QUY ĐỊNH BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

Nhiều doanh nghiệp nước ngoài (FDI) khi thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam thường có thắc mắc về nghĩa vụ pháp lý liên quan, đặc biệt là chế độ báo cáo hoạt động hàng năm và phạm vi hoạt động được phép thực hiện.

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, văn phòng đại diện không được phép thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp. Đồng thời, đơn vị này phải thực hiện nghĩa vụ báo cáo định kỳ với cơ quan quản lý nhà nước. Nếu vi phạm, thương nhân nước ngoài có thể bị xử phạt hành chính theo quy định.

Trong bài viết dưới đây, DHtaxlaw sẽ phân tích chi tiết quy định pháp luật về báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, cũng như các rủi ro pháp lý cần lưu ý.

1. Chế độ báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện được quy định như thế nào?

Theo Điều 32 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam phải thực hiện chế độ báo cáo hoạt động định kỳ hằng năm.

Cụ thể:

• Trước ngày 30/01 hằng năm, văn phòng đại diện phải gửi báo cáo hoạt động của năm trước tới cơ quan đã cấp giấy phép thành lập (thường là Sở Công Thương).
• Báo cáo được gửi qua đường bưu điện hoặc theo hình thức được cơ quan quản lý hướng dẫn.
• Nội dung báo cáo phải thực hiện theo mẫu BC-1 ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT.

Ngoài báo cáo định kỳ, văn phòng đại diện còn có nghĩa vụ:

• Cung cấp tài liệu
• Giải trình hoạt động
• Báo cáo bổ sung theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Việc thực hiện đúng chế độ báo cáo là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với mọi văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

2. Văn phòng đại diện có được kinh doanh sản phẩm của công ty mẹ không?

Một trong những vấn đề doanh nghiệp FDI thường nhầm lẫn là phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện.

Phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện

Theo Điều 30 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các chức năng như:

• Làm văn phòng liên lạc
• Tìm hiểu thị trường
• Xúc tiến thương mại
• Thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh cho thương nhân nước ngoài

Nói cách khác, văn phòng đại diện không được phép trực tiếp kinh doanh hoặc thực hiện hoạt động tạo lợi nhuận tại Việt Nam.

Quyền và nghĩa vụ của Văn phòng đại diện

Theo Luật Thương mại 2005, văn phòng đại diện có một số quyền như:

• Thuê trụ sở và trang thiết bị phục vụ hoạt động
• Tuyển dụng lao động tại Việt Nam
• Mở tài khoản ngân hàng phục vụ hoạt động
• Sử dụng con dấu theo quy định

Tuy nhiên, văn phòng đại diện cũng phải tuân thủ các nghĩa vụ quan trọng, bao gồm:

• Không thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp
• Không ký kết hợp đồng kinh doanh nếu không được ủy quyền hợp pháp
• Thực hiện nghĩa vụ báo cáo với cơ quan quản lý
• Tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam

Do đó, nếu văn phòng đại diện trực tiếp kinh doanh hoặc bán sản phẩm của công ty mẹ tại Việt Nam, hành vi này được xem là hoạt động vượt phạm vi cho phép và có thể bị xử phạt.

3. Mức xử phạt khi Văn phòng đại diện vi phạm quy định hoạt động

Theo Điều 67 Nghị định 98/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 17/2022/NĐ-CP, các hành vi vi phạm của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài sẽ bị xử phạt như sau:

Mức phạt từ 5 – 10 triệu đồng

Áp dụng đối với các hành vi:

• Kê khai thông tin không trung thực trong hồ sơ xin cấp hoặc gia hạn giấy phép
• Không thực hiện niêm yết khi chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Mức phạt từ 10 – 20 triệu đồng

Áp dụng khi:

• Không thực hiện báo cáo hoạt động định kỳ
• Báo cáo không trung thực với cơ quan cấp phép
• Không cung cấp thông tin hoặc tài liệu khi cơ quan quản lý yêu cầu
• Không thực hiện điều chỉnh giấy phép khi có thay đổi

Mức phạt từ 20 – 30 triệu đồng

Áp dụng đối với các hành vi:

• Hoạt động không đúng nội dung ghi trong giấy phép
• Giả mạo tài liệu trong hồ sơ cấp phép
• Cho thuê hoặc cho mượn giấy phép thành lập văn phòng đại diện
• Người đứng đầu văn phòng đại diện kiêm nhiệm các chức vụ không được phép

Mức phạt từ 30 – 50 triệu đồng

Áp dụng khi:

• Văn phòng đại diện tiếp tục hoạt động sau khi giấy phép hết hạn
• Tiếp tục hoạt động sau khi bị thu hồi giấy phép

Hình thức xử phạt bổ sung và biện pháp khắc phục hậu quả

Áp dụng khi văn phòng đại diện có hành vi vi phạm quy định tại điểm đ khoản 2 và điểm b, c, d, đ, e khoản 3 Điều 67 Nghị định 98/2020/ND-CP.

Kết luận

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về phạm vi hoạt động và nghĩa vụ báo cáo với cơ quan quản lý nhà nước.

Trong đó, báo cáo hoạt động hằng năm phải được gửi trước ngày 30/01 cho cơ quan cấp giấy phép. Đồng thời, văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.

Nếu vi phạm các quy định này, thương nhân nước ngoài có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt đáng kể.

Nếu doanh nghiệp cần tư vấn thủ tục thành lập, quản lý hoặc thực hiện nghĩa vụ pháp lý của văn phòng đại diện, đội ngũ chuyên gia tại DHtaxlaw luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động tại Việt Nam.

Liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của DHtaxlaw – Chúng tôi luôn đồng hành cùng bạn trong mọi quyết định tài chính và pháp lý.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: 80/35 Đường số 3, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập hộ kinh doanh