CÁCH KÊ KHAI HÓA ĐƠN THAY THẾ CÙNG KỲ VÀ KHÁC KỲ CHO BÊN BÁN, BÊN MUA [CẬP NHẬT 2026]

8:00 - 17:00

Open Monday - Friday
Tìm kiếm

Tìm kiếm

0911 732 048

Free Consulting 24/7
 

menu
Loading...
TƯ VẤN MIỄN PHÍ
menu

CÁCH KÊ KHAI HÓA ĐƠN THAY THẾ CÙNG KỲ VÀ KHÁC KỲ CHO BÊN BÁN, BÊN MUA [CẬP NHẬT 2026]

Cách kê khai hóa đơn thay thế cùng kỳ, khác kỳ mới nhất 2026

Hóa đơn đã gửi cho khách hàng nhưng phát hiện sai đơn giá, sai thuế suất hay sai số tiền là tình huống kế toán gặp hằng tháng. Lập hóa đơn thay thế chỉ là bước đầu; điều doanh nghiệp hay lúng túng là cách kê khai hóa đơn thay thế trên tờ khai thuế GTGT, nhất là khi hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế nằm ở hai kỳ khác nhau. Bài viết dưới đây tổng hợp nguyên tắc áp dụng từ ngày 01/7/2026, kèm ví dụ cho cả bên bán và bên mua.

1. Căn cứ pháp lý áp dụng từ 01/7/2026

Từ ngày 01/7/2026, khung pháp lý về hóa đơn và khai thuế đã thay đổi:

  • Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử có hiệu lực từ 01/7/2026, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Nghị định quy định việc xử lý hóa đơn có sai sót bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
  • Nghị định 252/2026/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Quản lý thuế 2025, trong đó có nguyên tắc khai bổ sung hồ sơ khai thuế.
  • Thông tư 89/2026/TT-BTC ban hành các mẫu hồ sơ khai thuế, gồm tờ khai 01/GTGT và bản giải trình khai bổ sung 01/KHBS.

Các văn bản về hóa đơn không quy định riêng "kê khai hóa đơn thay thế thế nào", vì vậy doanh nghiệp áp dụng nguyên tắc chung về khai thuế và khai bổ sung nêu dưới đây.

2. Khi nào lập hóa đơn thay thế?

Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mà có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng, người bán được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Trên hóa đơn thay thế phải ghi rõ dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…".

Nếu chỉ sai tên, địa chỉ người mua mà mã số thuế và các nội dung khác đều đúng, người bán thông báo cho người mua và không phải lập lại hóa đơn. Trường hợp này cũng không làm thay đổi số liệu trên tờ khai.

3. Nguyên tắc chung về cách kê khai hóa đơn thay thế

3.1 Hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế cùng kỳ

Đây là trường hợp đơn giản nhất. Cả bên bán và bên mua chỉ kê khai hóa đơn thay thế, không kê khai hóa đơn bị thay thế. Kỳ ở đây là kỳ khai thuế GTGT của từng bên (tháng hoặc quý).

3.2 Hóa đơn thay thế lập ở kỳ sau

Hóa đơn thay thế luôn được gắn với kỳ phát sinh hóa đơn bị thay thế. Cách xử lý phụ thuộc vào việc tờ khai kỳ đó đã nộp hay chưa:

  • Chưa nộp tờ khai kỳ gốc: kê khai hóa đơn thay thế vào kỳ gốc, bỏ hóa đơn bị thay thế.
  • Đã nộp tờ khai kỳ gốc: xác định chênh lệch giữa hai hóa đơn. Nếu chênh lệch làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được hoàn, phải lập hồ sơ khai bổ sung cho kỳ gốc (tờ khai 01/GTGT bổ sung kèm bản giải trình 01/KHBS) và nộp tiền chậm nộp nếu có. Nếu chênh lệch làm giảm thuế phải nộp, doanh nghiệp cũng khai bổ sung kỳ gốc để điều chỉnh giảm.
  • Nếu chênh lệch chỉ làm thay đổi số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau và doanh nghiệp không đề nghị hoàn thuế, doanh nghiệp có thể kê khai điều chỉnh vào chỉ tiêu "Điều chỉnh tăng/giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ của các kỳ trước" trên tờ khai của kỳ phát hiện, không cần lập 01/KHBS.

