QUY ĐỊNH VỀ TỔ CHỨC TRỰC THUỘC DOANH NGHIỆP ĐĂNG KÝ MẪU CON DẤU MỚI CÓ GÌ THAY ĐỔI? CON DẤU ĐANG SỬ DỤNG BỊ MÒN THÌ PHẢI LÀM GÌ?

Con dấu là một trong những yếu tố quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp và các tổ chức trực thuộc như chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị phụ thuộc. Việc quản lý và sử dụng con dấu được pháp luật quy định chặt chẽ nhằm đảm bảo tính pháp lý của các văn bản, giao dịch và hồ sơ hành chính.

Từ ngày 15/03/2026, Nghị định 58/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực và sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến quản lý và sử dụng con dấu. Trong đó, một nội dung đáng chú ý là quy định về hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới đối với tổ chức trực thuộc doanh nghiệp.

Vậy quy định mới về đăng ký mẫu con dấu của tổ chức trực thuộc doanh nghiệp có gì thay đổi? Trường hợp con dấu bị mòn hoặc hỏng thì phải xử lý ra sao? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy định pháp lý mới nhất.

1. Quy định về đăng ký mẫu con dấu mới của tổ chức trực thuộc doanh nghiệp

Theo quy định tại khoản 8 và khoản 9 Điều 13 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký mẫu con dấu đối với doanh nghiệp và các tổ chức trực thuộc được quy định khá cụ thể.

Tuy nhiên, Nghị định 58/2026/NĐ-CP đã sửa đổi một số nội dung quan trọng liên quan đến đối tượng và hồ sơ đăng ký mẫu con dấu.

1.1. Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu đối với doanh nghiệp và đơn vị trực thuộc

Sau khi được sửa đổi, hồ sơ đăng ký mẫu con dấu được quy định như sau:

Đối với doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh

Hồ sơ bao gồm:

• Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc
• Giấy đăng ký hoạt động, hoặc
• Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp

Các giấy tờ này chứng minh tư cách pháp lý và hoạt động hợp pháp của tổ chức khi đăng ký mẫu con dấu.

Đối với tổ chức trực thuộc doanh nghiệp

Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu gồm:

• Quyết định thành lập của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
• Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp (đối với trường hợp pháp luật yêu cầu phải có giấy phép hoạt động)

1.2. Điểm thay đổi quan trọng theo Nghị định 58/2026/NĐ-CP

Điểm đáng chú ý của quy định mới là:

Nghị định 58/2026/NĐ-CP mở rộng chủ thể có thẩm quyền thành lập tổ chức trực thuộc doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu.

Điều này giúp:

• Tạo thuận lợi hơn cho doanh nghiệp khi thành lập các đơn vị trực thuộc
• Đảm bảo thủ tục đăng ký mẫu con dấu phù hợp với cơ cấu tổ chức thực tế của doanh nghiệp
• Hạn chế vướng mắc trong quá trình đăng ký con dấu tại cơ quan có thẩm quyền

2. Con dấu đang sử dụng bị mòn thì tổ chức trực thuộc doanh nghiệp phải làm gì?

Trong quá trình sử dụng, con dấu của doanh nghiệp hoặc tổ chức trực thuộc có thể bị mòn, biến dạng hoặc hư hỏng, ảnh hưởng đến tính rõ ràng và giá trị pháp lý khi đóng dấu.

Theo khoản 9 Điều 24 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, khi con dấu xảy ra các trường hợp sau:

• Con dấu bị biến dạng
• Con dấu bị mòn
• Con dấu bị hỏng
• Thay đổi tên tổ chức hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức

Thì tổ chức phải thực hiện:

Thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu

Cụ thể:

• Thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu
• Nộp lại con dấu cũ
• Nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu

Việc đăng ký lại nhằm đảm bảo con dấu mới đáp ứng yêu cầu về hình thức, nội dung và tính pháp lý khi sử dụng trong giao dịch.

3. Trường hợp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất hoặc hỏng

Ngoài trường hợp con dấu bị mòn, pháp luật cũng quy định cách xử lý khi giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu gặp sự cố.

Cụ thể:

• Nếu giấy chứng nhận bị mất: phải làm thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu
• Nếu giấy chứng nhận bị hỏng: phải thực hiện thủ tục đổi lại giấy chứng nhận và nộp lại giấy chứng nhận cũ

Quy định này giúp đảm bảo việc quản lý con dấu của cơ quan nhà nước luôn được kiểm soát chặt chẽ.

4. Hộ kinh doanh có được sử dụng con dấu không?

Nhiều người thắc mắc liệu hộ kinh doanh cá thể có được đăng ký và sử dụng con dấu hay không.

Theo Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, việc sử dụng con dấu chỉ áp dụng đối với:

• Cơ quan nhà nước
• Tổ chức
• Chức danh nhà nước
• Tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân

Trong khi đó:

Hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân, do đó:

• Không đủ điều kiện đăng ký mẫu con dấu
• Không được cấp con dấu pháp nhân theo quy định của pháp luật

Thay vào đó, các giao dịch của hộ kinh doanh thường sử dụng:

• Chữ ký của chủ hộ kinh doanh
• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp

5. Dịch vụ tư vấn thủ tục đăng ký con dấu cho doanh nghiệp

Trong quá trình thành lập doanh nghiệp hoặc thành lập các chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị trực thuộc, việc thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu có thể phát sinh nhiều vướng mắc về hồ sơ và quy trình.

Dịch vụ tư vấn pháp lý doanh nghiệp tại DHtaxlaw sẽ hỗ trợ:

• Tư vấn quy định mới về quản lý và sử dụng con dấu theo Nghị định 58/2026/NĐ-CP
• Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu con dấu
• Hỗ trợ thực hiện thủ tục đăng ký con dấu cho doanh nghiệp và đơn vị trực thuộc
• Tư vấn xử lý trường hợp con dấu bị mòn, mất hoặc hỏng
• Hỗ trợ các thủ tục pháp lý khác liên quan đến thành lập doanh nghiệp và quản trị doanh nghiệp

Việc sử dụng dịch vụ tư vấn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đảm bảo hồ sơ đúng quy định và hạn chế các rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.

Kết luận

Từ 15/03/2026, Nghị định 58/2026/NĐ-CP đã sửa đổi một số quy định liên quan đến đăng ký mẫu con dấu của doanh nghiệp và tổ chức trực thuộc doanh nghiệp. Điểm đáng chú ý là mở rộng chủ thể có thẩm quyền thành lập tổ chức trực thuộc khi thực hiện đăng ký mẫu con dấu.

Ngoài ra, nếu con dấu đang sử dụng bị mòn, biến dạng hoặc hỏng, tổ chức bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu và nộp lại con dấu cũ cùng giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu cho cơ quan có thẩm quyền.

Do đó, doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc nên chủ động kiểm tra tình trạng con dấu và thực hiện đúng thủ tục pháp lý để đảm bảo hoạt động giao dịch luôn hợp pháp và thuận lợi.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: 80/35 Đường số 3, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho công ty nước ngoài 

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn Nước ngoài