là những tình huống phổ biến nhất mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh rất dễ vi phạm nếu không nắm rõ quy định.

Khuyến mại hàng hóa

Nhiều doanh nghiệp thườngthực hiện chương trình khuyến mại như tặng kèm sản phẩm khi bán hàng, hoặc chương trình tặng sản phẩm dùng thử trải nghiệm.

Sai lầm thường gặp là chỉ xuất hóa đơn cho phần thu tiền, còn phần khuyến mại thì không lập hóa đơn. Tuy nhiên, hàng hóa, dịch vụ khuyến mại vẫn là nghiệp vụ phát sinh và thuộc diện phải lập hóa đơn theo quy định.

Không lập hóa đơn cho các trường hợp này, người bán đã có thể bị xử phạt.

Biếu, tặng hàng hóa

Biếu, tặng hàng hóa cho các đối tượng như:

• Khách hàng;
• Đối tác;
• Nhân viên;
• Quà tri ân, quà sự kiện.

Rất nhiều doanh nghiệp chỉ lập phiếu xuất kho nội bộ mà không lập hóa đơn. Đây là lỗi vi phạm khá phổ biến. Dù không thu tiền, việc biếu tặng hàng hóa vẫn làm thay đổi quyền sở hữu hàng hóa và bắt buộc phải lập hóa đơn.

Tiêu dùng nội bộ (trừ luân chuyển nội bộ)

Tiêu dùng nội bộ là việc doanh nghiệp sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho chính hoạt động của mình, ví dụ:

• Sử dụng sản phẩm để phục vụ văn phòng;
• Dùng hàng hóa cho hoạt động quảng bá, trưng bày;
• Phục vụ nội bộ doanh nghiệp.

Nhiều người nhầm lẫn tiêu dùng nội bộ với luân chuyển nội bộ. Trên thực tế, chỉ luân chuyển nội bộ phục vụ tiếp tục quá trình sản xuất mới được loại trừ, còn tiêu dùng nội bộ thông thường vẫn phải lập hóa đơn.

Cho vay, cho mượn hàng hóa

Các trường hợp cho vay, mượn hàng hóa như:

• Cho mượn hàng trưng bày;
• Cho mượn máy móc, thiết bị;
• Cho đối tác mượn hàng hóa trong thời gian nhất định.

Rất nhiều doanh nghiệp chỉ làm phiếu xuất kho mà không lập hóa đơn, dẫn đến rủi ro bị xử phạt khi cơ quan thuế kiểm tra.

Hoàn trả hàng hóa

Khi hoàn trả hàng hóa, không ít doanh nghiệp chỉ thực hiện thủ tục kho mà không điều chỉnh hoặc lập hóa đơn theo quy định. Việc này có thể khiến cơ quan thuế đánh giá doanh nghiệp không phản ánh đúng dòng hàng hóa, từ đó phát sinh khoản phạt.

3. Mức xử phạt hành vi không lập hóa đơn theo Nghị định 310/2025/NĐ-CPcó hiệu lực từ 01/01/2026

Tùy theo số lượng hóa đơn không lập và tính chất nghiệp vụ, mức xử phạt được áp dụng như sau:

Phạt cảnh cáo

Áp dụng khi không lập hóa đơn đối với 01 hóa đơn trong các trường hợp:

• Khuyến mại;
• Biếu tặng;
• Tiêu dùng nội bộ (trừ luân chuyển nội bộ);
• Cho vay, cho mượn, hoàn trả hàng hóa.

Phạt tiền từ 1.000.000 – 2.000.000 đồng

• Không lập hóa đơn từ 02 đến dưới 10 hóa đơn trong các trường hợp khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ, cho vay/cho mượn/hoàn trả hàng hóa; hoặc
• Không lập 01 hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Phạt tiền từ 2.000.000 – 10.000.000 đồng

• Không lập hóa đơn từ 10 đến dưới 50 hóa đơn trong các trường hợp khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ, cho vay/cho mượn/hoàn trả hàng hóa; hoặc
• Không lập hóa đơn từ 02 đến dưới 10 hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Phạt tiền từ 10.000.000 – 30.000.000 đồng

• Không lập hóa đơn từ 50 đến dưới 100 hóa đơn trong các trường hợp nêu trên; hoặc
• Không lập hóa đơn từ 10 đến dưới 20 hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Phạt tiền từ 30.000.000 – 50.000.000 đồng

• Không lập hóa đơn từ 100 hóa đơn trở lên trong các trường hợp khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ, cho vay/cho mượn/hoàn trả hàng hóa; hoặc
• Không lập hóa đơn từ 20 đến dưới 50 hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

4. Dịch vụ kế toán – báo cáo thuế trọn gói tại DHtaxlaw

DHtaxlaw cung cấp giải pháp pháp lý – kế toán toàn diện cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh gồm:

✅Hỗ trợ công việc theo dõi, xuất hóa đơn cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh

✅Thiết lập hệ thống tài khoản.

✅Hạch toán, lập sổ sách, đối chiếu số liệu hàng tháng.

✅ Thực hiện báo cáo thuế tháng – quý – năm.

✅ Đại diện làm việc với cơ quan thuế khi cần.

Giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tiết kiệm đến 60% chi phí mà vẫn đảm bảo đúng hạn, đúng luật, đúng số liệu.

Kết luận

Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng siết chặt quản lý hóa đơn, đặc biệt từ 01/01/2026 khi Nghị định 310/2025/NĐ-CP chính thức áp dụng. Chỉ một sơ suất nhỏ trong các nghiệp vụ cũng có thể khiến người nộp thuế đối mặt với các mức phạt không hề nhỏ.

DHtaxlaw sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp và hộ kinh doanh trong việc rà soát nghiệp vụ, thiết lập quy trình hóa đơn – sổ sách đúng chuẩn, giúp bạn yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: 80/35 Đường số 3, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập Hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho Hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam