THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP NĂM 2026

Bước sang năm 2026, nhiều doanh nghiệp thực hiện tái cấu trúc, thay đổi mô hình quản trị, chuyển nhượng vốn hoặc điều chỉnh nhân sự cấp cao. Một trong những thủ tục phát sinh phổ biến là thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Hiện nay, thủ tục này được thực hiện theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP (đang áp dụng trong năm 2026). Doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình để tránh hồ sơ bị trả lại, gián đoạn hoạt động kinh doanh hoặc phát sinh rủi ro pháp lý.

1. Quy định chung về thay đổi người đại diện theo pháp luật năm 2026

1.1 Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là ai?

Người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ pháp lý, ký kết hợp đồng, làm việc với cơ quan nhà nước, Trọng tài và Tòa án.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, thông tin về người đại diện theo pháp luật là nội dung bắt buộc trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, khi có thay đổi, doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh.

1.2 Khi nào doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi?

Trong năm 2026, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật khi:

• Bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật mới
• Miễn nhiệm hoặc thay thế người đại diện theo pháp luật cũ
• Thay đổi chức danh người đại diện theo pháp luật
• Người đại diện theo pháp luật không còn đủ điều kiện theo quy định pháp luật

2. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp năm 2026

Thủ tục đăng ký thay đổi được thực hiện theo Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, đang được áp dụng ổn định trong năm 2026.

2.1 Ai có thẩm quyền ký hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Tùy loại hình doanh nghiệp, người ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi bao gồm:

• Công ty TNHH
  • Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty
  • Trường hợp người này là người đại diện theo pháp luật thì người ký là Chủ tịch mới được bổ nhiệm hoặc bầu
• Công ty cổ phần
  • Chủ tịch Hội đồng quản trị
  • Nếu Chủ tịch HĐQT là người đại diện theo pháp luật thì người ký là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới
• Trường hợp đặc biệt (người đại diện theo pháp luật chết, mất tích, bị tạm giam, bị hạn chế năng lực hành vi…):
  • Người được ủy quyền hợp pháp hoặc
  • Người được bầu tạm thời theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020

Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp đăng ký đồng thời nhiều nội dung thay đổi, người ký hồ sơ là người có thẩm quyền tương ứng theo từng nội dung đăng ký.

2.2 Thành phần hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

Hồ sơ cơ bản gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật
• Nghị quyết/Quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của:
  • Chủ sở hữu công ty (TNHH một thành viên)
  • Hội đồng thành viên (TNHH hai thành viên trở lên)
  • Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị (công ty cổ phần – tùy trường hợp)

Trường hợp đặc biệt

Nếu người đại diện theo pháp luật:

• Chết, mất tích
• Bị truy cứu trách nhiệm hình sự
• Bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự

Hồ sơ thay thế bằng văn bản xác nhận tình trạng pháp lý, người ký là thành viên còn lại hoặc người được bầu theo quy định.

2.3 Ủy quyền thực hiện thủ tục trong năm 2026

Doanh nghiệp được ủy quyền cho:

• Cá nhân
• Tổ chức dịch vụ pháp lý
• Đơn vị bưu chính công ích

Từ năm 2026, hồ sơ điện tử yêu cầu:

• Người ủy quyền và người được ủy quyền xác thực điện tử
• Trường hợp chưa có định danh điện tử, phải kèm CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực

3. Một số lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục năm 2026

• Thông tin cá nhân phải khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư
• Hồ sơ điện tử phải:
  • Ký số hoặc ký xác thực hợp lệ
  • Kê khai đầy đủ, chính xác
• Doanh nghiệp phải công bố nội dung thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

⚠️ Việc không đăng ký hoặc đăng ký chậm thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể dẫn đến:

• Bị xử phạt vi phạm hành chính
• Hợp đồng ký kết không có giá trị pháp lý
• Phát sinh tranh chấp và rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp

4. Dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật trọn gói năm 2026

Để tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ pháp lý – kế toán doanh nghiệp trọn gói, bao gồm:

✔ Tư vấn các nghĩa vụ liên quan về thuế, chữ ký số, ngân hàng sau thay đổi

✔ Tư vấn điều kiện và phương án thay đổi phù hợp

✔ Soạn thảo hồ sơ theo quy định áp dụng năm 2026

✔ Đại diện nộp hồ sơ và theo dõi kết quả

✔ Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

✔ Tư vấn các nghĩa vụ liên quan về thuế, chữ ký số, ngân hàng sau thay đổi

Kết luận

Trong năm 2026, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp vẫn là thủ tục bắt buộc khi có sự thay đổi nhân sự quản lý cấp cao. Doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định hiện hành để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục và an toàn pháp lý.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: 80/35 Đường số 3, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài 

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn Nước ngoài