CÁCH GHI SỐ GIẤY PHÉP LẬP CƠ SỞ BÁN LẺ CHO DOANH NGHIỆP FDI TỪ 18/10/2026

Từ ngày 18/10/2026, Nghị định 342/2026/NĐ-CP có hiệu lực, quy định về hoạt động mua bán hàng hóa và các hoạt động liên quan trực tiếp đến mua bán hàng hóa của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Một nội dung đáng chú ý là cách ghi số Giấy phép lập cơ sở bán lẻ và cách thể hiện thông tin khi cấp lại, điều chỉnh hoặc gia hạn giấy phép.

Việc ghi đúng số giấy phép giúp cơ quan quản lý theo dõi hoạt động của từng cơ sở bán lẻ, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp FDI thực hiện thủ tục hành chính và quản lý hồ sơ pháp lý thống nhất. Trong bài viết này, DHtaxlaw sẽ làm rõ cấu trúc số giấy phép, các trường hợp cần lưu ý, ví dụ minh họa và thẩm quyền cấp phép theo quy định mới.

Lưu ý: Nghị định 342/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 18/10/2026. Vì vậy, tại thời điểm trước ngày này, doanh nghiệp cần phân biệt quy định mới với quy định đang áp dụng.

1. Cách ghi số Giấy phép lập cơ sở bán lẻ theo Nghị định 342/2026/NĐ-CP

Theo Bảng 1 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 342/2026/NĐ-CP, số Giấy phép lập cơ sở bán lẻ được thể hiện theo cấu trúc:

Số GPKD/00.000

Trong đó:

• Số GPKD: Là số Giấy phép kinh doanh của tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.
• Hai chữ số “00”: Là mã số tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt cơ sở bán lẻ. Mã số được xác định theo quy định pháp luật tại thời điểm cấp phép.
• Ba chữ số “000”: Là số thứ tự cơ sở bán lẻ, được đánh số từ 001 đến 999 theo thời gian lập cơ sở bán lẻ. Doanh nghiệp kê khai số thứ tự tại đơn đề nghị cấp giấy phép và cơ quan cấp phép ghi nhận trên giấy phép.

Ví dụ 1: Cấp giấy phép cho cơ sở bán lẻ tại Hải Phòng

Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài B có Giấy phép kinh doanh số 0108008051/KD-0003. Doanh nghiệp đề nghị cấp Giấy phép lập cơ sở bán lẻ cho cơ sở thứ năm tại thành phố Hải Phòng.

Số giấy phép được ghi như sau:

0108008051/KD-0003/31.005

Trong đó:

• 0108008051/KD-0003: Số Giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp.
• 31: Mã số thành phố Hải Phòng theo quy định được viện dẫn trong ví dụ tại Quyết định số 19/2025/QĐ-TTg.
• 005: Số thứ tự của cơ sở bán lẻ thứ năm theo thông tin doanh nghiệp kê khai trong hồ sơ.

Như vậy, số giấy phép gồm số Giấy phép kinh doanh, mã số địa phương nơi đặt cơ sở bán lẻ và số thứ tự của cơ sở bán lẻ.

2. Quy định về số giấy phép đã cấp và cách đánh số khi sắp xếp đơn vị hành chính

Nghị định 342/2026/NĐ-CP quy định các trường hợp cần lưu ý để bảo đảm tính liên tục và tránh trùng lặp số Giấy phép lập cơ sở bán lẻ.

2.1. Giấy phép đã cấp trước ngày 18/10/2026

Số Giấy phép lập cơ sở bán lẻ đã được cấp trước ngày Nghị định 342/2026/NĐ-CP có hiệu lực được giữ nguyên khi thực hiện thủ tục cấp lại, điều chỉnh hoặc gia hạn giấy phép.

Do đó, doanh nghiệp cần lưu trữ giấy phép và lịch sử xử lý hồ sơ để bảo đảm thông tin được ghi nhận nhất quán qua các lần thực hiện thủ tục.

2.2. Địa phương không thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh

Đối với các địa phương không thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh, cơ quan cấp phép tiếp tục ghi số giấy phép theo trình tự cấp phép, bảo đảm số mới được nối tiếp và không trùng với số giấy phép đã cấp trước đó.

2.3. Địa phương thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh

Kể từ ngày Nghị định 342/2026/NĐ-CP có hiệu lực, khi đề nghị cấp Giấy phép lập cơ sở bán lẻ mới tại địa phương đã thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh, doanh nghiệp FDI có trách nhiệm thông báo tổng số cơ sở bán lẻ trên toàn quốc tính đến thời điểm đề nghị cấp phép.

Thông tin này là căn cứ để cơ quan cấp phép ghi số giấy phép mới, bảo đảm không trùng với số đã cấp cho doanh nghiệp.