4. Ví dụ kê khai hóa đơn thay thế cho bên bán

Ví dụ 1 (cùng kỳ): Công ty A khai thuế theo quý. Ngày 30/7/2026, A xuất hóa đơn số 700 bị sai đơn giá. Ngày 15/9/2026, A lập hóa đơn số 800 thay thế. Cả hai hóa đơn thuộc quý 3/2026, nên A chỉ kê khai hóa đơn số 800 trên tờ khai quý 3/2026.

Ví dụ 2 (khác kỳ): Ngày 25/9/2026, A xuất hóa đơn số 900, thuế suất 10%, tiền thuế 1.000.000 đồng. Hàng hóa thực tế thuộc diện thuế suất 8%, nên ngày 20/10/2026 A lập hóa đơn số 1000 thay thế, tiền thuế 800.000 đồng.

  • Nếu A chưa nộp tờ khai quý 3/2026: kê khai hóa đơn số 1000 (tiền thuế 800.000 đồng) vào quý 3/2026.
  • Nếu A đã nộp tờ khai quý 3/2026: lập tờ khai bổ sung quý 3/2026, điều chỉnh giảm 200.000 đồng thuế GTGT đầu ra ở dòng thuế suất tương ứng, kèm bản giải trình 01/KHBS.

5. Ví dụ kê khai hóa đơn thay thế cho bên mua

Ví dụ 3 (cùng kỳ): Công ty B nhận hóa đơn đầu vào số 1000 ngày 20/8/2026 bị sai thuế suất; ngày 05/9/2026 người bán gửi hóa đơn số 1200 thay thế. Hai hóa đơn cùng quý 3/2026, B chỉ kê khai hóa đơn số 1200.

Ví dụ 4 (khác kỳ): B nhận hóa đơn số 2000 ngày 20/9/2026 (quý 3) bị sai đơn giá. Ngày 15/10/2026, B nhận hóa đơn số 2030 thay thế, tiền thuế GTGT đầu vào tăng thêm 1.000.000 đồng. B đã nộp tờ khai quý 3/2026 ngày 05/10/2026, trên đó thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau là 7.000.000 đồng.

Khoản chênh lệch 1.000.000 đồng chỉ làm tăng số thuế còn được khấu trừ chuyển kỳ sau (từ 7 triệu lên 8 triệu đồng), không ảnh hưởng số thuế phải nộp. B không cần khai bổ sung quý 3, mà kê khai 1.000.000 đồng vào chỉ tiêu điều chỉnh tăng số thuế GTGT còn được khấu trừ của các kỳ trước trên tờ khai quý 4/2026.

Ngược lại, nếu hóa đơn thay thế làm giảm thuế đầu vào và quý 3 đang có số thuế phải nộp, B phải khai bổ sung quý 3 và nộp phần thuế tăng thêm cùng tiền chậm nộp.

6. Lưu ý khi kê khai hóa đơn thay thế

  • Kiểm tra trạng thái hóa đơn gốc trên hệ thống hóa đơn điện tử để không kê khai trùng cả hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế.
  • Lưu kèm văn bản thỏa thuận sai sót (nếu có), hợp đồng, biên bản giao nhận để giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
  • Bên bán và bên mua có thể có cách kê khai khác nhau với cùng một cặp hóa đơn, vì kỳ khai thuế và số liệu tờ khai của mỗi bên khác nhau.
  • Sai sót không làm thay đổi số liệu tờ khai (ví dụ sai tên hàng nhưng đúng số tiền) thì không phải khai bổ sung.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ kế toán, kê khai thuế, quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty vốn nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Thành lập công ty Việt Nam

