CẬP NHẬT THÔNG TIN CỔ ĐÔNG NƯỚC NGOÀI VÀ NGƯỜI ĐẠI DIỆN ỦY QUYỀN TỪ 01/07/2025

Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thường phát sinh nhu cầu cập nhật thông tin cổ đông hoặc thay đổi người đại diện theo ủy quyền của tổ chức nước ngoài. Theo quy định mới tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi các thông tin liên quan đến cổ đông nước ngoài.

Việc thực hiện đúng và kịp thời thủ tục này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý của hồ sơ doanh nghiệp, hạn chế các rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động, đồng thời thuận lợi khi thực hiện các thủ tục liên quan đến Thay đổi ERC, điều chỉnh giấy phép đầu tư hoặc giao dịch với đối tác.

Tại DHtaxlaw, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn và thực hiện hồ sơ thay đổi thông tin doanh nghiệp, hỗ trợ nhà đầu tư nước ngoài trong các thủ tục đăng ký kinh doanh, đầu tư và Giấy phép kinh doanh một cách nhanh chóng, chính xác.

1. Trường Hợp Phải Thông Báo Thay Đổi Thông Tin Cổ Đông Nước Ngoài

Theo Điều 54 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, công ty cổ phần không phải là công ty niêm yết hoặc công ty đăng ký giao dịch chứng khoán phải thực hiện thủ tục cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thay đổi.

Các trường hợp phải thông báo bao gồm:

Đối với cổ đông là cá nhân nước ngoài

• Họ và tên;
• Quốc tịch;
• Số hộ chiếu;
• Địa chỉ liên lạc;
• Số lượng cổ phần sở hữu;
• Loại cổ phần đang nắm giữ.

Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài

• Tên tổ chức;
• Mã số doanh nghiệp hoặc mã số pháp lý tương đương;
• Địa chỉ trụ sở chính;
• Số lượng cổ phần sở hữu;
• Loại cổ phần nắm giữ.

Đối với người đại diện theo ủy quyền của tổ chức nước ngoài

• Họ và tên;
• Quốc tịch;
• Số hộ chiếu;
• Địa chỉ liên hệ.

2. Hồ Sơ Thay Đổi Thông Tin Cổ Đông Nước Ngoài

Khi thực hiện thủ tục cập nhật thông tin cổ đông hoặc người đại diện theo ủy quyền, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Theo mẫu ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC.

Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài

Danh sách cập nhật sau khi thay đổi thông tin.

Lưu ý:

• Chỉ yêu cầu chữ ký của cổ đông có thay đổi thông tin hoặc thay đổi tỷ lệ sở hữu;
• Không bắt buộc chữ ký của cổ đông không có thay đổi.

Hồ sơ chứng minh giao dịch cổ phần (nếu có)

Bao gồm một trong các tài liệu:

• Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần;
• Biên bản hoàn tất chuyển nhượng;
• Tài liệu chứng minh việc góp vốn;
• Hồ sơ mua cổ phần phát hành riêng lẻ.

Hồ sơ pháp lý của tổ chức nước ngoài

Trường hợp cổ đông là tổ chức nước ngoài cần bổ sung:

• Giấy tờ pháp lý của tổ chức;
• Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.

Lưu ý:

Toàn bộ giấy tờ do tổ chức nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Văn bản chấp thuận của cơ quan đăng ký đầu tư

Áp dụng đối với trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn hoặc mua cổ phần theo Luật Đầu tư.

3. Quy Định Về Hồ Sơ Ủy Quyền

Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức thực hiện thủ tục.

Ủy quyền cho cá nhân

Cần có:

• Giấy ủy quyền hoặc văn bản ủy quyền.

Không bắt buộc công chứng hoặc chứng thực.

Ủy quyền cho tổ chức

Hồ sơ gồm:

• Hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng ủy quyền;
• Giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công người trực tiếp thực hiện thủ tục.

Ủy quyền thông qua đơn vị bưu chính

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu theo quy định của từng loại hình dịch vụ bưu chính.

4. Nơi Nộp Hồ Sơ Và Thời Gian Giải Quyết

Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ:

• Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp giấy biên nhận;
• Hẹn ngày trả kết quả.

Nộp hồ sơ trực tuyến

Doanh nghiệp thực hiện kê khai thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Hồ sơ điện tử phải:

• Được ký số hoặc ký xác thực;
• Đính kèm đầy đủ tài liệu theo quy định;
• Hoàn thành việc xác thực điện tử của người ủy quyền và người được ủy quyền.

Thời gian xử lý

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ:

• Cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
• Hoặc cấp Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp nếu doanh nghiệp có yêu cầu.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung.

5. Nghĩa Vụ Công Bố Thông Tin Sau Khi Thay Đổi

Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp phải thực hiện công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

Đây là nghĩa vụ bắt buộc đối với các thay đổi liên quan đến cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài.

6. Phí Và Lệ Phí Thực Hiện

Lệ phí đăng ký

Hiện nay chưa có quy định thu lệ phí riêng đối với thủ tục cập nhật thông tin cổ đông nước ngoài.

Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

• Mức phí: 100.000 đồng/lần.

Khoản phí này được nộp cùng thời điểm nộp hồ sơ đăng ký thay đổi.

7. Một Số Lưu Ý Quan Trọng Khi Thực Hiện Thủ Tục

Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Thực hiện thông báo trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thay đổi.
• Kiểm tra điều kiện tiếp cận thị trường của nhà đầu tư nước ngoài đối với ngành nghề kinh doanh đang hoạt động.
• Rà soát hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự đối với các giấy tờ do tổ chức nước ngoài cấp.
• Đảm bảo việc xác thực điện tử của người ủy quyền và người được ủy quyền khi nộp hồ sơ trực tuyến.
• Thực hiện công bố thông tin doanh nghiệp theo đúng quy định sau khi hoàn tất thủ tục.

DHtaxlaw Hỗ Trợ Thủ Tục Thay Đổi Thông Tin Cổ Đông Nước Ngoài

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp và đầu tư nước ngoài, DHtaxlaw cung cấp các dịch vụ:

• Thay đổi thông tin cổ đông nước ngoài;
• Thay đổi người đại diện theo ủy quyền của tổ chức nước ngoài;
• Thực hiện thủ tục Thay đổi ERC;
• Điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC);
• Xin cấp mới hoặc điều chỉnh Giấy phép kinh doanh;
• Dịch vụ thành lập công ty tại TPHCM;
• Dịch vụ thành lập doanh nghiệp cho nhà đầu tư trong và ngoài nước;
• Đăng ký doanh nghiệp trọn gói với chi phí tối ưu.

Liên hệ DHtaxlaw để được tư vấn và hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, đúng quy định và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

Liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của DHtaxlaw – Chúng tôi luôn đồng hành cùng bạn trong mọi quyết định tài chính và pháp lý.

Để nhận báo giá cụ thể về dịch vụ quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập hộ kinh doanh