Ví dụ 2: Doanh nghiệp có cơ sở bán lẻ tại nhiều tỉnh, thành phố

Trước ngày Nghị định 342/2026/NĐ-CP có hiệu lực, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài C có Giấy phép kinh doanh số 0108008052/KD-0004 và tổng cộng năm cơ sở bán lẻ trên toàn quốc, gồm:

• Một cơ sở tại tỉnh Hưng Yên trước khi sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh;
• Hai cơ sở tại tỉnh Thái Bình trước khi sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh;
• Một cơ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh;
• Một cơ sở tại thành phố Hà Nội.

Sau ngày 18/10/2026, doanh nghiệp đăng ký thành lập cơ sở bán lẻ thứ sáu tại thành phố Đà Nẵng. Theo ví dụ trong quy định được trích dẫn, số giấy phép mới được ghi là:

0108008052/KD-0004/48.006

Trong đó, 48 là mã số thành phố Đà Nẵng theo Quyết định số 19/2025/QĐ-TTg được viện dẫn trong nội dung nguồn; 006 thể hiện cơ sở bán lẻ thứ sáu theo thông tin tổng số cơ sở bán lẻ doanh nghiệp cung cấp.

Doanh nghiệp nên rà soát đầy đủ số lượng cơ sở bán lẻ trên toàn quốc trước khi nộp hồ sơ để hạn chế nguy cơ sai lệch hoặc trùng số.

3. Cách ghi thông tin khi cấp lại, điều chỉnh hoặc gia hạn Giấy phép lập cơ sở bán lẻ

Ngoài số giấy phép, doanh nghiệp cần lưu ý cách thể hiện ngày cấp và lịch sử xử lý giấy phép. Theo Mục 1 và Mục 3 Phần II Bảng 1 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 342/2026/NĐ-CP:

• Cấp lần đầu: Ghi ngày, tháng, năm cấp giấy phép.
• Cấp lại, điều chỉnh hoặc gia hạn: Ghi ngày, tháng, năm của tất cả các lần cấp lại, điều chỉnh và gia hạn.

Ví dụ 3: Trường hợp địa phương không sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh

Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài G có Giấy phép kinh doanh số 0108008054/KD-0007. Giấy phép lập cơ sở bán lẻ của doanh nghiệp được cấp và xử lý theo lịch sử sau:

• Cấp lần đầu: ngày 01/06/2025;
• Điều chỉnh lần đầu: ngày 10/08/2025;
• Cấp lại lần đầu theo Điều 31 Nghị định 342/2026/NĐ-CP: ngày 01/10/2025;
• Điều chỉnh lần thứ hai: ngày 20/10/2026;
• Gia hạn lần đầu: ngày 30/05/2030.

Tại thời điểm gia hạn, thông tin trên giấy phép được thể hiện theo ví dụ như sau:

Số: 0108008054/KD-0007/01.010

• Cấp lần đầu: ngày 01/06/2025.
• Điều chỉnh lần đầu: ngày 10/08/2025.
• Cấp lại lần đầu: ngày 01/10/2025.
• Điều chỉnh lần thứ hai: ngày 20/10/2026.
• Gia hạn lần đầu: ngày 30/05/2030.

Ví dụ trên minh họa việc ghi nhận lịch sử cấp phép, điều chỉnh và gia hạn. Khi áp dụng thực tế, doanh nghiệp cần đối chiếu hồ sơ và nội dung giấy phép đã được cơ quan có thẩm quyền cấp.

Ví dụ 4: Trường hợp địa phương có sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh

Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài H có Giấy phép kinh doanh số 0808008055/KD-0008. Giấy phép lập cơ sở bán lẻ được cấp lần đầu bởi cơ quan cấp phép của tỉnh Hải Dương trước khi sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh vào ngày 01/02/2025, sau đó điều chỉnh lần đầu vào ngày 10/04/2025.

Sau khi sắp xếp đơn vị hành chính, cơ quan cấp phép của thành phố Hải Phòng cấp lại giấy phép theo quy định được viện dẫn vào ngày 01/10/2025. Giấy phép tiếp tục được điều chỉnh lần thứ hai vào ngày 20/10/2026 và gia hạn lần đầu vào ngày 30/05/2030.

Theo ví dụ trong nội dung nguồn, thông tin được thể hiện như sau:

Số: 0808008055/KD-0008/08.010

• Cấp lần đầu: ngày 01/02/2025.
• Điều chỉnh lần đầu: ngày 10/04/2025.
• Cấp lại lần đầu: ngày 01/10/2025.
• Ghi chú về việc cấp lại trên cơ sở giấy phép do cơ quan cấp phép tỉnh Hải Dương cấp lần đầu ngày 01/02/2025 và điều chỉnh lần đầu ngày 10/04/2025.
• Điều chỉnh lần thứ hai: ngày 20/10/2026.
• Gia hạn lần đầu: ngày 30/05/2030.