 
  • Chia sẻ qua viber bài: CÁCH KÊ KHAI HÓA ĐƠN THAY THẾ CÙNG KỲ VÀ KHÁC KỲ CHO BÊN BÁN, BÊN MUA [CẬP NHẬT 2026]
  • Chia sẻ qua reddit bài:CÁCH KÊ KHAI HÓA ĐƠN THAY THẾ CÙNG KỲ VÀ KHÁC KỲ CHO BÊN BÁN, BÊN MUA [CẬP NHẬT 2026]

Related Articles

ĐIỀU CHỈNH GIẤY PHÉP KINH DOANH CHO THUÊ HÀNG HÓA CỦA DOANH NGHIỆP FDI: KHI NÀO, HỒ SƠ, THỜI HẠN [CẬP NHẬT 2026]

Khi nào doanh nghiệp FDI phải điều chỉnh giấy phép kinh doanh cho thuê hàng hóa hoặc xin cấp lại? Hồ sơ, thời hạn theo Nghị định 342/2026/NĐ-CP.

BÁO CÁO ĐỊNH KỲ GIẤY PHÉP KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP FDI VÀ 7 TRƯỜNG HỢP BỊ THU HỒI GIẤY PHÉP [CẬP NHẬT 2026]

Doanh nghiệp FDI phải nộp báo cáo định kỳ giấy phép kinh doanh trước 15/01 và 15/7. Bỏ báo cáo 24 tháng liên tiếp có thể bị thu hồi giấy phép.

KÊ KHAI HÓA ĐƠN THAY THẾ BỊ BỎ SÓT: BÊN BÁN, BÊN MUA XỬ LÝ THẾ NÀO? [CẬP NHẬT 2026]

Hướng dẫn kê khai hóa đơn thay thế bị bỏ sót năm 2026: bên bán khai bổ sung 01/KHBS, bên mua kê khai bổ sung đầu vào, tiền chậm nộp. Có ví dụ cụ thể.

CÁCH TÍNH TIỀN BHXH MỘT LẦN CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG NƯỚC NGOÀI NĂM 2026 (CÓ VÍ DỤ)

Công thức tính mức hưởng BHXH một lần cho người nước ngoài theo khoản 3 Điều 70 Luật BHXH 2024: 2 tháng lương bình quân cho mỗi năm đóng, cách làm tròn tháng lẻ, ví dụ minh họa.

Search

Outstanding Service

THÀNH LẬP CÔNG TY VIỆT NAM

Bạn đang có ý tưởng kinh doanh nhưng chưa biết cách thành lập công ty và bối rối trước những thủ tục hành chính phức tạp? Đừng lo, DHtaxlaw sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy trong hành trình khởi nghiệp của bạn.

THÀNH LẬP HỘ KINH DOANH

Hộ kinh doanh là mô hình kinh doanh đơn giản và phổ biến tại Việt Nam. Cập nhật những thông tin mới nhất về thủ tục đăng ký hộ kinh doanh, DHtaxlaw sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chính xác nhất về hồ sơ, thủ tục đăng ký hộ kinh doanh thông qua bài viết này.

THÀNH LẬP ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH

Tìm hiểu thủ tục, hồ sơ và quy định khi thành lập địa điểm kinh doanh theo Luật Doanh nghiệp 2020. DHtaxlaw hỗ trợ dịch vụ đăng ký nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

CẬP NHẬT THÔNG TIN GIẤY TỜ (CCCD/HỘ CHIẾU)

Giấy phép kinh doanh chính là "căn cước công dân" của doanh nghiệp. Việc đảm bảo thông tin đăng ký luôn chính xác, đặc biệt là thông tin về người đại diện, không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch, tuân thủ quy định pháp luật mà còn hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình kinh doanh. Do đó, việc cập nhật thông tin giấy tờ khi có thay đổi là một yêu cầu bắt buộc.

Fanpage

dhtaxlaw.com.vn
dhtaxlaw.com.vndhtaxlaw.com.vndhtaxlaw.com.vn