CÁCH QUYẾT TOÁN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN 2025 MỚI NHẤT

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) năm 2025 là thủ tục quan trọng nhằm xác định chính xác số thuế phải nộp hoặc được hoàn của người lao động trong năm.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy rất nhiều cá nhân không biết mình có phải quyết toán hay không, hoặc làm sai dẫn đến bị truy thu, phạt chậm nộp.

DHtaxlaw hướng dẫn chi tiết cách quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025 mới nhất, dễ hiểu và đúng quy định pháp luật hiện hành.

1. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì?

Quyết toán thuế TNCN là việc tổng hợp toàn bộ thu nhập chịu thuế trong năm dương lịch, so sánh với số thuế đã tạm khấu trừ, để xác định:

• Số thuế còn phải nộp thêm, hoặc
• Số thuế nộp thừa được hoàn hoặc bù trừ sang kỳ sau

Việc quyết toán giúp người nộp thuế:

• Tránh bị cơ quan thuế truy thu
• Đảm bảo quyền lợi hoàn thuế
• Thực hiện đúng nghĩa vụ pháp lý

2. Ai phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025?

Cá nhân bắt buộc phải quyết toán nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

• Có thu nhập từ 02 nơi trở lên trong năm
• Không đủ điều kiện ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay
• Có số thuế phải nộp thêm
• Có số thuế nộp thừa và có nhu cầu hoàn
• Người nước ngoài kết thúc hợp đồng lao động hoặc xuất cảnh

Cá nhân không bắt buộc quyết toán nếu:

• Số thuế phải nộp thêm không quá 50.000 đồng
• Có thuế nộp thừa nhưng không yêu cầu hoàn hoặc bù trừ
• Chỉ có thu nhập từ 01 nơi, hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên và đã khấu trừ đúng

Lưu ý quan trọng:
Không bắt buộc quyết toán không có nghĩa là không được quyết toán.
Nhiều cá nhân chủ động quyết toán để được hoàn lại tiền thuế đã nộp thừa.

3. Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025

Đối với cá nhân tự quyết toán:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính
• Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính
• Chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế. Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì người nộp thuế sử dụng bản thể hiện của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử (bản giấy do người nộp thuế tự in chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gốc do tổ chức, cá nhân trả thu nhập gửi cho người nộp thuế).
• Chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có)
• Tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.

Đối với doanh nghiệp quyết toán thay người lao động:

• Tờ khai mẫu 05/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
• Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến lừng phần mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
• Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
• Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
• Trường hợp cá nhân thực hiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay thì cá nhân lập Giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân từ kỳ tính thuế năm 2021 theo mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021 /TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.

4. Thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025

⏰ Đây là mốc thời gian bắt buộc phải nhớ:

• Doanh nghiệp trả thu nhập: chậm nhất ngày 31/03/2026
• Cá nhân tự quyết toán: chậm nhất ngày 30/04/2026

Trường hợp ngày hết hạn trùng ngày nghỉ lễ → được dời sang ngày làm việc tiếp theo.

Nộp trễ có thể bị phạt hành chính và tính tiền chậm nộp.

5. Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025

Đối với tổ chức trả thu nhập nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN cho cơ quan Thuế trực tiếp quản lý tổ chức trả thu nhập đó.

Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan Thuế:

- Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công tại một nơi và thuộc diện tự khai thuế trong năm thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại Cơ quan thuế nơi cá nhân trực tiếp khai thuế trong năm theo quy định tại điểm a Khoản 8 Điều 11 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP. Trường hợp cá nhân có thu nhập tiền lương, tiền công tại hai nơi trở lên bao gồm cả trường hợp vừa có thu nhập thuộc diện khai trực tiếp, vừa có thu nhập do tổ chức chi trả đã khấu trừ thì cá nhân nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm. Trường hợp không xác định được nguồn thu nhập lớn nhất trong năm thì cá nhân tự lựa chọn nơi nộp hồ sơ quyết toán tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức chi trả hoặc nơi cá nhân cư trú.

- Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn từ hai nơi trở lên thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế như sau:

+ Cá nhân đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế trục tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập đó. Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng. Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú. Trường hợp cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân ở bất cứ tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

+ Trường hợp cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ có thu nhập tại một nơi hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10% thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

+ Cá nhân cư trú trong năm có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi hoặc nhiều nơi nhưng tại thời điểm quyết toán không làm việc tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nơi nộp hồ sơ khai quyết toán thuế là cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

Bắt đầu từ ngày 14/02/2026 trở đi, thực hiện theo quy định tại Điều 3 Nghị định 373/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 126/2020/NĐ-CP như sau:

Điều 3. Sửa đổi, bổ sung điểm b.2 khoản 8 Điều 11 như sau:

“b.2) Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn từ hai nơi trở lên thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức trả thu nhập lớn nhất trong năm. Trường hợp có nhiều nguồn thu nhập lớn nhất trong năm mà các nguồn thu nhập đó bằng nhau thì cá nhân nộp hồ sơ quyết toán tại một trong những cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức chi trả các nguồn thu nhập lớn nhất trên.

Trường hợp cá nhân nộp hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân không đúng quy định nêu trên thì cơ quan thuế nơi đã tiếp nhận hồ sơ của cá nhân đó căn cứ thông tin trên hệ thống cơ sở dữ liệu ngành thuế hỗ trợ chuyển hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức trả thu nhập để thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo quy định pháp luật.”.

- Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế TNCN với cư quan thuế có hồ sơ đề nghị giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế chính là cơ quan thuế nơi cá nhân nộp hồ sơ giảm thuế. Cơ quan thuế xử lý hồ sơ giảm thuế có trách nhiệm xử lý hồ sơ quyết toán thuế theo quy định.

6. Những lỗi thường gặp khi quyết toán thuế TNCN

❌ Không đăng ký người phụ thuộc đúng thời điểm.
❌ Khai sai thu nhập chịu thuế.
❌ Thiếu chứng từ khấu trừ thuế.
❌ Không cộng gộp đầy đủ thu nhập từ nhiều nơi.
❌ Nộp hồ sơ trễ hạn.

Đây là các lỗi phổ biến khiến cá nhân bị truy thu thuế hoặc mất quyền hoàn.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: 80/35 Đường số 3, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài 

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh