ĐIỀU KIỆN ĐỂ CHI PHÍ LƯƠNG ĐƯỢC TRỪ KHI TÍNH THUẾ TNDN [CẬP NHẬT 2026]

Chi phí tiền lương, tiền thưởng cho người lao động luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải khoản chi lương nào cũng được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Để tránh rủi ro bị loại chi phí khi thanh tra, quyết toán thuế, doanh nghiệp cần nắm rõ điều kiện, hồ sơ và quy định pháp lý liên quan đến chi phí lương.

Bài viết dưới đây từ DHtaxlaw sẽ giúp bạn hiểu rõ điều kiện để chi phí lương được trừ khi tính thuế TNDN, đồng thời cập nhật các quy định mới nhất áp dụng năm 2026.

1. Điều kiện để chi phí lương được khấu trừ khi tính thuế TNDN

Khoản chi tiền lương, tiền thưởng cho người lao động được xem là chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN, với điều kiện các khoản chi này được quy định rõ ràng về đối tượng áp dụng, điều kiện hưởng và mức chi trong các hồ sơ của doanh nghiệp.

Muốn hạch toán chi phí tiền lương vào chi phí được trừ, doanh nghiệp cần đảm bảo có đầy đủ hồ sơ bao gồm:

- Hợp đồng lao động (hoặc thoả thuận thực tập, hợp đồng dịch vụ,...)
- Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp
- Quyết đinh tăng lương (trong trường hợp tăng lương)
- Chứng minh thư photo của NLĐ
- Bảng chấm công hàng tháng.
- Bảng thanh toán tiền lương.
- Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng.
- Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN)

Ngoài ra cần các hồ sơ liên quan khác, cụ thể:

- Sổ BHXH (nếu trường hợp làm trên 1 tháng)
- Bản khai trình việc sử dụng lao động khi mới bắt đầu hoạt động (Ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH)
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động Mẫu số 07 (Ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH)
- Tờ khai Quyết tóan thuế TNCN cuối năm
- Tờ khai thuế TNCN tháng, quý nếu có phát sinh
- Các chứng từ nộp thuế TNCN (nếu có)
- Đối với những lao động thời vụnếu không khấu trừ 10% thu nhập trước khi trả lương thì phải có Bản cam kết mẫu 02/CK-TNCN và MST.

Bên cạnh đó, theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế đối với các khoản chi thực tế phát sinh cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp và đào tạo người lao động.

• Các khoản chi này bao gồm: chi phí trả cho người giảng dạy, tài liệu học tập, thiết bị và vật tư phục vụ đào tạo, chi phí hỗ trợ người học; chi phí đào tạo cho lao động mới được tuyển dụng; chi phí đào tạo, đào tạo lại và bồi dưỡng nghiệp vụ cho người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp.
• Các nội dung đào tạo nêu trên phải được quy định cụ thể trong hồ sơ nội bộ như: hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp.

2. Dịch vụ kế toán – BHXH tại DHtaxlaw

DHtaxlaw cung cấp dịch vụ kế toán – thuế – BHXH trọn gói với mức giá linh hoạt, phù hợp theo quy mô và nhu cầu của từng doanh nghiệp.

• Thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ thuế định kỳ gồm: kê khai thuế GTGT, thuế TNCN, tạm tính và tạm nộp thuế TNDN theo tháng hoặc quý.
• Theo dõi nghĩa vụ thuế phát sinh, thông báo kịp thời để doanh nghiệp nộp thuế đúng hạn, hạn chế rủi ro bị xử phạt.
• Hỗ trợ quản lý tiền lương, lao động và BHXH; lập bảng lương, báo tăng – giảm lao động theo quy định.
• Quản lý và xử lý hóa đơn thuế, bao gồm xuất hóa đơn và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến hóa đơn, chứng từ.
• Tư vấn chuyên môn về thuế, kế toán, hóa đơn, lao động và tiền lương theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
• Thực hiện ghi nhận, tổng hợp sổ sách kế toán, lập và nộp báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN – TNCN năm (áp dụng cho các gói nâng cao).
• Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan Thuế và BHXH khi có yêu cầu hoặc phát sinh kiểm tra, quyết toán (theo gói dịch vụ).

Kết luận

Việc hạch toán đúng và đầy đủ chi phí tiền lương không chỉ giúp doanh nghiệp giảm số thuế TNDN phải nộp, mà còn hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế. Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng hồ sơ lao động – tiền lương chặt chẽ, tuân thủ đầy đủ các quy định về hợp đồng, bảng lương, BHXH và thuế TNCN theo pháp luật hiện hành.

Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc quản lý kế toán, tiền lương, BHXH hoặc kê khai – quyết toán thuế, DHtaxlaw sẵn sàng đồng hành với dịch vụ kế toán – thuế – BHXH trọn gói, giúp doanh nghiệp yên tâm tuân thủ pháp luật, tối ưu chi phí và tập trung phát triển hoạt động kinh doanh bền vững.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: 80/35 Đường số 3, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ giải thể công ty