Trong bối cảnh doanh nghiệp mở rộng hoạt động và nhu cầu tuyển dụng nhân sự nước ngoài ngày càng tăng, nhiều doanh nghiệp đặt ra câu hỏi: Chi nhánh có được trực tiếp nộp hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài hay không?
Bài viết dưới đây của DHtaxlaw sẽ phân tích đầy đủ căn cứ pháp lý, điều kiện, quy trình thực hiện và những lưu ý quan trọng, giúp doanh nghiệp — đặc biệt là các chi nhánh — tránh sai sót khi làm thủ tục xin Work Permit (WP) theo quy định mới nhất năm 2025.
1. Người lao động nước ngoài cần đáp ứng điều kiện gì khi làm việc tại Việt Nam?
Theo Bộ luật Lao động 2019, người lao động nước ngoài phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Đủ tuổi và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
- Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm phù hợp;
- Đủ điều kiện sức khỏe theo quy định Bộ Y tế;
- Không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, không còn án tích;
- Và quan trọng nhất: Phải có Giấy phép lao động hợp lệ, trừ trường hợp được miễn.
Đây là điều kiện bắt buộc để người lao động nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
2. Chi nhánh có được nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động hay không?
Câu trả lời: CÓ.
Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP (được sửa đổi), chi nhánh doanh nghiệp được xem là người sử dụng lao động khi tiếp nhận nhân sự nước ngoài. Do đó, chi nhánh được:
- Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài;
- Nộp hồ sơ cấp mới, cấp lại, gia hạn Giấy phép lao động;
- Ký hợp đồng và thực hiện nghĩa vụ thuế liên quan (nếu chi nhánh là đơn vị ký Hợp đồng lao động).
Chi nhánh có thể nộp hồ sơ tại:
- Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở Nội vụ) nơi chi nhánh đặt trụ sở;
- Hoặc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Bộ Nội vụ) (nếu thuộc thẩm quyền).
Do đó, mọi thủ tục cấp phép liên quan đến người nước ngoài đều có thể do chi nhánh thực hiện độc lập, không cần quay về trụ sở chính.
3. Khi nào phải xin mới, xin lại hoặc xin chung giấy phép lao động?
3.1. Trường hợp phải xin cấp mới hoặc cấp lại Work Permit
- Người lao động chuyển từ trụ sở chính về chi nhánh;
- Người lao động thay đổi địa điểm làm việc;
- Người lao động đang thuộc diện miễn giấy phép nhưng thay đổi nơi làm việc thì phải xin mới Xác nhận miễn WP (không có thủ tục cấp lại).
3.2. Làm việc song song tại trụ sở chính và chi nhánh
Có hai phương án:
Phương án 1: Xin giấy phép tại Sở Nội vụ nơi người lao động làm việc
→ Chi nhánh hoặc công ty đứng ra nộp tùy đơn vị ký hợp đồng.
Phương án 2: Xin chung một giấy phép tại Cục Việc làm
Điều kiện: Vị trí – chức danh – hình thức làm việc phải giống nhau ở cả hai nơi.
Không áp dụng nếu:
- Một nơi làm việc theo hình thức “di chuyển nội bộ doanh nghiệp”, một nơi theo hợp đồng;
- Vị trí khác nhau, ví dụ: Vừa là Giám đốc công ty vừa là Trưởng chi nhánh → không thể xin chung một giấy phép.
4. Quy trình xin giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại chi nhánh
Bước 1: Đăng tin tuyển dụng lao động Việt Nam
Việc đăng tuyển phải thực hiện trên:
- Cổng thông tin Bộ Nội vụ (Cục Việc làm);
- Hoặc Trung tâm dịch vụ việc làm địa phương.
Chỉ khi không tuyển được người Việt Nam, chi nhánh mới được chuyển sang bước giải trình.
Bước 2: Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
- Thời điểm: Trước ít nhất 15 ngày khi người nước ngoài bắt đầu làm việc;
- Cơ quan nộp: Bộ Nội vụ hoặc Sở Nội vụ nơi chi nhánh đặt trụ sở;
- Thời gian giải quyết: 10 ngày làm việc.
Bước 3: Xin cấp Giấy phép lao động
- Nộp trước tối thiểu 15 ngày trước ngày làm việc dự kiến;
- Cơ quan tiếp nhận: Bộ Nội vụ hoặc Sở Nội vụ;
- Thời gian giải quyết: 05 ngày làm việc;
- Kết quả: Work Permit hợp lệ tối đa 02 năm.
5. Hồ sơ xin giấy phép lao động cho người làm việc tại chi nhánh
5.1. Hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
- Công văn giải trình theo mẫu;
- Giấy ủy quyền.
5.2. Hồ sơ xin cấp Work Permit
- Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động;
- Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài;
- Giấy khám sức khỏe;
- Lý lịch tư pháp;
- Bằng cấp, chứng chỉ, kinh nghiệm;
- 02 ảnh 4x6;
- Hộ chiếu công chứng;
- Giấy phép kinh doanh và Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh;
- Giấy ủy quyền.
Lưu ý: Tài liệu nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang Tiếng Việt.
6. Các lưu ý dành cho chi nhánh khi sử dụng lao động nước ngoài
6.1. Về giấy phép
- Giấy phép lao động chỉ có hiệu lực tại địa điểm ghi trong giấy phép;
- Chuyển địa điểm → phải xin cấp lại;
- Thay đổi chức danh → phải xin cấp lại;
- Làm việc ở 2 nơi → cần xem xét điều kiện xin chung giấy phép.
6.2. Về thuế thu nhập cá nhân
- Nếu chi nhánh ký Hợp đồng lao động → chi nhánh trả lương và kê khai thuế;
- Nếu công ty ký Hợp đồng lao động → công ty kê khai thuế tại cơ quan quản lý và nộp thuế theo từng địa phương nơi người lao động làm việc.
7. Dịch vụ làm giấy phép lao động tại DHtaxlaw
DHtaxlaw cung cấp giải pháp trọn gói – nhanh – chính xác:
- Dịch vụ xin cấp Thẻ tạm trú – Visa – Giấy phép lao động;
- Dịch vụ làm giấy phép lao động cho chi nhánh;
- Dịch vụ cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài;
- Gia hạn giấy phép lao động;
- Hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng.
Lợi ích khi chọn DHtaxlaw:
- Hồ sơ chuẩn ngay từ đầu;
- Tiết kiệm 60–70% thời gian xử lý;
- Tỷ lệ đậu hồ sơ cao;
- Đồng hành từ A–Z, hỗ trợ nhanh – chính xác.
Liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của DHtaxlaw – Chúng tôi luôn đồng hành cùng bạn trong mọi quyết định tài chính và pháp lý.
Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)
Địa chỉ: 80/35 Đường số 3, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Điện thoại: 0911732048
Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ xin cấp thẻ tạm trú, visa, giấy phép lao động
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn Nước ngoài
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam
>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập hộ kinh doanh
