QUY TRÌNH CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ THEO NGHỊ ĐỊNH 104/2025/NĐ-CP: HƯỚNG DẪN CHI TIẾT TỪ DHTAXLAW

Công chứng/chứng thực điện tử đang trở thành xu hướng chủ đạo trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia. Với sự ra đời của Nghị định 104/2025/NĐ-CP, thủ tục công chứng đã được chuẩn hóa dưới dạng điện tử, giúp cá nhân và doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, rút ngắn quy trình và hạn chế tối đa việc nộp – lưu trữ hồ sơ giấy.

Trong bài viết này, DHtaxlaw sẽ hướng dẫn chi tiết các bước công chứng điện tử theo quy định mới nhất, bao gồm:

• Khái niệm, phạm vi áp dụng chứng thực điện tử;
• Điều kiện thực hiện chứng thực điện tử;
• Quy trình công chứng điện tử trực tiếp và trực tuyến.

1. Công chứng điện tử là gì?

Theo khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP và khoản 1 Điều 47 Nghị định 104/2025/NĐ-CP:

• Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.
• Văn bản công chứng điện tử là văn bản được tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử hoặc được chuyển đổi từ văn bản giấy sang bản điện tử và gắn chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng.

Chứng thực điện tử được sử dụng phổ biến trong hồ sơ hành chính, hồ sơ pháp lý, hồ sơ doanh nghiệp.

Hiện nay có 2 hình thức công chứng điện tử:

• Công chứng điện tử trực tiếp: thực hiện tại điểm công chứng, diễn ra trên nền tảng điện tử;
• Công chứng điện tử trực tuyến: các bên ký số từ nhiều địa điểm thông qua hệ thống kết nối trực tuyến.

Cả hai đều có giá trị pháp lý tương đương công chứng truyền thống.

2. Chứng thực điện tử được thực hiện ở đâu?

Chứng thực điện tử được triển khai trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, thông qua tài khoản cấp bởi Dịch vụ công Quốc gia hoặc tài khoản định danh điện tử (VNeID định danh mức 2).

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP), cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục chứng thực là UBND cấp xã/phường.

3. Giao dịch nào được áp dụng công chứng điện tử?

Công chứng điện tử trực tiếp: Áp dụng cho tất cả giao dịch dân sự, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.

Công chứng điện tử trực tuyến: Áp dụng cho đa số giao dịch dân sự, trừ:

• Di chúc;
• Hành vi pháp lý đơn phương khác.

4. Điều kiện để tổ chức hành nghề công chứng cung cấp dịch vụ công chứng điện tử

Tổ chức hành nghề công chứng phải đáp ứng:

• Có tài khoản công chứng điện tử được tạo lập trên nền tảng đạt chuẩn theo Điều 51 Nghị định 104/2025/NĐ-CP;
• Công chứng viên phải đăng ký chữ ký số tại Sở Tư pháp;
• Sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian do tổ chức tin cậy của Việt Nam cung cấp.
• Đảm bảo hạ tầng: máy tính, đường truyền, thiết bị điện tử…

Cơ quan đại diện ngoại giao áp dụng theo điều kiện thực tế tại nơi đặt trụ sở.

5. Điều kiện để người dân sử dụng công chứng điện tử

Người yêu cầu công chứng phải có:

• Chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số tại Việt Nam phát hành;
• Hoặc chữ ký số nước ngoài được Việt Nam công nhận;
• Tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử trên nền tảng hoặc xác thực bằng ứng dụng VNeID.

Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm hướng dẫn người dân tạo tài khoản, ký số và xác thực.

6. Quy trình công chứng điện tử trực tiếp

Bước 1: Công chứng viên tiếp nhận yêu cầu và kiểm tra hồ sơ theo Điều 43 Luật Công chứng 2024.

Bước 2: Khởi tạo giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử, bao gồm tài khoản công chứng viên và người yêu cầu công chứng.

Bước 3: Công chứng viên tải văn bản giao dịch đã soạn thảo lên hệ thống ở dạng dữ liệu điện tử.

Bước 4: Người yêu cầu công chứng tự đọc lại hoặc nhờ công chứng viên đọc nội dung văn bản giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử.

Bước 5: Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo giao dịch và xuất trình giấy tờ để đối chiếu.

Công chứng viên đối chiếu thông tin giấy tờ với cơ sở dữ liệu và chuyển đổi toàn bộ giấy tờ sang dạng thông điệp dữ liệu rồi tải lên hệ thống.

Bước 6: Công chứng viên xác thực nhân thân người yêu cầu công chứng và chứng kiếnngười tham gia giao dịch ký số vào văn bản giao dịch.

Bước 7: Công chứng viên kiểm tra chữ ký số, sau đó ký số và gắn dấu thời gian vào lời chứng.

Bước 8: Tổ chức hành nghề công chứng ký số, gắn dấu thời gian, thu phí và gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu qua email hoặc phương thức lưu trữ mà người yêu cầu công chứng đăng ký.

Bước 9: Tổ chức hành nghề công chứng vào số công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử theo quy định.

7. Quy trình công chứng điện tử trực tuyến

Các bước chứng thực điện tử được thực hiện trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia:

Bước 1: Truy cập website https://dichvucong.gov.vn/ và tiến hành đăng nhập/đăng ký tài khoản.

Bước 2: Tìm và chọn thủ tục “Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận”.

Bước 3: Chọn cơ quan thực hiện.

Bước 4: Chọn “Nộp trực tuyến”.

Bước 5: Khai báo thông tin – tải tài liệu – thanh toán phí trực tuyến, cụ thể:

• Thông tin người nộp hồ sơ: tổ chức/cá nhân điền thông tin, nhấn nút “Tiếp tục”;
• Thành phần hồ sơ, văn bản, tài liệu đề nghị chứng thực (khuyến khích đính kèm file dạng .pdf), nhấn nút “Tiếp tục”;
• Thông tin phí, lệ phí (Khuyến khích doanh nghiệp/cá nhân thanh toán phí trực tuyến);

• Nhập mã xác nhận và nhấn nút “Nộp hồ sơ”.

Bước 6: Nhận kết quả qua:

• Tài khoản Cổng Dịch vụ công Quốc gia;
• Email;
• Hoặc nhận trực tiếp tùy lựa chọn.

Kết luận

Chứng thực điện tử theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP là bước tiến quan trọng trong cải cách hành chính, giúp chuẩn hóa quy trình, tăng minh bạch và rút ngắn thời gian thực hiện.

DHtaxlaw hy vọng bài viết giúp bạn hiểu rõ điều kiện, quy trình và cách thức thực hiện công chứng điện tử theo quy định mới nhất.

Liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của DHtaxlaw – Chúng tôi luôn đồng hành cùng bạn trong mọi quyết định tài chính và pháp lý.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: 80/35 Đường số 3, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn Nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập hộ kinh doanh