Doanh nghiệp bị cảnh báo “hệ số K” do hàng hóa bán ra vượt giá trị tồn kho? Bài viết phân tích 7 nguyên nhân thường gặp, hướng dẫn cách lập công văn giải trình và lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp tránh rủi ro thuế GTGT năm 2025.
1. Hệ số K là gì? Vì sao doanh nghiệp bị cảnh báo?
“Hệ số K” là chỉ tiêu phân tích rủi ro dữ liệu thuế điện tử do Tổng cục Thuế triển khai nhằm kiểm soát tình trạng xuất hóa đơn vượt tồn kho, hoặc doanh thu không khớp với hàng hóa đầu vào.
Nếu doanh nghiệp có dấu hiệu:
- Giá trị hóa đơn đầu ra cao hơn nhiều so với đầu vào,
- Hàng bán ra chưa có hóa đơn mua vào tương ứng,
- Hoặc có sai lệch giữa kho kế toán và kho thuế,
Hệ thống eTax sẽ tự động cảnh báo hệ số K, yêu cầu doanh nghiệp giải trình hoặc kiểm tra đối chiếu hóa đơn.
2. Khi nào hệ số K ảnh hưởng đến doanh nghiệp?
Doanh nghiệp bị cảnh báo “hệ số K” sẽ:
- Bị đưa vào danh sách rủi ro theo phân tích ngành thuế,
- Có thể bị tạm dừng hoàn thuế GTGT hoặc xem xét hóa đơn đầu vào,
- Và trong trường hợp nghiêm trọng, có thể bị thanh tra – kiểm tra đột xuất.
Tuy nhiên, cảnh báo “hệ số K” không đồng nghĩa doanh nghiệp sai phạm, mà chỉ là tín hiệu để cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp chứng minh tính hợp lệ của hóa đơn.
3. 7 Nhóm nguyên nhân chính dẫn đến cảnh báo “Hệ số K”
STT | Nguyên nhân | Mô tả tình huống | Cách xử lý & chứng từ giải trình |
1️⃣ | Bán hàng đúng thời điểm, nhưng chưa có hóa đơn đầu vào | Hàng hóa giao nhận thật, nhưng bên bán chưa lập hóa đơn | Đính kèm hợp đồng, phiếu giao nhận, biên bản giao hàng |
2️⃣ | Hàng nhập khẩu chưa cập nhật | Đã mở tờ khai hải quan nhưng chưa nhập liệu vào hệ thống hóa đơn | Nộp tờ khai HQ, invoice, vận đơn, packing list |
3️⃣ | Mua hàng không hóa đơn (bảng kê 01/TNDN) | Mua hàng của cá nhân, nông sản, phế liệu… không hóa đơn | Đính kèm bảng kê 01/TNDN, biên bản mua bán |
4️⃣ | Lập hóa đơn khi nhận tạm ứng | Xuất hóa đơn theo tiến độ hợp đồng xây dựng, thương mại | Giải trình theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP |
5️⃣ | Hóa đơn phát sinh bằng ngoại tệ | Lệch tỷ giá ghi nhận, gây chênh lệch giá trị | Đính kèm hợp đồng ngoại tệ, chứng từ thanh toán |
6️⃣ | Đặc thù ngành nghề | Thương mại, xây dựng, bất động sản... không có tồn kho thực tế | Giải trình theo mô hình hoạt động và mã ngành đăng ký |
7️⃣ | Chi nhánh phụ thuộc | Chi nhánh không hạch toán riêng, xuất bán theo điều phối công ty mẹ | Đính kèm quyết định tổ chức, sổ chi tiết nhập – xuất kho |
4. Hướng dẫn lập Công văn giải trình Hệ số K
Bước 1. Soát xét toàn bộ báo cáo kho – hóa đơn – tờ khai GTGT theo tháng bị cảnh báo.
Bước 2. Xác định nhóm nguyên nhân phù hợp (1 trong 7 nhóm trên).
Bước 3. Soạn Công văn giải trình hệ số K, gồm:
- Thông tin doanh nghiệp, MST, kỳ kê khai bị cảnh báo,
- Nguyên nhân cụ thể và tài liệu chứng minh,
- Cam kết điều chỉnh, cập nhật dữ liệu nếu có sai lệch.
Bước 4. Gửi công văn đến Cục Thuế hoặc Chi cục Thuế quản lý trực tiếp, kèm file chứng từ scan PDF/XML.
Bước 5. Theo dõi phản hồi trên Cổng Thuế điện tử (https://thuedientu.gdt.gov.vn).
5. Lưu ý giúp doanh nghiệp tránh bị cảnh báo hệ số K
- Đối chiếu hàng tồn kho định kỳ giữa phần mềm kế toán – tờ khai thuế – thực tế kho.
- Nhận đủ hóa đơn đầu vào trước khi kê khai bán ra, hạn chế chênh lệch kỳ.
- Nếu hoạt động thương mại hoặc xây dựng, nên lập bảng định mức vật tư – hàng hóa.
- Khi có cảnh báo, giải trình sớm trong 5 ngày làm việc để tránh bị liệt kê rủi ro.
6. Dịch vụ hỗ trợ giải trình hệ số K – DHtaxlaw
Nếu doanh nghiệp bạn bị cảnh báo hệ số K hoặc gặp khó khăn khi lập công văn giải trình,
Dịch vụ kế toán – báo cáo thuế chuyên nghiệp của DHtaxlaw sẽ giúp bạn:
- Rà soát hóa đơn, chứng từ và báo cáo tồn kho,
- Phân tích dữ liệu, xác định nguyên nhân chênh lệch,
- Soạn công văn giải trình đúng mẫu, đầy đủ căn cứ pháp lý,
- Đại diện làm việc và nộp hồ sơ với cơ quan thuế.
Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)
Địa chỉ: 80/35 Đường số 3, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Điện thoại: 0911732048
Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh
![DOANH NGHIỆP BỊ CẢNH BÁO “HỆ SỐ K” DO HÀNG BÁN VƯỢT TỒN KHO [CẬP NHẬT 2025]](https://www.dhtaxlaw.com.vn/datafiles/47805/upload/images/logo.png?t=1753110205){kind=logo}
![Chia sẻ qua viber bài: DOANH NGHIỆP BỊ CẢNH BÁO “HỆ SỐ K” DO HÀNG BÁN VƯỢT TỒN KHO [CẬP NHẬT 2025]](/images/Viber_inhoa.png)
![Chia sẻ qua reddit bài:DOANH NGHIỆP BỊ CẢNH BÁO “HỆ SỐ K” DO HÀNG BÁN VƯỢT TỒN KHO [CẬP NHẬT 2025]](/images/Reddit.png)
