CƠ SỞ KINH DOANH LÀM MẤT HÓA ĐƠN BỊ PHẠT ĐẾN 10 TRIỆU ĐỒNG

Hóa đơn là chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh và là căn cứ để kê khai, quyết toán thuế. Vì vậy, việc làm mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn có thể khiến doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh bị xử phạt theo quy định của pháp luật.

Vậy người bán làm mất hóa đơn có bị phạt đến 10 triệu đồng không? Mức xử phạt được áp dụng trong trường hợp nào? Bài viết dưới đây của DHtaxlaw sẽ giúp bạn cập nhật quy định mới nhất, đồng thời cung cấp những lưu ý quan trọng trong quá trình quản lý hóa đơn và thực hiện thủ tục thuế hộ kinh doanh.

1. Người bán làm mất hóa đơn có bị phạt đến 10 triệu đồng không?

Theo quy định tại Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP và Nghị định 310/2025/NĐ-CP, mức xử phạt đối với hành vi làm mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn sẽ phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể.

Trong đó, mức phạt cao nhất lên đến từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng áp dụng đối với hành vi:

• Làm mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn đã lập; 
• Hóa đơn đã được kê khai thuế; 
• Sự việc xảy ra trong quá trình sử dụng hoặc thời gian lưu trữ; 
• Không thuộc các trường hợp được áp dụng mức xử phạt nhẹ hơn. 

Như vậy, người bán hoàn toàn có thể bị xử phạt đến 10 triệu đồng nếu làm mất hóa đơn thuộc trường hợp nêu trên.

2. Các mức xử phạt khi làm mất hóa đơn

Tùy tính chất và thời điểm xảy ra vi phạm, mức xử phạt được chia thành nhiều trường hợp khác nhau.

2.1. Phạt cảnh cáo

Áp dụng khi:

• Làm mất hoặc hỏng hóa đơn đã lập (không phải liên giao cho khách hàng), đã kê khai thuế và có đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch, đồng thời có tình tiết giảm nhẹ. 
• Làm mất hóa đơn lập sai đã được hủy và đã lập hóa đơn thay thế. 

2.2. Phạt từ 3 triệu đến 5 triệu đồng

Áp dụng đối với trường hợp:

• Làm mất liên hóa đơn giao cho khách hàng; 
• Hóa đơn đã kê khai, nộp thuế; 
• Có đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch và có tình tiết giảm nhẹ. 

Nếu người mua là bên làm mất hóa đơn thì hai bên phải lập biên bản xác nhận sự việc.

2.3. Phạt từ 4 triệu đến 8 triệu đồng

Mức phạt này áp dụng trong các trường hợp:

• Làm mất hóa đơn mua của cơ quan thuế nhưng chưa sử dụng. 
• Làm mất hóa đơn đã lập, đã kê khai thuế nhưng không thuộc trường hợp được giảm nhẹ. 
• Làm mất hóa đơn đã lập nhưng chưa kê khai thuế. 

Trong các trường hợp này, các bên liên quan cần lập biên bản ghi nhận việc mất hoặc hư hỏng hóa đơn.

2.4. Phạt từ 5 triệu đến 10 triệu đồng

Đây là mức xử phạt cao nhất đối với hành vi:

• Làm mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn đã lập; 
• Hóa đơn đã được kê khai thuế; 
• Vi phạm xảy ra trong thời gian sử dụng hoặc lưu trữ;  
• Không thuộc các trường hợp được áp dụng mức xử phạt thấp hơn. 

3. Trường hợp mất hóa đơn do bên thứ ba thì ai bị xử phạt?

Nếu hóa đơn bị mất hoặc hỏng do lỗi của bên thứ ba thì việc xử phạt sẽ được xác định theo chủ thể giao dịch:

• Nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người bán, người bán là đối tượng bị xử phạt. 
• Nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người mua, người mua sẽ là đối tượng bị xử phạt. 

Trong cả hai trường hợp, các bên phải lập biên bản ghi nhận đầy đủ sự việc để làm căn cứ xử lý.

4. Cá nhân, hộ kinh doanh có bị xử phạt như doanh nghiệp không?

Có.

Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cá nhân, hộ gia đình và hộ kinh doanh có cùng hành vi vi phạm sẽ bị xử phạt bằng 50% mức phạt áp dụng đối với tổ chức.

Do đó, các hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý trong việc quản lý hóa đơn và sổ sách kế toán hộ kinh doanh nhằm hạn chế các rủi ro về xử phạt hành chính.

5. Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được quy định như sau:

Đối với bán hàng trong nước

Người bán phải lập hóa đơn ngay khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc việc đã thu tiền hay chưa.

Đối với hàng hóa xuất khẩu

Người bán được tự xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử nhưng chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.

Việc lập hóa đơn đúng thời điểm là yêu cầu quan trọng trong quá trình thực hiện thủ tục thuế hộ kinh doanh cũng như kê khai thuế của doanh nghiệp.

6. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải có những thông tin gì?

Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải đảm bảo đầy đủ các nội dung cơ bản sau:

• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán. 
• Thông tin người mua (nếu có yêu cầu). 
• Tên hàng hóa hoặc dịch vụ. 
• Đơn giá, số lượng và giá thanh toán. 
• Thuế suất, tiền thuế GTGT (đối với đơn vị áp dụng phương pháp khấu trừ). 
• Thời điểm lập hóa đơn. 
• Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua tra cứu hóa đơn. 

Người bán có thể gửi hóa đơn cho khách hàng qua email, tin nhắn hoặc cung cấp mã QR để tải hóa đơn điện tử.

7. Một số lưu ý giúp hộ kinh doanh tránh bị xử phạt

Để hạn chế rủi ro trong quá trình sử dụng hóa đơn, hộ kinh doanh nên:

• Quản lý hóa đơn điện tử đúng quy định. 
• Lưu trữ chứng từ đầy đủ theo thời hạn pháp luật quy định. 
• Lập hóa đơn đúng thời điểm phát sinh giao dịch. 
• Kiểm tra dữ liệu trước khi phát hành hóa đơn. 
• Thực hiện đầy đủ việc kê khai và báo cáo thuế hộ kinh doanh đúng thời hạn.  

Đối với các hộ mới thành lập hộ kinh doanh, việc sử dụng dịch vụ kế toán hộ kinh doanh sẽ giúp giảm đáng kể các sai sót về hóa đơn, sổ sách và nghĩa vụ thuế.

DHtaxlaw hỗ trợ tư vấn hóa đơn và thuế cho hộ kinh doanh

Các quy định về hóa đơn điện tử và xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế ngày càng chặt chẽ. Việc hiểu và áp dụng đúng quy định sẽ giúp hộ kinh doanh hạn chế rủi ro pháp lý cũng như tránh các khoản phạt không đáng có.

DHtaxlaw cung cấp các dịch vụ:

• Dịch vụ kế toán hộ kinh doanh trọn gói. 
• Dịch vụ báo cáo thuế hộ kinh doanh đúng quy định. 
• Tư vấn sử dụng hóa đơn điện tử. 
• Hỗ trợ xây dựng sổ sách kế toán hộ kinh doanh. 
• Tư vấn thành lập hộ kinh doanh và chuyển đổi lên doanh nghiệp. 
• Tư vấn toàn diện về thủ tục thuế hộ kinh doanh theo quy định mới nhất.  

Liên hệ DHtaxlaw để được đội ngũ chuyên gia hỗ trợ nhanh chóng, giúp hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định về hóa đơn, kế toán và thuế, đồng thời tối ưu chi phí trong quá trình hoạt động.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài 

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ giải thể công ty