Trường hợp này cho thấy doanh nghiệp cần lưu ý việc ghi nhận lịch sử giấy phép khi cơ quan cấp phép thay đổi do sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh.

4. Thẩm quyền cấp Giấy phép lập cơ sở bán lẻ cho doanh nghiệp FDI

Theo Điều 8 Nghị định 342/2026/NĐ-CP, thẩm quyền cấp và xử lý giấy phép được phân định theo địa điểm đặt trụ sở chính của doanh nghiệp và địa điểm của cơ sở bán lẻ.

Cụ thể:

• Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài đặt trụ sở chính: Thực hiện cấp, cấp lại, điều chỉnh và thu hồi Giấy phép kinh doanh.
• Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt cơ sở bán lẻ: Thực hiện cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép lập cơ sở bán lẻ.

Ngoài ra, trong các trường hợp được quy định tại Điều 8, cơ quan cấp phép phải lấy ý kiến của Bộ Công an và Bộ Quốc phòng về vấn đề an ninh quốc gia. Các trường hợp này bao gồm một số trường hợp liên quan đến quy mô hệ thống cơ sở bán lẻ và trường hợp nhà đầu tư nước ngoài chi phối tổ chức kinh tế là chủ quản một số nền tảng thương mại điện tử thuộc diện được quy định.

Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên xác định đúng cơ quan có thẩm quyền, rà soát tình trạng pháp lý của cơ sở bán lẻ và kiểm tra yêu cầu lấy ý kiến của cơ quan liên quan nếu thuộc trường hợp áp dụng.

5. Dịch vụ xin Giấy phép kinh doanh cho doanh nghiệp FDI tại DHtaxlaw

Việc xin cấp Giấy phép kinh doanh và Giấy phép lập cơ sở bán lẻ đòi hỏi doanh nghiệp FDI xác định đúng phạm vi hoạt động, chuẩn bị hồ sơ phù hợp và theo dõi các yêu cầu của cơ quan cấp phép. Đặc biệt, khi Nghị định 342/2026/NĐ-CP có hiệu lực, doanh nghiệp cần rà soát quy định áp dụng theo thời điểm thực hiện thủ tục.

DHtaxlaw cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp FDI trong các công việc như:

• Tư vấn điều kiện và thủ tục xin cấp Giấy phép kinh doanh cho doanh nghiệp FDI;
• Hỗ trợ hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh thực hiện quyền phân phối bán lẻ hàng hóa khi hoạt động dự kiến thuộc diện phải cấp phép;
• Tư vấn Giấy phép kinh doanh thực hiện hoạt động cho thuê hàng hóa trong trường hợp hoạt động kinh doanh thuộc phạm vi điều chỉnh;
• Hỗ trợ thủ tục cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn Giấy phép lập cơ sở bán lẻ;
• Rà soát thông tin doanh nghiệp, danh mục hàng hóa và hồ sơ pháp lý liên quan;
• Tư vấn các vấn đề cần lưu ý khi thực hiện thủ tục theo quy định mới.

Không phải mọi doanh nghiệp FDI đều phải xin tất cả các loại giấy phép nêu trên. Nghĩa vụ cấp phép cần được xác định dựa trên hoạt động kinh doanh cụ thể và quy định pháp luật áp dụng.

Kết luận

Theo Nghị định 342/2026/NĐ-CP, số Giấy phép lập cơ sở bán lẻ được ghi theo cấu trúc gồm số Giấy phép kinh doanh, mã số tỉnh hoặc thành phố nơi đặt cơ sở bán lẻ và số thứ tự của cơ sở. Quy định cũng đề cập việc giữ nguyên số giấy phép đã cấp trong một số thủ tục tiếp theo, cách ghi nhận lịch sử cấp phép và trách nhiệm thông báo tổng số cơ sở bán lẻ trên toàn quốc khi đề nghị cấp giấy phép mới tại địa phương thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh.

Doanh nghiệp FDI cần kiểm tra kỹ thông tin kê khai, lịch sử giấy phép và cơ quan có thẩm quyền trước khi nộp hồ sơ. Để hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp có thể liên hệ DHtaxlaw để được tư vấn và hỗ trợ thủ tục phù hợp với hoạt động kinh doanh thực tế.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY (DHTAXLAW)

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, Số 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0911732048

Email: dhtaxlaw@dhtaxlaw.com.vn

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty vốn nước ngoài

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập công ty Việt Nam

>> Tìm hiểu chi tiết: Dịch vụ thành lập hộ kinh doanh